Fatih ÇOŞKUN
Sosyal Güvenlik Denetmeni
Bilirkişi
fatihsgk.uzman@hotmail.com
Yazar Hakkında
Defter Beyan Sisteminde Defterlerin SGK’ya İbraz Şekli ve Yaşanan Sorunlar
Defter Beyan Sisteminin kullanılmaya başlaması ile birlikte işverenlerin en çok karşı karşıya kaldığı problem, defterin herhangi bir Kuruma veya üniteye ibraz edilmesi hususu olmuştur. Her kurumun kendi özel Kanunlarında ibraz şekilleri belirtilmiş olsa da mevzuattaki değişiklikler bazen kafalarda birçok soru işaretlerini de beraberinde getirmektedir. Bu yazımızda defter beyan sistemi üzerinden defter tutmakla yükümlü olan mükelleflerin Sosyal Güvenlik Kurumuna ibrazı halinde yaşadıkları sorunlara değineceğiz.
Defter Beyan Sisteminde Muhafaza Yükümlülüğü Kimdedir?
Herhangi bir işyerinin veya işletmenin kayıt ve belgelerini saklama yükümlülüğü işverene, ibraz etme hakkı ise işverene, vekiline veya yetkilisine aittir. Defter beyan sisteminde ise söz konusu defterler elektronik ortamda düzenlenmekte ve saklanmaktadır. 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin 10. maddesi gereğince elektronik ortamda düzenlenen defterleri saklama yükümlülüğü Gelir İdaresi Başkanlığına aittir. Her ne kadar söz konusu tebliğ gereği defterleri saklama yükümlülüğü işverene ait olmasa dahi 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 86. maddesi, işyeri defterinin takip eden yıl başından başlamak üzere 10 yıl süre ile işveren tarafından saklanması gerektiğini hükme bağlamıştır.
Defter Beyan Sisteminde Defterlerin Fiziki Ortamda Saklanması ve Düzenlenmesi
Defter beyan sistemi üzerinde düzenlenen elektronik defterler, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu çerçevesinde tek geçerli defter olarak kabul edilmektedir. Bu defterleri tutmakla yükümlü olan mükelleflerin fiziki ortamda düzenledikleri ve sakladıkları defterler geçersizdir. Her ne kadar bu defterleri noterden tasdik edip onaylatsalar dahi hukuki bir geçerliliği bulunmayacaktır.
Defterlerin Sosyal Güvenlik Kurumuna İbraz Edilmesi
Sosyal Güvenlik Kurumu, mevzuatta yer alan gerekçelere istinaden işverene ait defterleri inceleme ihtiyacı duyabilir, bunun üzerine işverenliğe teslim edilen tebligat ile 15 günlük yasal süre içerisinde defterler ilgili birime tarih, sayı alınarak teslim edilir. Defter beyan sistemi ile işverenin defterler kendi uhdesinde saklanmadığından öncelikle defterlerin geçerli bir şekilde elde edilmesi gereklidir. Daha önce belirttiğimiz üzere işverenlik tarafından sistemden çıktısı alınan veya fiziki ortamda düzenlenen defterlerin geçerliliği bulunmamaktadır, bu sebeple ilgili işyeri defterleri Gelir İdaresi Başkanlığından istenecektir.
Kendisinden defter ve kayıtları istenen işveren öncelikle Sosyal Güvenlik Kurumundan gönderilen evrak ile bağlı olduğu vergi dairesine giderek ibrazı istenen dönem defterlerin kendisine onaylı bir şekilde teslim edilmesi için bir dilekçe yazacak ve ekine SGK’nın evrakını koyacaktır. Sosyal Güvenlik Mevzuatında defter ve kayıtların ibraz edilmesi için 15 günlük yasal süre öngörülmüş olsa da işverenin defterler şekil olarak geçerli bir halde elinde hazır bulunmadığından 486 Sıra No.lu Tebliğ gereğince bu dilekçeyi 15 günlük yasal sürenin bittiği günden geriye doğru en geç 10 gün kala vermesi gerekmektedir. Dilekçe verildikten sonra devamlı takip edilmeli ve hazır olduğunda vergi dairesinden teslim alınarak Sosyal Güvenlik Kurumu’na (ilgili birime) verilmelidir.
Fiziki Ortamda Düzenledikleri Defterlerin veya Sistemden Mükellef Tarafından Çıktısı Alınan Defterlerin İbrazında İdari Para Cezası
Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından istenen defterlerin mükellef tarafından çıktısının alınması mümkün olduğundan son zamanlarda işverenlerin ibrazı bu yolla yapmaya çalıştıkları görülmektedir. İşyerine ait defterleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylı olarak teslim etmeyen işyerlerine 5510 Sayılı Kanun’un 102. Maddesinin (e) bendinin (4) numaralı alt bendi gereğince değil, defterleri ibraz etmeme nedeniyle idari para cezası uygulanacaktır.
Defter Beyan Sisteminde Yaşanan Sorunlar ve Çözümleri
Defter Beyan Sistemi mükellefleri SGK tarafından gönderilen tebligat üzerine bağlı bulundukları vergi dairesine dilekçe verecekler ve Gelir İdaresi Başkanlığından onaylı defterlerinin kendilerine teslim edilmesini bekleyeceklerdir. Bu bekleme süresi bazen SGK’ya ibraz süresi olan 15 günü geçmektedir. Bu durumda işveren, 5510 Sayılı Kanun’a göre ibraz etmeme cezası ile karşı karşıya kalmaktadır. İdari para cezası ile karşılaşmamak için bu sefer işveren tarafından SGK’ya Ek süre talep dilekçesi verilmesi gerekmektedir.
Defter Beyan Sisteminin en önemli özelliklerinden birisi de bürokrasiyi azaltmak, işverenlere daha hızlı, güvenilir hizmet vermektir. Fakat sistem mükellefe vergi dairesine başvurması için süre vermekte ve başvuruyu zorunlu kılmaktadır. İşveren başvurusu üzerine dilekçesini gün gün takip etmelidir, SGK’nın 15 günlük yasal süresinin geçireceği anlaşıldığı vakit ek süre talep dilekçesi verilmelidir. Genellikle defterler ile birlikte işyeri bordroları ve diğer kayıt ve belgeler istendiği için işverenin ibraz yükümlülüğü ikiye bölünmektedir, çünkü defterler için Gelir İdaresi Başkanlığından cevap beklenirken diğer istenen evraklar işveren uhdesinde bulunduğundan 15 günlük yasal süre işlemektedir, Ek süre talep ederken bu hususa da dikkat edilmelidir.
Defter Beyan Sisteminde işverene ayrı bir yükümlülük olarak dilekçe ile başvuru, dilekçe cevabını günlük takip etmek ve gerekirse ek süre talep dilekçesi vermek sorumluluğu yüklenmiştir, şüphesiz ki bu aşamalar işverenin bürokrasi ile karşılaşmasına, işlemlerin yavaşlamasına ve sürecin(kamu hizmetinin) uzamasına sebep olmaktadır. Mevzuatta yer alan sürelerin farklı düzenlenmesi ve diğer bürokratik işlemler sonucu işverenler gereksiz idari para cezalarına muhatap olmaktadır.
486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ’inin 10. maddesinde belirtildiği üzere mükellefe ulaşamama veya ibraz yazısının tebliğ edilmemesi sonucu Sosyal Güvenlik Kurumu ilgili birimi Gelir İdaresi Başkanlığı ile yazışma yaparak işyeri defter ve kayıtlarını elde edebilmektedir. Elektronik altyapının elverdiği bu imkan dahilinde işverenden gerekli diğer evrakları yazı ile isteyerek, sistem tarafından güvenilir olarak muhafaza edilen kayıtlara Sosyal Güvenlik Kurumunun gerekli bilgileri girerek ulaşması tüm bu işlemlerin ortadan kalkmasına ve işverenin üzerindeki bürokratik işlemlerin azalmasına imkan verecektir.
