e-Defter ve Berat Dosyalarının İkincil Kopyaları
Emrah AYGÜL
Yeminli Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
emrah.aygul@erisymm.com
19.10.2019 tarih ve 30923 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 3 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ uyarınca; “e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni verilen özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter uygulamasına dâhil olan mükellefler ve özel entegratörler tarafından uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve esaslar, Başkanlık tarafından hazırlanarak edefter.gov.tr adresinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklanır. e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme işlemlerinde bu Tebliğin (4.3.4) numaralı fıkrasında belirtilen süreler dikkate alınır.”
Tebliğ ile e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Saklayıcı Kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde ya da Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunlu tutulmuştur. Buna göre e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının muhafaza işlemi;
Ocak-Şubat-Mart/2020 e-Defter ve Berat Dosyaları İkincil Kopyalarının Yüklenme Süresi Uzatıldı
– Başkanlıktan izin alan saklayıcı kuruluşların (özel entegratörlerin)
– Ya da Başkanlığın
bilgi işlem sistemlerinde yapılmalıdır.
Mükellefler teorik olarak hangi sisteme yükleme yapacaklarını kendileri seçebilmektedir. Tabi tercih için her iki siteminde aynı anda kullanılabilir olması gerekmektedir. Nitekim http://forum.efatura.gov.tr/ adresinde konu ile ilgili sorulan soruya aşağıdaki cevap verilmiştir.
Gelir İdaresi Başkanlığı – 2020-04-15 12:11: E-defter saklama konusunda entegratör kullanma zorunluluğu bulunmamaktadır. Dileyen mükellefler GİB sistemlerine de yükleme yapabilir.
e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. Bu çerçevede e-Defter ve berat dosyalarının yetkili makamlara ibrazı öncelikle ilgili mükelleften yazılı olarak istenecektir. İlgili mükellef tarafından e-Defter dosyaları ile beratlarının yazılı talebe rağmen yetkili makamlara ibraz edilmediğinin veya edilemediğinin tevsikini müteakip, saklama hizmetini veren özel entegratörden Başkanlık aracılığı ile ya da muhafaza işleminin Başkanlık sistemlerinde yapılması halinde ise Başkanlıktan, resmi yazılı talepte bulunularak ilgili e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının ibrazı istenebilecektir
Tebliğde belirtilen ve e-Defter uygulaması kapsamında saklama hizmeti vermek isteyen özel entegratör kuruluşların sahip olması gereken altyapı, sistem, uluslararası sertifika vb. konuları açıklayan “e-Defter Uygulaması Saklama Kılavuzu” 31.03.2020 tarihinde yayımlanmış, 11.05.2020 tarihinde güncellenmiştir. Kılavuzda amaç şu şekilde belirtilmiştir: “Bu kılavuz vasıtasıyla, 19/10/2019 tarih ve 30923 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No:3) ile, e-Defter saklayıcı kuruluşlar vasıtasıyla; mükelleflerin e-Defter uygulaması kapsamında oluşturdukları e-Defterler ile Berat dosyalarının gizliliği ve kriptolu olarak güvenliği sağlanmış bir şekilde ikincil kopyalarının saklanması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ihtiyaç duyulması halinde uzaktan erişimine imkan verilmesi, amaçlanmaktadır.”
Görebildiğimiz kadarı ile e-Defter uygulaması kapsamında saklama hizmeti veren özel entegratörlerin kimler olduğu halen açıklanmamıştır.
Ancak 09.10.2020 tarihinde yayımlanan e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu ile e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı’nın bilgi işlem sistemlerinde saklanmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.
Kılavuz uyarınca 2020/Ocak ve müteakip dönemler e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanı aşağıdaki tabloda belirtildiği şekilde belirlenmiştir. Mükellefler aşağıdaki tabloda belirtilen tarihleri aşmamak kaydıyla istedikleri zaman yüklemekte serbestlerdir.
2020 yılı e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanları:
| DÖNEM | AKTARIM ZAMANI |
|---|---|
| 2020 / Ocak – Şubat – Mart | 15 Ocak 2021’e kadar |
| 2020 / Nisan – Mayıs – Haziran | 15 Şubat 2021’e kadar |
| 2020 / Temmuz – Ağustos – Eylül | 15 Mart 2021’e kadar |
| 2020 / Ekim – Kasım | 15 Nisan 2021’e kadar |
| 2020 / Aralık (Gerçek kişi mükellefler) | 15 Nisan 2021’e kadar |
| 2020 / Aralık (Tüzel kişi mükellefler) | 17 Mayıs 2021’e kadar |
2021 yılı e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanları:
2021 yılı aylık veya 3 aylık (geçici vergi dönemleri bazında) olarak berat dosyası yükleyenler için e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmak üzere Başkanlığın bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanı; e-Defterlerin oluşturulması, imzalanması ve bunlara ait berat dosyalarının e-Defter uygulamasına yükleme süresinin son gününü takip eden onbeşinci günün sonuna kadar belirlenmiş olup, dönemler bazında aktarım zamanları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Ancak Başkanlıkça yayımlanacak sirküler ile e-Defterlerin oluşturulması, imzalanması ve bunlara ait berat dosyalarının e-Defter uygulamasına yükleme sürelerinin uzatılması durumunda aktarım zamanın hesabında, ilgili sirkülerde belirlenen tarihi izleyen 15 inci günün sonu (resmi tatile denk geldiği durumlarda tatil bitimini izleyen ilk iş günü sonu) aktarım zamanının sonu olarak dikkate alınacaktır.
| AYLIK / 3 AYLIK SEÇENEĞİ | DÖNEM | AKTARIM ZAMANI |
|---|---|---|
| AYLIK YÜKLEME TERCİHİNDE BULUNANLAR | 2021 / Ocak | 17 Mayıs 2021’e kadar |
| 2021 / Şubat | 15 Haziran 2021’e kadar | |
| 2021 / Mart | 16 Temmuz 2021’e kadar | |
| 2021 / Nisan | 16 Ağustos 2021’e kadar | |
| 2021 / Mayıs | 15 Eylül 2021’e kadar | |
| 2021 / Haziran | 15 Ekim 2021’e kadar | |
| 2021 / Temmuz | 15 Kasım 2021’e kadar | |
| 2021 / Ağustos | 15 Aralık 2021’e kadar | |
| 2021 / Eylül | 17 Ocak 2022’ye kadar | |
| 2021 / Ekim | 15 Şubat 2022’ye kadar | |
| 2021 / Kasım | 15 Mart 2022’ye kadar | |
| 2021 / Aralık (Gerçek kişi mükellefler)
2021 / Aralık (Tüzel kişi mükellefler) |
15 Nisan 2022’ye kadar
16 Mayıs 2022’ye kadar |
|
| 3 AYLIK YÜKLEME TERCİHİNDE BULUNANLAR | 2021/ Ocak, Şubat, Mart | 15 Haziran 2021’e kadar |
| 2021/ Nisan, Mayıs, Haziran | 15 Eylül 2021’e kadar | |
| 2021 / Temmuz, Ağustos, Eylül | 15 Aralık 2021’e kadar | |
| 2021 / Ekim, Kasım, Aralık (Gerçek kişi mükellefler) 2021/ Ekim, Kasım, Aralık (Tüzel kişi mükellefler) |
15 Nisan 2022’ye kadar
16 Mayıs 2022’ye kadar |
2020/Ocak ve müteakip dönemlere ilişkin e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerine (yetki verildiğinde saklayıcı kuruluş sistemlerine) süresinde yüklenmesi hem idari yaptırıma muhatap kalmamak hem de defter belgelerin muhafazasını daha güçlü hale getirmek açısından önemlidir. Bu sebeple uygulayıcılar tarafından kılavuzun incelenmesi, sürelere riayet edilmesi önemle tavsiye edilmektedir.
Söz konusu kılavuza ulaşmak için TIKLAYINIZ