e-Arşiv Başvuru Kılavuzu
487 Sıra No’ lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) ve e-Müstahsil Makbuzu (e-MM) uygulamalarından yararlanmak isteyen mükellefler için e-Arşiv Başvuru Kılavuzu güncellenmiştir.
1 Giriş
Bu kılavuz, Elektronik Arşiv (e-Arşiv) uygulamasına (e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu) başvuru yapacak mükelleflerin yapması gereken işlemleri açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
e-Arşiv Uygulamalarından biri olan e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.
e-Arşiv uygulamalarından, e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) veya e-Müstahsil Makbuzu (e-MM) uygulamalarına dahil olabilmek için ise e-fatura uygulamasına kayıtlı olma zorunluluğu bulunmamaktadır.
e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler, kendilerine uygun, aşağıda yer alan yöntemlerden birini seçebilirler.
Alomaliye.com Personel Bordro Programı Pro+İK
Alomaliye.com Kadar Güncel
Bu yöntemler;
i. Özel Entegrasyon Yöntemi: Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv Uygulamasından yararlanma yöntemidir.
ii. Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi: Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabildikleri yararlanma yöntemidir.
iii. Portal Yöntemi: Başkanlık tarafından bu kılavuzda bahsi geçen e-Arşiv uygulamaları kapsamında elektronik belge oluşturmayı sağlayan ve https://earsivportal.efatura.gov.tr/ web adresinden mükelleflerimizin kullanımına sunulan ücretsiz yararlanma yöntemidir. Bu yöntem, e-SMM ve/veya e-MM uygulamalarından yararlanmak isteyen mükellefler tarafından kullanılabilir.
2 Uygulamaya Başvuru
e-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler, yararlanmak istedikleri yönteme göre başvuru yapacaklardır.
2.1 Özel Entegrasyon Yöntemi ile Başvuru
Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv uygulamaları için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. Başkanlıktan e-Arşiv uygulamaları için özel entegrasyon izni alan kurumlar www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır.
e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.
2.2 e-Arşiv Uygulamasını Bilgi İşlem Sistemini Entegre Ederek Kullanmak Amacıyla Başvuru
Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım alt yapısına sahip mükelleflerin, e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri için geliştirilmiştir. e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükellefler, aşağıdaki evraklar ile birlikte “Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Caddesi No:16 Altındağ/ANKARA” adresine posta yoluyla başvuracaklardır.
• e-Arşiv Uygulamasının kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanılmak istendiğini belirten ve temsile yetkili kişi tarafından imzalanan dilekçe (e-Fatura Uygulamasına elektronik ortamda başvuran mükellefler ile posta yoluyla başvuran mükelleflerden şirket imza yetkilisi değişen mükellefler, ayrıca imza yetkilisine ait imza sirkülerinin aslı ya da noter onaylı suretini de dilekçelerine eklemek zorundadırlar.),
• BİS(Bilgi İşlem Sistem) Raporu, (Söz konusu raporda; e-arşiv uygulaması kapsamında belge (fatura, makbuz) ve rapor oluşturma, imzalama/onaylama, zaman damgası kullanma ve iletim/aktarım süreçlerinin ayrıntılı olarak açıklanması gerekmektedir.)
• TS ISO IEC 27001 veya ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi,
• ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi,
• TS ISO IEC 20000 veya ISO 20000 Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi Belgesi,
• Tebliğlerde ve kılavuzlarda öngörülen usul ve esaslara uygun kağıt ve elektronik ortamda düzenlenmiş belge ve rapor örnekleri.
Yukarıda belirtilen ISO sertifikalarından en az birine sahip olan mükellefler, başvuru evrakları ile birlikte sunacakları BİS Raporunda henüz sahip olmadıkları belgelere ilişkin olarak belgelerin ne şekilde, ne kadar sürede temin edileceğini ve belge temini konusunda hangi aşamada (başvuru, değerlendirme, tamamlanma sürecine ilişkin olarak ilgili kurumlardan alınacak resmi belgeler ile birlikte) olduklarını açıklamaları ve Başkanlığa belge temini için 6 ayı geçmemek şartı ile taahhütte bulunmaları halinde entegrasyon talepleri Başkanlıkça değerlendirilecektir. Başkanlıkça yapılan değerlendirme sonucu entegrasyon izni verilen mükelleflerin, taahhütlerine uygun olarak eksik belgelerini temin edememeleri halinde entegrasyon izinleri iptal edilebilecektir.
Başkanlığa posta yoluyla iletilen BİS Raporu ve başvuru evrakları değerlendirilerek uygun görülmesi halinde mükelleflere e-Arşiv uygulaması için entegrasyon çalışmalarına başlama ve test izni verilecektir.