İnşaat ve Onarım İşlerinde, Yapım İşleri Genel Şartnamesi ve Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliğine Göre Tutulması Gereken Defterler – İbrahim DÖNER, SMMM

İnşaat Tutulması Gereken Defterler

İbrahim DÖNER
SM. Mali Müşavir
[email protected]

I-GİRİŞ

İnşaat ve onarım işlerinde tutulması gereken defterleri, kamu ihale kanunu, yapım işleri genel şartnamesi ve diğer mevzuatlar yönünden incelenmesi makalemizin konusunu oluşturacaktır. İnşaat işlerinde vergi usul kanunu yanında kamu ihale kanunu ve yapım işleri genel şartnamesi uyarınca tutulması gereken defterlerde belirtilmiştir. Bu defterlerin tutulması şantiyedeki inşaat işlerinin iş programlaması açısından çok önemli olup, bu defterler işveren tarafından imzalanarak muhafaza edilmelidir.

Yapım işleri genel şartnamesi uyarınca ve bayındırlık işleri kontrol yönetmeliğine göre yüklenici firmaların tutması gereken defterler aşağıdaki gibidir.

1. Puantaj defteri
2. Ataşman defteri
3. Yeşil defter
4. Sürveyan defteri
5. Şantiye defteri
6. Röleve defteri
7. Tutanaklar
8. Hakediş belgeleri

İşyerlerinde yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için şantiyede bu defterlerin tutulması zorunludur. Bunlarla ilgili planlamalar, yüklenici ile birlikte yapı denetim firması  tarafından belirlenecek kurallar çerçevesinde belirlenir. Kanunlarda tutulması gereken bu defterleri ve ilgili diğer belgeleri yüklenici imzalayarak saklamak zorundadır. İlgili kamu kurumları istediği zaman bu belgeleri yüklenici firmanın temin etmesi gerekmektedir.

Yüklenici firma ataşmanlar ile diğer defter ve belgeleri imzalamış olmakla içindekileri ve yapılan hesapların doğruluğunu kabul etmiş olur. İmzalamaz ve şerh düşerek imza atarsa, karşı görüşlerini yazılı olarak bildirmesi için defter ve belgelerin kendisine gösterildiği tarihten başlamak üzere bir süre verilir. Bu süre içinde karşı görüşlerini yazı ile bildirmezse, belgelerin ve defterlerin içindeki kayıtlı konuları kabul etmiş sayılır.

Bayındırlık işleri kontrol yönetmeliğine göre, inşaat ve onarım işlerinde aşağıdaki özel defterlerin kullanılması gerekmektedir. Bu defterlerin inşaat ve onarım işlerinde kullanılması işlerin izlenmesi, yürütülmesi ve kontrolüne olanak sağlayacaktır.

II – TUTULMASI GEREKEN DEFTERLER VE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

1. Şantiye günlük defteri

İnşaat işlerinin yürütülmesi açısından gerekli olan iş ve iş programları planlanıp aktarılır. Şantiye günlük defterine;

a. O günkü hava durumu,

b. İşin ilerleyişi, gelişmesi, planlanması,

c. İşlerde çıkan engeller,

d. Müteahhidin inşaatta kullanılmak üzere işyerine getirdiği bir daha şantiye dışına çıkarılamayan malzemeler ve bedelleri,

e. Ödenecek gereçler,

f. Fiyat farkına tabi gereçlerin çeşit ve miktarları,

g. Sözleşme gereğince müteahhidin iş başında bulundurulması gereken teknik elemanların o gün iş başında bulunup bulunmadıkları, işçilerin iş güvenliği kontrolleri ve takibi,

h. Çalışan işçi sayısı ve çalışan makineler,

i. Yapılan önemli toplantıların sonuçları,

j. Şantiye de kullanılacak hammadde ve stoklu malzemelerin nasıl muhafaza edileceği yazılır.

Şantiye defteri, çift yapraklı ve biri zımbalı olarak düzenlenir. Zımbalı kopya imzadan sonra müteahhide verilerek müteahhit firma tarafından muhafaza edilir.

2. Rölöve defteri

Kesin projesi mevcut olmayıp sözleşme ve şartnameler gereğince yapılan sanat yapıları ile her türlü inşaatın temel üst yüzünden aşağıdaki kısımların kayıtlarını tespit için kullanılan defterdir. Bu defter ataşmanın esasını teşkil eder. Müteahhit ile mühendis arasında ortak olarak bilinmesi ve unutulmaması gereken her şeyi yazmak için kullanılır. Röleve defterine,

• Kesin projesi bulunmayıp sözleşme ve şartnameler gereğince tiplere ve tanımlara göre yapılması zorunlu bulunan imalat, tesisat, inşaat ait kroki ve her türlü ölçümler,
• Her türlü yapının temel üst kotu altında kalan kısımları, bunlarla ilgili doğal zemin, temel tabanı, yer altı ve yerüstü su kotları, su debileri, zeminin klası, şev ve durumları, röpriz ve iksalara ait şekil, kroki, kot ve her türlü ölçmeler,
• Her türlü kazı, ariyet ve depo yerlerine ait kroki uzaklık kot ve ölçülen boyutları,
• Her türlü malzemenin figüre ve istiflerine ait kroki ve ölçmeler,
• Şartnamelerine göre tartılarak, ölçülerek veya sayılarak saptanacak miktarlar,
• İşyerinde bulunup da şartnamelerine göre kaldırılması veya bedeli ölçülere göre ödenmesi gereken her türlü yapı, geçici köprü, tesis, yol ve kanatlar ile ağaç kesimi gibi ileride saptanması ve ölçülmesi olanaksız imalat, tesisat ve inşaata ait ölçü, kroki ve şekiller,
• Kontrol mühendisi veya yetki verdiği yardımcısı tarafından müteahhit ile birlikte ve zamanında zemin üzerinde yerinde ölçülüp, iş başında kroki ve kesitleri çizilerek ölçü, boyut ve kotları bunlarla ilgili nivelman okumaları kaydedilerek birlikte imza edilir.

Röleve defteri sahifeleri sıra numaralı olup ilk sayfasına işin adı, yeri ve müteahhidin adı yazılır. Röleve defterine geçirilen kayıtların başına ilgili imalatın cinsi, türü ve yeri belirtilerek bu hususlara ait diğer bilgiler yazılır.

3. Ataşman defteri

Toprak altında kalma, sökülüp atılma gibi esas projede olmayan ve ileride görülmeyecek imalatların çizim ve sayısal bilgilerini tartı ve ölçüm tutanaklarının kayıt edildiği defterdir.

Ataşman defterine, röleve defterine kaydedilen plan ve projelerinde ölçü tahkik ve kontrolü mümkün olmayan işler kaydedilir. Ayrıca sözleşme gereği zamanında tutulması gereken tartı, yerinde ölçü, tespit ve benzeri tutanaklar da tarihleriyle birlikte ihtiva ettikleri hususları da belirtecek şekilde ataşman defterine geçilir. Ataşman defteri, günü gününe düzenlenir şantiye şefi ile birlikte şirket yetkilisi de imzalayarak muhafaza edilir.

Ataşman defteri resmi bir protokol defteridir. Davalarda kanıtlayıcı bir resmi belge kabul edilir. Uzun yıllar saklanması gerekmektedir. Ataşman defterinde, rölöve defterinde olduğu gibi ilk sayfasında defterin hangi tarihte verildiği, kaç sayfadan ibaret olduğu, ilgili idarenin adı ve kime verildiği yazılır.

4. Puantaj defteri

Bir şantiyede çalışan her türlü personelin bir aylık mesai hareketlerini, fazla çalışma, eksik gün, ne zaman gelip gelmediği gibi bilgileri gösteren ve onlara ödenen aylık ya da günlük ücrete esas teşkil eden bilgileri belirtten defterdir.

Şantiye puantörleri kendilerine görev olarak verilen iş sahasında bil fiil çalışmakta olan işçi, taşıt aracı ve makine miktarını, işlerin ve işçilerin de ayırımını yapmak suretiyle puantaj defterine kaydederler. İşçilerin ve nakil vasıtalarının gündelik ücretlerini de bu deftere kaydederler. Puantaj belgeleri, işçilerin maaş ödemelerini, hangi gün çalıştıklarını, kaç gün geldiklerini veya gelmediklerini gösteren resmi bir belgedir. Bu belge ne kadar doğru olursa işlerde sıhhatli şekilde ilerleyecektir.

5.Yeşil defter

İki hakediş arasında yapılan üretimi ve çeşitlerini gösteren söz konusu üretim ölçüm hesaplarının yapıldığı defterdir. Her hakediş döneminde yapılan toplam metrajları gösterir.

• Bitirilmiş ve kesin metrajları yapılmış olan işlerin miktarları kesin metrajdan alarak kaydedilir.
• Henüz bitirilmemiş imalat, tadilat, tesisat ve inşaat ile ihzaratın miktarları, yerinde yapılan ölçümlere göre bulunan veyahut projesinden alınan boyutları yazmak, gerekenlerin krokilerini çizmek veya tespit etmek ve bunların sonuçlarını hesap etmek.
• Ataşman defterinde hesaplanan miktarları aynen almak,
• Sözleşme ve eklerinde, fiyat farkı ödenmesine dair hüküm bulunan her türlü malzemenin işyerine geliş tarihleri, miktarları satın alma fiyatları ve işin bünyesinde kullanılan miktarları ve sonuçları göstermek.
• Sözleşmesine göre tartılarak, sayılarak zamanında ve iş başında saptanan miktarları ilgili tutanaklardan tespit etmek.

6. Sürveyan defterleri

İlk önce sürveyan nedir onun tanımını yaparak sürveyanın görevlerine değineceğim.

Sürveyan, yapılarda işçiye ve özellikle gereçlere nezaret eden kimsedir. İnşaat işlerinin fen, sanat ve sağlık kurallarına uygun olarak yapılmasından sorumlu olan ve aldıkları eğitime göre teknik öğretmen, yüksek tekniker, tekniker, teknisyen gibi unvanlara sahip kimseler bu kapsamdadır.

Sürveyanın görevleri:

• Görevlendirildiği şantiyede sürekli olarak bulunur. Şantiye veya kontrol mühendisinin tarif ve direktiflerine göre imalat veya inşaat işlerinin, fen ve sanat kurallarına uygun olarak yapılmasını gözetler.
• Görevlendirildiği işyerinde fiilen çalışan taşıt araçları ve iş makinelerinin çeşit ve sayılarını kontrol eder. Yapılan iş cinsine göre ayrı ayrı belirterek puantaj defterine kaydeder.
• Kullanılacak çimentonun bozulmamış, nemlenmemiş olmasına ve standartların dışına çıkılmamasına dikkat eder.
• Şantiyeye getirilen her türdeki inşaat, tesisat, mekanik malzemelerinin sözleşmelere uygun olarak depo edilmesini sağlar.
• Hazır betonun bekletilmeden süresi içinde yerine konulmasını, dökülürken bozulmamasını, gerekli sıkıştırmanın tekniğine uygun yapılmasını, kalıpların sulanmasını, yabancı maddelerden temizlenmesi için gerekli önlemleri alır.
• İdare tarafından sözleşme hükümlerine göre kira ile iş makineleri varsa bu makineleri koruyarak zarar görmemesini sağlar.
• Her gün yapılan iş planlamaları ve iş süreçlerini, bütün gün çalışılıp çalışılmadığını, havanın çalışmaya elverişli olup olmadığını kontrol eder.
• Yapılacak işte gerekli olan her türlü malzemenin eksiklik ve aksaklığa mahal vermeyecek şekilde, kontrol mühendisinin isteyeceği diğer malzeme tüketimini de baz alarak sürveyan defterine günlük programlı şekilde kaydeder.

Sürveyan tarafından günlük olarak tutulacak olan bu defterin ilk sayfasına;

• İşin adı,
• İşin yeri,
• Keşif bedeli
• Sürveyanın kimlik bilgileri, yazılarak sürveyan defterleri şantiye veya kontrol mühendisi, sürveyan ve işveren tarafından imzalanarak müteahhit firma tarafından muhafaza edilir.

7. Tutanaklar

Sözleşme ve ekli şartnameler gereğince, müteahhitle birlikte sayılmak, tartılmak, ölçülmek veya durumu saptamak koşulu ile bedelleri ödenecek imalat veya tadilatları miktarları yapıldığı veya kullanılacak yerlerle, nicelik ve niteliğini açık bir şekilde belirtilerek kontrol mühendisi başkanlığında en az iki kişilik bir kurul ve müteahhit ile birlikte düzenlenir ve imzalanır.

Tutanaklarda ;

• İşin adı,
• Kaç kopya olduğu,
• Hangi tarihte düzenlendiği ,
• Tutanak numarası kesinlikle belirtilir.

8. Hakediş Belgeleri

Yüklenicinin yapmış olduğu işler karşılığı olarak aldığı paraya “hakediş” veya “istihkak” denir. Hakedişte işlerin ayrıntıları, tamamlanma oranları, malzeme icmalleri yazılır. Şantiye mühendisi, taşeron ve yüklenici firma imzalayarak dosyada muhafaza eder.

III-SONUÇ VE DEĞERLENDİRME

İnşaat işleri riskli bir iş olup, iş kazası oranları yüksektir. Bu defterler tutularak iş planlamaları ve süreçleri kontrol altına alınmalıdır. İş programları ne kadar düzgün ve işler halde olursa iş verimliliği ve işin kalitesi de bir o kadar artmış olacaktır. Bu defterler, ilgili kamu kurumları tarafından istenildiği zaman ilgili mercilere ibraz etmek işverenin en önemli görevidir. Bu defterler tutularak her şey kayıt altına alınmalı ve şantiyede işler bu defter kurallarına göre disipline edilmelidir.

Kaynak

– Kamu İhale Kanunu

– Yapım İşleri Genel Şartnamesi

– Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği