Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar
26 Nisan 2022 Tarihli Resmi Gazete
Sayı: 31821
Karar Sayısı: 5529
Ekli “Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”in yürürlüğe konulmasına, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri gereğince karar verilmiştir.
25 Nisan 2022
Recep Tayyip ERDOĞAN
CUMHURBAŞKANI
GİZLİLİK DERECELİ BELGELERDE UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, muhteviyatına veya güncelliğine göre gizlilik dereceli belgeler için uygulanacak usul ve esasları belirlemek ve gizlilik dereceli belgelerde uygulama birliğini sağlamaktır.
(2) Bu Yönetmelik kamu kurum ve kuruluşlarım kapsar.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 7/4/2021 tarihli ve 7315 sayılı Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Kanununun 12 nci maddesi ile 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar ve kısaltmalar
MADDE 3- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Alt birim: İdarenin kuruluşuna ilişkin mevzuatta belirtilen birimlere bağlı alt birimleri,
b) Alt birim yöneticisi: Birim yöneticisine bağlı alt birimin yöneticisini,
c) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi,
ç) Belge yönetiminden sorumlu birim: İdarelerde belge yönetimi iş ve işlemlerini gerçekleştiren birimi,
d) Bilmesi gereken prensibi: Bir belgeyi sadece görev ve sorumlulukları gereği öğrenmekle, incelemekle, gereğini yerine getirmekle ve korumakla sorumlu bulunanların yetkileri düzeyinde bilgi sahibi olması ve nüfuz etmesini,
e) Birim: İdarenin kuruluşuna ilişkin mevzuatta belirtilen birimleri,
f) Birim yöneticisi: İdarenin kuruluşuna ilişkin mevzuatta belirtilen birimlerin yöneticisini,
g) Büro: Çok Gizli belge ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştiren büroyu,
ğ) Büro personeli: Büroda görevlendirilen personeli,
h) Büro yetkilisi: Büronun işleyişinden sorumlu personeli,
ı) Dağıtım nüshası: En az iki nüsha hazırlanan belgenin, bir veya birden fazla muhataba gönderilen nüshasını,
i) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
j) Elektronik mühür: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve mühür sahibinin bilgilerini doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
k) Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,
l) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi,
m) Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri,
n) Günlük rapor: EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kim tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgisini ihtiva eden kayıtları,
o) İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarını,
ö) İşlem personeli: Çok Gizli belge bürosu personeli haricinde Çok Gizli belge hazırlama, taşıma (kurye), teslim alma, tercüme etme ve erişim yetkisi verilen personeli,
p) Kriptolu veri depolama cihazı: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (Bilgem Başkanlığı) tarafından üretilen, Millî Savunma Bakanlığının (Muhabere ve Bilgi Sistem Dairesi Başkanlığı) izniyle idarelerce temin edilebilen donanımsal şifreleme sağlayan veri depolama cihazını,
r) Kurum arşivi: İdarelerin merkez teşkilatlarında yer alan, belgelerin birim arşivlerine ve merkezi arşivlere nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivleri,
s) Kurumsal belge kayıt sistemi: Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan idare tarafından ya da Çok Gizli belgeler ile olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan elektronik kaydı,
ş) Kurumsal şifreleme sertifikası: Kamu kurum ve kuruluşları arasında elektronik ortamdaki belge paylaşımında şifreleme yapmak amacıyla kullanılan açık anahtarı içeren elektronik sertifikayı,
t) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde Devleti veya idareleri olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları,
u) Paraf nüshası: En az iki nüsha hazırlanan belgenin, hazırlayan idarede saklanan ve paraf bilgilerine yer verilen nüshasını,
ü) Tali büro: İhtiyaç hâlinde kurulan ve Çok Gizli belge bürosuna bağlı çalışan büroyu,
v) Üst yönetici: Kamu kurum veya kuruluşunun en üst yöneticisini,
y) Yetkisiz kişi: Bilmesi gereken prensibi kapsamı dışında kalan kişiyi,
z) Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını, ifade eder.
