Vakıflarda Şubeler ve Şubelerin Muhasebe Uygulamaları – Çağatay YARAR, VGM Başmüfettişi

Çağatay YARAR
Vakıflar Genel Müdürlüğü Başmüfettişi
[email protected]

Vakıflar Yönetmeliğinde şube, vakıf faaliyetlerinin yürütülebilmesi için yeni vakfa bağlı olarak açılan, tüzel kişiliği olmayan ve bünyesinde organları bulunan alt birim olarak tanımlanmaktadır. Bu tanıman hareketle şubelerin tüzel kişiliği olmadığı buna bağlı olarak da vakıf tüzel kişiliğinden ayrı olarak mal edinemeyecekleri ortaya çıkmaktadır.

Yine tanımda yer aldığı şekliyle bünyesinde vakıf yönetiminden ayrı olarak oluşturulmuş bir yönetim organı bulunması gerekmektedir. Bu organın oluşturulmasına ilişkin hususlarda ise vakıf senedi dikkate alınmalıdır.

Vakıflar Kanunu ve Yönetmeliğinde yer alan temel düzenlemeler çerçevesinde şubeler ile ilgili temel bilgiler aşağıda sıralanmıştır.

Vakıflar Kanunu ve Yönetmeliği Kapsamında Şubeler ile İlgili Hususlar

• Ancak Türk Medeni Kanunu hükümlerine tabi yeni vakıflar şube açabilir, mülhak ve cemaat vakıfları şube açamazlar.
• Şube açılabilmesi için vakıf senedinde bu yönde düzenleme olması gerekir.
• Şube açılışında izin alınması gerekmemektedir. Yalnızca bildirim yapılmaktadır. Vakıf yöneticileri, şubenin açılışından itibaren bir ay içinde Vakıflar Yönetmeliğinin ekindeki formu (Vakıf Şube/Temsilcilik Açılış/Kapanış Beyannamesi) doldurarak ilgili bölge müdürlüğüne Vakıf Yönetim Bilgi Sistemi üzerinden dijital olarak vermek zorundadırlar.
• Şubenin adresi ile bu birimlerde görev yapan kişi bilgilerinde değişiklik olması halinde, yapılan değişiklik vakfın bağlı olduğu Bölge Müdürlüğüne yazı ile bildirilir.
• Şubede görev alan yöneticilerin, Vakıflar Kanununun 9. maddesinde belirtilen suçlardan mahkûm olmaması ve çoğunluğunun Türkiye’de yerleşik bulunması zorunludur.
• Şubelerin çalışma usul ve esasları vakıf merkezince düzenlenir.
• Şubeler Vakıflar Genel Müdürlüğü ile yazışmalarını merkezleri aracılığıyla yaparlar.
• Vakıflar Yönetmeliğinin 39. maddesine göre yapılacak olan iç denetim kapsamında her yıl verilecek raporlarda şubeler de denetleyerek bu alt birimlerle ilgili bilgilere yer verilir.
• Beyanda bulunulmadan şube ve temsilciliğin faaliyete geçirilmesi halinde şube ve temsilciliğin kapatılması denetimlerde vakıf merkezine bildirilir.
• Şube ve temsilciliklerce yürütülen faaliyetlerden vakıf yönetimi ile birlikte şube yönetimi de sorumludur.
• Şubeler ancak ilgili Vakıflar Bölge Müdürlüğünden temin edilmiş vakıf merkezi tarafından kendilerine gönderilen bağış makbuzlarını kullanabilirler.

Vakıf Şubelerinin Muhasebe Düzeni

Vakıflar Yönetmeliğinin 34. maddesine göre şubelerinin muhasebe hesap planının vakıf merkezinin hesap planına uygun olması, yıl içindeki gelir ve giderlerinin, yeni yıla devredecek makbuz bilgileri ve mevcut paralarını gösteren yılsonu hesap durumlarını her yıl vakıf merkezine gönderilmesi, yıl sonunda şubenin mali tabloları ile vakıf merkezinin mali tablolarının konsolide edilmesi gerekmektedir. Bu madde ve Yönetmelikte yer alan diğer düzenlemelerden hareketle;

• Şubesi olan vakıfların merkezleri ve şubelerinin bilanço esasına göre defter tutmaları zorunludur.
• Şubelerinin muhasebe hesap planının vakıf merkezinin hesap planına uygun olması gerekir.
• Yıl sonu mali bilgileri ve yeni yıla devredecek makbuz bilgilerinin her yıl vakıf merkezine gönderilmesi zorunludur.
• Yıl sonunda şubenin mali tabloları ile vakıf merkezinin mali tablolarının konsolide edilmesini gerekmektedir.

Vakıflar Yönetmeliğinin 50. maddesine göre, vakıfların muhasebe kayıtlarını Genel Müdürlüğün resmi internet sitesinde yayımlanmış olan Vakıflar Tek Düzen Hesap Planına uygun olarak tutmaları, bilânço ve gelir tablolarını da bu plan ekindeki örnek tablolara göre düzenlemeleri gerekmektedir. Şubelerin işletme hesabına göre defter tutması mümkün olmayıp hesap planının da Vakıflar Tek Düzen Hesap planına uygun olması gerekir.

Vakıf merkezi ile şubesi arasındaki mali işlemler 393- Merkez ve Şubeler Cari Hesabı üzerinden takip edilir. Bu hesap merkezin şubelerle, şubelerin merkezle veya kendi aralarındaki borç ve alacak ilişkilerinin izlendiği borçlu ve alacaklı olarak çalışan hesaptır. Bu hesap dönem içinde kullanılır. Merkezin şubelerden, şubelerin diğer şubelerden veya merkezden olan alacakları bu hesaba borç, borçları da alacak kaydedilir. Ayrıca şube açılışında vakıf merkezi tarafından şubeye sermaye tahsis edilmesi şeklinde kayıt yapılması yerine bu hesabın kullanılması pratik bir uygulama olacaktır. Buna ilişkin örnek aşağıda verilmiştir.

Örnek: X Vakfı 26.04.2024 tarihinde bir şube açmaya karar vermiş bunun için şubeye 10.000,00 TL nakit ve 40.000,00 TL demirbaş eşyası göndermiştir.

Şube Muhasebe Kaydı

Vakıf Merkezi Muhasebe Kaydı

Vakıf merkezi ile şubesi arasında yıl içerisinde ortaya çıkacak borç ve alacak ilişkileri de bu hesap üzerinden takip edilir. Kuruluş esnasında şubeye sermaye tahsisi yapmaktan ise bu şekilde 393 no.lu hesap kullanılarak kaynak tahsisinin kayıt altına alınması merkez ve şube hesaplarının konsolidasyonunu da kolaylaştıracaktır.

Konsolidasyon kelimesi muhasebede finansal tabloların birleştirilmesi anlamında kullanılmaktadır.  Vakıflar Yönetmeliğinin 34. maddesine göre şubesi olan yeni vakıflar tarafından konsolide bilanço ve gelir tablosu düzenlenir.  Aynı maddede vakıf yöneticilerinin, bir önceki yıla ait Ek-2’deki beyannameyi eksiksiz doldurarak, her takvim yılının ilk altı ayı içinde elektronik ortamda göndermek zorunda oldukları belirtilmekte olup bu beyannamenin 8. bölümünde yer alan mali bilgilerin de konsolide mali tabloları yansıtması gerekmektedir.

Konsolidasyon yapılırken vakıf merkez ile şube varlıkları toplanır. Birimler arasında olan borç alacak işlemleri mali tablolar konsolide edilirken elimine edilir. Eğer karşılıklı alacaklar ve borçlar ile kuruluştaki mal varlığı tahsisi 393- Merkez ve Şubeler Cari Hesabı üzerinden takip ediliyor ise merkez ve şubesinin bu işlemler özelinde merkez ve şubeler cari bakiyesi birbirine eşittir ve konsolidasyonda bakiye vermez. Bu suretle konsolide bilançoda bu hesap karşılıklı olarak elemine edilecektir.

Mevzuata göre şube ile vakıf merkezinin finansal tablolarının konsolide edilmesi zorunlu iken iktisadi işletmelerin finansal tabloları ile vakıf merkezi finansal tablolarının konsolide edilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır.