Kooperatif Ve Üst Kuruluşlarının Genel Kurul Toplantılarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Usul Ve Esaslar
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Usul ve Esasların amacı ve kapsamı, kooperatif ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya imkan tanıyan elektronik genel kurul sisteminin kuruluşunu, işleyişini, teknik hususlar ile güvenlik kriterlerine ilişkin usul ve esaslarını belirlemektir.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Usul ve Esaslar, 14/1/2022 tarihli ve 31719 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmeliğin 14 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu Usul ve Esaslar’da geçen;
a) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,
b) CISA (Certified Information Systems Auditor): Bilgi sistemleri denetçi sertifikasını,
c) Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS): 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca kooperatiflerin kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini,
ç) Elektronik ortamda katılma: Kooperatiflerin genel kurul toplantılarına Elektronik Genel Kurul Sisteminden katılmayı, görüş açıklamayı, öneride bulunmayı ve oy kullanmayı,
d) Güvenli Elektronik İmza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,
e) Kanun: 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununu,
f) Kooperatif: Kooperatif ve üst kuruluşlarını,
g) Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS): Kanunun ek 5 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan bilgi sistemini,
ğ) Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS): Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu merkezi ortak veri tabanını da içeren, Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen uygulamayı,
h) Ortak: Kanun hükümleri uyarınca kooperatif genel kurul toplantısına katılma hakkı olan gerçek veya tüzel kişiyi,
ı) Temsilci: Kanunun 49 uncu maddesinde belirtilen hususlara göre kooperatif ortağını temsil etmeye yetkili kişiyi,
i) TÜRKAK: Türk Akreditasyon Kurumunu,
j) Yönetmelik: Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmeliği,
ifade eder.
Genel kurul toplantısına katılım şeklinin bildirimi
MADDE 4- (1) Kooperatifin genel kurul toplantısına elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen ortaklar, bu tercihlerini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar EGKS’den bildirmek zorundadırlar.
(2) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren ortak bu tercihini genel kurul tarihinden bir gün öncesine kadar EGKS’den geri alabilir.
Elektronik genel kurul sistemine giriş süresi
MADDE 5- (1) Kooperatif genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden beş dakika öncesine kadar sürer.
Elektronik ortamda görüş açıklama
MADDE 6- (1) Kooperatifin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılan ortak, görüşülmekte olan her bir gündem maddesine ilişkin en fazla iki görüşünü EGKS’den yazılı olarak iletebilir. Bir görüş en fazla altı yüz karakter olabilir.
Oy verme ve oy süresi
MADDE 7- (1) Kooperatifin genel kurul gündeminde yer alan her bir gündem maddesine ilişkin olarak oylama, toplantı başkanı tarafından, şahsen ve elektronik ortamda katılan ortaklar için aynı anda başlatılır. Elektronik ortamda oyların gönderilmesi iki dakika ile sınırlıdır. Elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılan ortaklar EGKS üzerinden muhalefet şerhini iletebilir.
Elektronik genel kurul sisteminin tescil ve ilanı
MADDE 8 – (1) Kooperatifler, kendilerinin kuracakları EGKS’nin bu Usul ve Esaslar, Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu, bu maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen kurumlara tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür.
(2) EGKS hizmeti sağlayacak olan şirketler ise; sistemin, bu Usul ve Esaslar, Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu, bu maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen kurumlara teknik bir rapor ile tespit ettirmek zorundadırlar. Hizmet sağlayıcı şirketler bu teknik raporu, Bakanlığın uygun görüşünü aldıktan sonra kayıtlı bulundukları ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. Şirketler bu yükümlülüğü yerine getirmeden destek hizmeti veremez.
(3) Teknik rapor; Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden veya TÜRKAK’a bilgi güvenliği alanında akredite kuruluşlardan alınabilir. Bu raporun üç yılda bir yenilenerek, birinci ve ikinci fıkrada öngörülen işlemlerin tekrarlanması zorunludur. Bakanlık gerekli gördüğü hallerde bu teknik raporun alınma süresini uzatıp kısaltabilir.
(4) Üçüncü fıkrada belirtilen Kurumların düzenleyecekleri teknik raporda, EGKS’nin asgari olarak;
a) TS ISO/IEC 27001 veya ISO/IEC 27001’e uygun bir bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması alt yapısına sahip olduğu,
b) Güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama uygulamalarının, 5070 sayılı Kanuna ve ilgili mevzuatta belirlenen standartlara uygun olduğu,
c) 5070 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta belirlenen standart ve kriterlere uygun olarak verilerin uzun dönemli arşivlenmesine imkan tanıdığı,
ç) KOOPBİS ve MERSİS ile veri alışverişi sağlayacak teknik yeterlikte olduğu,
d) Yönetmelik ve bu Usul ve Esaslar ile belirlenen düzenlemelere uygun olduğu,
gibi hususların tespitini içerir.
Elektronik genel kurul sisteminin güvenlik kriterleri ve teknik hususlar
MADDE 9- (1) EGKS’nin asgari olarak, Yönetmelikte belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması zorunludur.
(2) EGKS; toplantı yerinden elektronik ortamda ses ve görüntü aktarımını sağlayacak, mesajlaşma gerçekleştirecek, birden çok güvenli elektronik imzanın seri ve paralel olarak atılabilmesini destekleyecek, sisteme erişim taleplerine mümkün olan en kısa sürede cevap iletebilecek, genel kurul öncesi hak sahipleri tarafından elektronik genel kurul sistemine yapılacak kayıtların gizliliğini sağlayacak, toplantı başkanı ve bakanlık temsilcisi tarafından Yönetmelik hükümlerinde belirtilen güvenli elektronik imzayla imzalanacak işlemleri destekleyecek alt yapıya sahip olmalıdır.
Yürürlük
MADDE 10- (1) Bu Usul ve Esaslar, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 11- (1) Bu Usul ve Esasların hükümlerini Ticaret Bakanı yürütür.
Kaynak: T.C. Ticaret Bakanlığı
