Kamu İdarelerinin GZFT Analizi
Barış MALKOÇ
Mali Hizmetler Uzmanı
Mahalli İdareler ve Yerinden Yönetim Yüksek Lisans Mezunu
barismalkoc58@gmail.com
Kamu idarelerinin yasal zorunluluk gereği beş yıllık bir dönem için Stratejik Planlama yapma zorunluluğu bulunmaktadır. Stratejik planın hazırlama çalışmaları için Bütçe ve Strateji Başkanlığı, Stratejik planlama hakkında usul ve esaslar belirlemek üzere rehber hazırlamaya ve diğer düzenlemeler yapmaya yetkilidir. Bu yetki kapsamında Başkanlık 2021 yılında Stratejik planlamaya rehberlik etmek üzere “Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu” yayınlanmıştır. Bu kılavuz kamu idarelerince hazırlanacak stratejik planlama konusunda izlenmesi gereken adımları ortaya koyan kapsamlı bir rehberdir. Kılavuz içerisinde durum analizine ayrıntılı yer verilmiş olup durum analizine ilişkin PESTLE Analizi ve GZFT Analizi yer almaktadır. Bu analizlerden GZFT Analizi yaygın olarak bilinen adıyla SWOT analizi kamu idarelerin hatta özel sektör firmaları tarafından da yapılmakta en çok zorlanılan analiz yöntemi olarak karşımızı çıkmaktadır. Yazımızda, stratejik planlama için yapılan durum analizi aşamasında GZFT Analizinde kamu idarelerinin neden zorlandığının sebepleri ile iyi bir GZFT Analizi için nasıl bir yaklaşım geliştirilmesi gerektiğini araştıracağız.
Kamu idareleri beş yıllık süre için stratejik plan hazırlamaktadır. Genellikle bu süreler Yönetmelikte belirtilen stratejik plana ilişkin yenileme maddesi gereği Türkiye Büyük Millet Meclisi ve Cumhurbaşkanlığı veya mahalli idare genel seçimleri ile ilişkilendirilmektedir. Bilindiği üzere Türkiye Büyük Millet Meclisi ve Cumhurbaşkanlığı seçimleri beş yılda bir aynı günde yapılmaktadır. Yasama ve yürütme erklerinin beş yıl için yeniden belirlenmesi ile stratejik planlama sürelerinin 5 yıl olması nedeniyle birçok kurum için belirlenen stratejik plan dönemin sonu ile stratejik planların yenilenmesi paralellik göstermektedir. Bu kapsamda Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te belirtildiği üzere yeni kurulacak kamu idareleri altı ay içerisinde; cumhurbaşkanın, bakanın, yargı başkanlarının veya rektörün değişmesi durumlarında ise stratejik planın beş yıllık bir dönem için yeniden hazırlanması gerekmektedir. Bu noktada mahalli idareler için de yerel seçimlerin baz alınarak mahalli idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içerisinde stratejik planlarının hazırlandığını belirtmekte fayda var. (*)
5018 sayılı Kanun madde 3’te stratejik plan: “kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren plan” olarak tanımlanmıştır. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte Stratejik plan beş yıllık bir dönem için hazırlanacağı belirtilmiştir. Aynı yönetmelikte yeni kurulacak kamu idareleri bütçelerinde sorumlu oldukları program ve alt programların ilgili idareyle işbirliği içerisinde Başkanlıkça belirlenmesini müteakip altı ay içerisinde Yönetmelik hükümlerine uygun olarak stratejik plan hazırlayacağı belirtilmiştir. Diğer taraftan genel olarak stratejik plan beş yıllık bir dönem için yeniden hazırlanması esastır. Ancak aşağıda belirtilen ikinci fıkrasının (b) ile (e) bentleri gereğince stratejik planların yenilenmesi durumunda stratejik plan, mevcut plan döneminin kalan süresi için yenilenir [1]:
“(2) Bir stratejik planın uygulama dönemi içerisinde;
a) Cumhurbaşkanının değişmesi halinde Anayasa Mahkemesi, Yargıtay, Danıştay, Sayıştay ve Kanuna ekli (II) sayılı cetvelde yer alan üniversiteler ve yüksek teknoloji enstitüleri ile mahallî idareler hariç diğer kamu idarelerinin,
b) Bakanın değişmesi halinde ilgili bakanlık ile bağlı, ilgili ve ilişkili kamu idarelerinin,
c) Anayasa Mahkemesi, Yargıtay, Danıştay ile Sayıştay Başkanlarının değişmesi halinde ilgili kamu idaresinin,
ç) Rektörün değişmesi halinde ilgili üniversite ya da yüksek teknoloji enstitüsünün,
d) Mahallî idareler genel seçimlerinin yapılması halinde ilgili mevzuatına göre kapsamdaki tüm mahallî idarelerin,
e) Mahallî idareler genel seçimleri haricinde mahallî idarede üst yöneticinin değişmesi halinde ilgili mahallî idarenin,
f) Görev, yetki ve sorumluluklarını düzenleyen mevzuatta veya sorumlu olduğu program ve alt programlarında önemli değişikliklerin olması halinde ilgili kamu idaresinin,
stratejik planı yenilenir.”
Stratejik planlama genel ilkeleri gereği; stratejik plan, kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından tüm birimlerin sorumluluğunda yapılması gerekmektedir. Kamu idareleri için stratejik planlama kılavuzunda belirtildiği üzere birinci adım durum analizidir. Durum analizinde, idarenin “neredeyiz” sorusunun cevabı aranır. İdarenin amaç, hedef ve stratejiler geliştirebilmesi için geçmiş başarısını hangi alanlarda hedeflerine ulaşamadığını, mevcut kaynakları ve geliştirmeye açık yönlerini belirleyerek idarenin kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmeleri değerlendirilir.
İkinci adım ise PESTLE Analizi ve GZFT Analizi yapmaktır. Genel olarak “Stratejik Planlama İçin Analiz ve Yöntemler Rehberi” kamu idareleri için analiz yöntemlerini ortaya koymaktadır. Ancak bu rehberde PESTLE Analizi ve GZFT Analizi hakkında bilgi verilmemiştir. Durum değerlendirmesinden sonra stratejik planlama kılavuzu analiz yönetimi olarak PESTLE Analizi ve GZFT Analizi yer almaktadır. PESTLE analizinde; kamu idaresini etkileyecek potansiyeli olan politik, ekonomik, sosyokültürel, teknolojik, yasal ve çevresel dış etkenlerin tespit edilmesi amaçlamakta olup bu eğilimlerin etkileri sınıflandırılarak olası etkileri analiz edilir. Kamu idareleri stratejik planlama için analiz ve yöntemler rehberinde belirtilen yöntemler ile idarenin kendi araştırmaları sonucunda PESTLE Analizi oluştururlar ve bu analiz için birçok kaynak ve değerlendirme bulmak mümkündür.
Diğer analiz yöntemi ise asıl konumuzu oluşturan GZFT Analizi’dir. Daha yaygın bilinen adıyla SWOT Analizi olarak geçmektedir. Bu yöntem 1960’larda Harvard Üniversitesi’nin profesörleri olan Learned, Christensen, Andrews ve Guth tarafından geliştirilmiştir. (SWOT Analizi, 2020). Örgütlerin iç ve dış çevresi ile bunlardan hangi düzeyde etkilendiğini diğer taraflara aktaran önemli bir analiz yöntemidir. SWOT analizi stratejik planlar içinde de kullanılmaktadır(Küp, 2011: 21). SWOT kelimesi güçlü yönler (Strenghts), zayıf yönler (Weaknesses), fırsatlar (Opportunities), tehditler (Threats) kelimelerinden bir kısaltmasından oluşmaktadır (Küçüksüleymanoğlu, 2007: 4). SWOT analizinde amaç kurum çevresinin özümseyerek güçlü yönlerden ve fırsatlardan yüksek düzeyde fayda elde etmek ve zayıf yönleri ve tehditleri ise örgütü negatif ektilerini en aza indirmektir(Şahin, 2013: 27). Bu açıklamalar doğrultusunda GZFT Analizinin, SWOT analizinin baş harflerinin Türkçe kısaltması ile oluştuğu görülmektedir.
Kamu İdareleri GZFT Analizinde Neden Zorlanıyor?
Bir idarenin güçlü ve zayıf yönleri dış çevreden gelen tehdit ve fırsatlara göre değerlendirilir. Ancak Kamu idareleri hatta özel şirketler GZFT Analizi yaparken analize güçlü ve zayıf yönlerin tespiti ile başlamaktadır. Stratejik planlama ekibi analize başlarken yürütülecek sürece analizin adı ile ilişki kurumaktadır. Yani analize adı gereği GZ harflerine denk gelen güçlü ve zayıf yönlerin tespiti ile başlamaktadır. Her ne kadar önemsiz bir ayrıntı gibi görünse de analizi nasıl negatif etkilediğini yazımızın devamında ispat etmeye çalışacağız. Şöyle ki PESTLE Analizinden sonra stratejik planlama ekibi sırasıyla analizin adı gereği güçlü ve zayıf yönlerin tespitini yapmaktadır. İlk bakışta bunun analizi etkilemeyeceği düşünülse de analizin bakış açısını etkilemektedir. Bakış açısının yanlış seçilmesi dış çevre ile alakası fırsatlar ve tehditlere sağlıklı değerlendirilmemesine ve karşılığı olmayan güçlü ve zayıf yönlerin tespitine sebebiyet vermektedir. Bunun tespiti için, istisnalar hariç, bir çok idarenin stratejik planını incelemeniz yeterli olacaktır. Sonuç olarak birçok idarenin stratejik planında fırsat ve tehditlerle ilgisi olamayan güçlü ve zayıf yönlerin yer almasına sebebiyet vermektedir. Aslında öncelikli olarak dış ortamı tanımlayan tehditler ve fırsatlar analiz edilmeli ve tehdit veya fırsata göre kurumun güçlü ve zayıf yönleri tespit edilmesi gerekmektedir. Kısacası analizin uygulanabilirlik için adının GZFT Analizi değil FTGZ Analiz olması gerektiği kanaatindeyiz.
Konuyu birazda mizansen katarak anlatmak istiyoruz. Gelin birlikte taş devrinde mamutların yaşadığı bir dönemde yaşayan bir insanın GZTF Analizi yapalım. Önce alışıla gelmiş yöntemi ile değerlendirelim.
Güçlü yönler: insan, zeki, resim yapabiliyor.
Zayıf yönler: görece küçük, zayıf.
Tehditler: mamutlar.
Fırsatlar: avlanabilecek çok sayıda hayvan var.
Özetle mamutlar insan için büyük tehdit ve insan görece küçük olduğu için zayıf. İlk bakışta gayet uygun bir analiz olduğunu düşünebilirsiniz ancak bir de tam tersine bakalım.
Tehdit: mamutlar.
Fırsat: birçok avlanabilir hayvan var.
Güçlü yönler: küçük olduğu için mamutlardan saklanabilme becerisine ve avlanabilecek zekaya sahip.
Zayıf yönler: dışarı çıkıp avlanmak ve beslenmek zorunda.
Dikkat edilirse iki konu göze çarpmaktadır. Birincisi ilk hali ile görece “küçük” olmak zayıflıkken ikinci analizde mamutların giremeyeceği bir yere saklanabileceği göz önünde bulundurulduğunda “küçük” olmanın güçlü bir yön olduğu ortaya çıkmaktadır. Bir diğer değerlendirme ise dış çevreye göz önünde bulundurulduğunda resim yapmanın güçlü bir yön olmadığı ortaya çıkmaktadır. Dış çevrede ressamların saygınlık kazanma fırsatı varsa elbette bu da güçlü bir yön olarak değerlendirilebilir. Kısacası güçlü ve zayıf yönleri belirleyen en önemli etmen dış çevredir. Tehditler ve fırsatlar kuruluşun dış çevresini analiz ettiği için öncelikli olarak dış çevrenin değerlendirilmesi güçlü ve zayıf yönlerin tespitini kolaylaştırmaktadır.
Gerçek bir kamu idaresinin GZFT Analizini değerlendirelim. Örneğin Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı (*) 2019-2023 Stratejik Planında yapılan GZFT Analizini inceleyelim. Öncelikle Bakanlığın stratejik plan çalışması ciddi bir emek ve zaman harcanarak ilgili kişilerce her alanı titizlikle hazırlanmış başarılı bir stratejik plan olduğunu belirtmekte fayda var. Amacımız kamu idarelerinin analizlerinin fonksiyonelliğini artırmaktır. Öncelikle bir idarenin güçlü ve zayıf yönleri dış çevredeki fırsat veya tehditlere göre değerlendirilir. Birçok iş makinası olan bir ekvator ülkesinin karla mücadele için yeterli taşıta sahip olması gibi bir güçlü yönü olamaz veya mantıksal çerçeveye oturtulamaz. Değerlendirmemiz biraz sübjektif olabilir ancak GZFT Analizi incelendiğinde fırsat ve tehditlerin güçlü ve zayıf yönler ile tam ilişkisinin kurulamadığı kanaatindeyiz. Bu kanaatimiz; güçlü ve zayıf yönlerin fırsatlar ve tehditler dikkate alınmadan analiz yapıldığı ve öncelikli olarak güçlü ve zayıf yönlerin tespit edildiği izleniminden kaynaklanmaktadır. Yukarıda bahsettiğimiz gibi güçlü ve zayıf yönler dış etmenlere göre değerlendirilerek hazırlanır. İlgili analizde fırsatlar ve tehditler arasında organik bir bağ kurulması oldukça zor olduğu görülmektedir. Diğer taraftan 16 adet fırsat ve tehdit belirlenmiş olmasına rağmen toplamda 11 adet güçlü ve zayıf yön belirlenmiş ve bunlar arasında, sözel veya sayısal, herhangi açık bir ilişki kurulmamıştır. Ayrıca bu durum kurumun toplamda 16 tehdit ve fırsat için iyi bir planlama yapmadığını göstermektedir. Buna karşın fırsat ve tehditleri kendi içinde değerlendirildiğinde iyi tespit edildiğini görmekteyiz.
İdareye ait elimizdeki verilerle öncelikle mevcut halini değerlendirelim:
Güçlü Yön: “Ülke genelinde yaygın bir teşkilat yapısına sahip olunması”
Tehdit: “Ülkemizin Deprem ve Afet Riski”
Fırsat: “Yenilenebilir enerji kullanımın yaygınlaşması”
Fırsat: “yenilenebilir enerji kullanımın yaygınlaşması”; Tehdit: “Ülkemizin Deprem ve Afet Riski” olduğu genel bir araştırma ile ortaya konulmuştur. Diğer yandan güçlü yönlerde “ülke genelinde yaygın bir teşkilat yapısına sahip olunması” şeklinde ifade edilen bir güçlü yönden bahsedilmiş olduğu görülmektedir. Bakanlıkta GZFT Analizini belirleyen stratejik planlama ekibinin bu fırsatın belirtilen güçlü yön ile ilişkili olduğunu değerlendirdiğini ancak bunu analize yansıtamamış olduğu kanaatindeyiz.
Peki nasıl olabilirdi?
Tehdit: “Ülkemizin Deprem ve Afet Riski”
Fırsat: “Yenilenebilir Enerji Kullanımın Yaygınlaşması”
Güçlü Yön: “Ülke genelinde yaygın olan teşkilat aracılıyla yenilebilir enerji konusunda destekleyici faaliyetler gerçekleştirme ve afetler hakkında bilgilendirme eğitimi verme kapasitesine sahiptir”
Biraz daha iyi bir analiz için örneğimizi geliştirelim. Tehdit olarak “Ülkemizin Deprem ve Afet Riski”, fırsat olarak ise “Yenilenebilir Enerji Kullanımın Yaygınlaşması” alalım. Bu tehdit ve fırsat göz önünde bulundurulduğunda güçlü yön “Ülke genelinde yaygın olan teşkilat aracılıyla yenilebilir enerji konusunda destekleyici faaliyetler gerçekleştirme ve afetler hakkında bilgilendirme eğitimi verme kapasitesine sahiptir” şeklinde düzenlenebilir. Ayrıca deprem ve küresel ısınma gibi tehditleri de aynı güçlü yön ile karşılamak mümkündür. Bu durumda güçlü yön “ülke genelinde yaygın bir teşkilat aracılıyla yenilenebilir enerji, iklim değişikliğine ve depreme karşı önlemler ile kentsel dönüşüm bilgilendirme eğitimleri verebilme gücüne sahiptir” ifadesi ile bu fırsatları hangi güçlü yönle doğrudan karşılayabileceği açık bir şekilde belirtilebilir. Sonuç olarak bakış açısının (perspektifin) fırsatlar ve tehditleri göz önünde bulundurularak değerlendirilmesi ve bunları karşılayacak güçlü ve zayıf yönlerin maksimum fayda ile analiz edilip ortaya konulması mümkün olacaktır. Çünkü güçlü ve zayıflıklar dış çevreden gelen tehditlere göre belirlenir. Ayrıca fırsat ve tehditler ile güçlü ve zayıf yönler ile ilişkilendirmek GZFT Analizinin diğer paydaşlarca kolayca anlaşılmasını sağlayacaktır.
Tablo: Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı 2019-2023 Stratejik Planı
İdarelerin güçlü veya zayıf yönlerinin dış çevreden alınan/algılanan tehditler belirlemektedir. Bununla birlikte bir fırsatı değerlendirmek de ancak güçlü bir yönle mümkündür. Yukarıda yaptığımız örnekte görüleceği üzere kamu idareleri GZFT Analizi fırsatlar ve tehditlerin tespiti ile başlamaları ve bunlara karşılık güçlü ve zayıf yönlerin değerlendirmesi daha verimli analizi mümkün kılmaktadır. Fırsatlar ve tehditlerden oluşturulan bir perspektif güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat ve tehditler arasında organik bir bağ kurulmasını kolaylaştıracaktır. Bununla birlikte stratejik planı inceleyen paydaşlar tarafından daha anlaşılabilir bir GZFT Analizi ortaya konmuş olacaktır. Ayrıca PESTLE Analizi fırsatların ve tehditlerin hazırlamasında temel oluşturmaktadır. Bu nedenle iyi bir PESTLE Analizi; fırsat ve tehditlerin tespitini kolaylaştıracak ve sağlıklı bir GZFT Analizi ortaya koymayı kolaylaştıracaktır.
(*) Mahalli İdareler ve Sosyal Güvenlik Kurumları için Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik yürürlükte olmayıp eski Yönetmelikler uygulanmaktadır.
(*) İlgili Bakanlığın stratejik planının uygulama sürecinin sonuna gelmesi nedeniyle örnek olarak alınmıştır. Amacımız herhangi bir idarenin stratejik planlamasını eleştirmek, idareyi ve çalışanlarını değerlendirmek değildir.
Kaynakça
– Küp, H. F. (2011). Stratejik Planlama Süreci ve Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Yaşanan Sorunların Stratejik Planlama İle Çözülmesi. Fen Bilimleri Enstitüsü,
– Küçüksüleymanoğlu, R. (2007). İlköğretim Örgütlerinde Stratejik Planlama Süreci: Bir Örnek Olay İncelemesi. Eğitimde Politika Analizleri ve Stratejik Araştırmalar Dergisi, 2(1), 6-33.
– SWOT Analizi (2020, 11 18). Vikipedi Özgür Ansiklopedi: https://tr.wikipedia.org/wiki/SWOT_analizi (E.T: 10.05.2023).
– Şahin, A. E. (2013). Okullarda Stratejik Planlamanın Önemli Bir Aracı: SWOT Analizi.
– 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
Dip Notlar:
[vc_row][vc_column][vc_message message_box_color=”juicy_pink”]
Bu makalenin tüm hakları www.alomaliye.com’a aittir. İktibas belirtilmeden ve linkimiz verilmeden (kaynak belirtilmeden) tamamı ya da bir kısmı herhangi bir ortamda (yazılı-görsel-işitsel-sanal-bulut-eğitim vb. ortamlar) kullanılamaz. Aksi kullanımlarda gerekli yasal işlemler yapılır.
[/vc_message][vc_column_text]
