Kamu İdarelerinin Yeni Yönetimleri İçin İlk 99 Gün Planı – Barış MALKOÇ, Mali Hizmetler Uzmanı

Kamu İdarelerinin Yeni Yönetimleri İçin İlk 99 Gün Planı

Barış MALKOÇ
Mali Hizmetler Uzmanı
Mahalli İdareler ve Yerinden Yönetim Yüksek Lisans Mezunu
[email protected]

Türkiye’de kamu idareleri için yeni bir yönetim döneminin başındayız. Bu yeni dönem öncesinde toplumun talepleri belirlenmiş ve bu talepleri karşılamak üzere siyasi partilerce çeşitli vaatlerde bulunulmuştur. Toplanan talepler ve belirlenen politikalar çerçevesinde bu işleri yapacak kadroların, her düzeyde, göreve getirilmesi ve politikalara uygun planların hazırlanması gerekmektedir. Bu çerçevede belirlenen yeni yönetimler, kurumları için yeni yöneticileri belirlemeli ve hızlı bir yönetim geçişi yapmalıdır. Çünkü yeni yönetimler; kamu yönetimi için kısa sayılabilecek olan beş yıllık süre için görevlendirilmiştir. Bu nedenle geçişin yapılması, politika ve planlarının belirlenmesi ile ilk önemli adımların atılması için en fazla 99 gün olduğu kanaatindeyiz. Bir yönetim döneminin 60 ay olduğu göz önünde bulundurulduğunda en fazla 4 ayda politika ve planların belirlenmesi için azami süre olacaktır. Bu sürecin içinde kurumun tanınması ve stratejik planının hazırlanması ve kurumun işleyişinin belirlenmesi de dahildir. Sorunsuz bir yönetim geçişi için yapılması gerekenleri aşağıda açıklamaya çalışacağız. İdarelerin fiziki varlıklarının devri vb. konular konumuzun dışında tutulmuştur.

Yönetici Seçimi (İlk 15 Gün)

İlk olarak belirlenen politikaların kurumlara yönelik alt politikalarının oluşturulması bu politikalara uygun planların hazırlanması için süreci yönetecek öncelikli ilk düzeyde sonrasında her düzeyde yöneticilerin belirlenmesi gerekmektedir. Yöneticilerin seçiminde iki yöntem bulunmaktadır. Birincisi kamu idaresinin içinden kendi mutfağında yetişmiş ve kurumu tanıyan kişilerin görevlendirilmesidir. İkinci yöntem ise dışarıdan yeni yöneticilerin kurumlara getirilmesidir. İki tür görevlendirmenin de farklı zorlukları bulunmaktadır. Dışarıdan getirilen yöneticiler kurum kültürüne yabancılığı nedeniyle oryantasyon ve uyum zorluğu bulunmaktadır. Kamu idaresi içinden görevlendirilen yöneticilerin ise eski görev ve sorumluklarını hızlı terk edememe ve yeni görevlerinin mevcut çalışma arkadaşları tarafından benimsenmesinde çeşitli zorlukları bulunmaktadır. Diğer yandan birçok yönetim üyesi yeni yönetimde görev aldığını öğrendiğinde hazırlık için yeterli zamanı olmamaktadır. Yeni göreve adaptasyon, kurumu tanıma, politika ve planları oluşturma ciddi sorun arz etmektedir. Diğer yandan her ne kadar kamu idaresine stratejik planlama için 6 ay süre tanınmış olsa da bu süre yeni yönetim için 99 gün gibi kısa bir süre ile sınırlandırılmalıdır. Bu süre içerisinde yeni yönetim kuruma adapte olmalı, yönetim politikalarını belirlemeli ve planlarını yapmalıdır. Yeni yönetimin 99 günlük sürenin ilk 15 günü kurumu ve kurum personelleri tanıma, eğitim gereksinimlerinin belirlemek gibi görevleri bulunmaktadır. Sonraki 15 günlük süre (ilk 30 gün) ise kendi ekiplerini kurmak ve yeni yönetici rollerini atama gibi temel sorumlulukları olacaktır.  Bu nedenlerle yeni yönetimin kendi ekiplerini kurmaları, yani ikinci ve üçüncü düzey yöneticilerin belirlenmesi, için azami 30 günlük bir süreleri vardır. Ayrıca “Yeni yöneticilerin ilk 99 günü” için özel bir yazı serisi hazırlanacaktır. Takipte kalınız..

Önceki Dönemin Analizi (İlk 30 Gün)

Yeni yönetim tarafından önceki dönemin politika, plan ve programları ile bunların sonuçları tarafsız, rasyonel ve hızlı bir şekilde ilk 30 günde tespit edilmelidir. Tespitlerde kurumun iç ve dış çevresinin de iyi analiz edilmesi gerekmektedir. Bu analizler yeni yönetim politika ve planlarının belirlenmesi için çok büyük önem taşımaktadır. Burada dikkat edilmesi gereken konu önceki dönem yönetimin adil ve tarafsız olarak analiz edilmesi; başarı veya başarısızlıkları açıklıkla ortaya konulmasıdır. Önceki dönemin kötü yönlerinin belirlenip iyi yönlerinin dikkate alınmaması önemli sorunlara sebebiyet verebilir ve tam tersi de geçerlidir. Gerçekçi, ön yargısız bir analiz yeni yönetimin işini kolaylaştıracaktır. Bu süreçte bütün paydaşların beklentileri eksiksiz tespit edilmeli ihtiyaçlar listelenmeli ve politika ve planların şablonu oluşturulmalıdır.

İkinci bir konu ise yeni yönetimin idareye ne gibi bir beklenti üzere görevlendirildiğidir. Yeni organize edilmiş bir idarenin yönetim kademesinden beklentisi ile kurulu ancak işleyişinde sorunlar olan bir idarenin yönetimden beklentisi değişmektedir. Yeni yönetim bu beklentileri bilerek göreve başlaması kendi başarısı için önemli bir konudur. Bu noktada önceki dönemde başarılı bir kurum ile görece başarısız olduğu düşünülen kurum arasında yeni yönetim için önemli yaklaşım farkları oluşacaktır. Örneğin başarısız bir kurumda yeni yöneticinin birçok yenilik ve revizyona gitmesi gerekmekteyken, ya da beklenti o yöndeyken, başarılı bir kurum için başarının sürdürülmesi önem arz etmektedir. Bütün bu süreçler için 30 günlük süre yeterli olup beklentiler ve ihtiyaçlar açık bir şekilde ortaya konulmalıdır.

Toplumsal Taleplerin Yönetim Üzerindeki Etkisi

Önceki dönemin analizinde daha çok kurumun iç tahlili söz konusu iken burada toplumun bütün kesimlerinin kurumdan beklentisinin ortaya konulması söz konusudur. Değişen şartlar iyi belirlenmeli ve toplum talepleri azami derecede dikkate alınmalıdır. Örneğin önceki Dönemlerde Çevre, Şehircilik ve İklim Bakanlığından çevresel konularda talepler yoğunluktayken ülkemizde yaşanan deprem felaketi nedeniyle son dönemde kentsel dönüşüm konularında toplumda yükselen bir talep bulunmaktadır. Bununla birlikte diğer kurum ve kuruluşlar başta olmak üzere paydaşlarla talepler üzerine toplantılar düzenlenmeli ve planlar için fizibilite raporları hazırlanmalıdır. Yeni yönetimler bu raporlar ile kendi analiz yöntemlerini konsolide ederek yeni dönem için oluşan talepleri karşılayacak politika ve planlar geliştirmelidir. Bu analizler azami ilk 45 gün içerisinde yapılmalıdır.

Stratejik Planlama (İlk 99 Gün)

Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik gereği kamu idareleri beş yıllık stratejik plan yapma zorunluğu bulunmaktadır. Genel olarak aynı yönetmelikte yeni kurulan bir kamu idaresi için stratejik plan için 6 aylık bir süre belirlenmiştir. Ancak bu süre azami bir süre olarak değerlendirilmeli ve hızlı bir şekilde, bizim değerlendirmemiz 3 aylık bir sürede, yapılmalıdır. Çünkü toplamda 60 aylık bir stratejik plan uygulama süreci için 3 aydan fazla zaman verilmemesi idare için faydalı olacaktır. Stratejik plan ne kadar hızlı yerine getirilirse kamu idaresinden beklenen hizmetlere o kadar erken başlanmış olur. Stratejik planlama kurumun amaç ve hedeflerinin belirlenmesi ve bu amaç ve hedeflere yönelik kaynakların tespiti; bu amaç ve hedeflerin ölçümü için parametrelerin belirlenmesidir. Diğer yandan stratejik planlarda en çok eleştirilen yönü stratejik planların kağıt üzerinde kalması ile alakalıdır. Stratejik planlamanın kağıt üzerinde kalmasının nedeni uygulama ile ilişkisinin tam kurulmamasından ve gereksiz ayrıntılarla doldurulmasından kaynaklandığı kanaatindeyiz.  Doğrudan amaca yönelik olmayan gereksiz ayrıntılardan uzak uygulanabilir, açık ve anlaşılabilir ve en önemlisi kontrol ve takibi mümkün bir stratejik plan yapmak kamu idaresine ve topluma en çok faydayı sağlayacaktır.

Kontrol ve Takip Sisteminin Kurulması

Stratejik planlarda amaçlar, hedefler bu hedeflere ulaşılmasını sağlayacak somut programlar çeşitli yöntemlerle kontrol ve takip edilmelidir. Ancak bu konuda birçok idare sorun yaşamaktadır. Stratejik planlar mükemmel bir şekilde hazırlanmasına rağmen kontrol ve takip sistemlerinin kurulamasında önemli sorunlar yaşanmaktadır. Stratejik planda beş yıl için belirlenen hedeflerin bir yıllık dilimlerini ortaya koyan performans programları gerekli bilgileri ortaya koymakta zayıf kalmaktadır. Bu noktada yönetimler idarenin hedeflerini stratejik plana ve performans programına uygun ilerleyip ilerlemediğini takip etmek için yeni stratejiler ortaya koymalıdır. Sağlıklı bir takip için yasal zorunluluklar dışında yönetimlerin kendi takip ve raporlama sistemini kurmak zorunda olduğu kanaatindeyiz. Çünkü yasal zorunluluklar gereği sunulan raporlamalar uzun dönemlidir (faaliyet raporu bir yıllık ) ve yönetim için yeterli ayrıntıya sahip değildir. İdarelerin işleyişinin sağlıklı olarak takip edilebilmesi için yönetimler, süreçleri daha yakından daha sık ve ayrıntılı olarak izlemesi gerekmektedir. Genel olarak kontrol ve takip sistemi 99 günlük süre içerisinde kurulmalıdır.

Sonuç ve Öneriler

Yeni kamu yönetim ekiplerinin ilk 99 gününü, yukarıda belirtilen konuları derinlemesine çalışarak ve belirtilen sürelere uygun işleyişi hazır hale getirmek için planlamalıdır. Yönetim ekiplerinin birçok üyesi yeni görevlerini öğrendiklerinde hazırlık yapmak için çok bir zamana sahip olmamaktadır. Bu nedenle her bir ekip üyesinin çok hızlı bir şekilde yeni görevine adapte olması gerekmektedir. İdareye dışarıdan gelen yönetim ekipleri kurumu ve personelleri tanımama gibi dezavantajları vardır. Kurumda çalışanlarından oluşturulacak yönetim ekibinde ise yeni göreve geçmeleri mevcut görevlerinden kaynaklı sorumluluklarının devam etmesi gibi bazı dezavantajları olacaktır. Diğer yandan yeni yönetim ekibinin kendi içindeki koordinasyonu da önemli bir dezavantaj oluşturmaktadır. Bu dezavantajların aşılması için iyi bir geçiş planlaması, hızlı ekip oryantasyonu ve iyi bir koordinasyon sağlanması gerekmektedir. Görevin tevdi edilmesi üzerine kurulan yeni yönetim ekibin kurumu tanıması, önceki dönemin analizi, toplum talepleri ve stratejik planlama süreçleri tamamlanması için 99 gün gibi sınırlı bir süresi bulunmaktadır. Bu konularda kurumların mevcut personeli gayet donanımlı ve liyakatli olduğu unutulmamalıdır. Mevcut personellerinin bilgi ve tecrübelerinden faydalanmak yeni yönetimler için gayet faydalı olacaktır.