Başarılı Bir Bütçe ve Bunu Engelleyen Faktörler
Burçin KAYA
SMMM – İç Denetçi
Mali Hukuk Bilim Uzmanı
burcin.kaya@arkas.com.tr
Bütçe, belirli bir dönem içerisindeki gelir ve giderlerin detaylarının tahminlenmesi olarak değerlendirilmektedir. Daha farklı bir ifade ile gelir ve giderlerin tutarsal boyutlarını dikkate alarak kâr/zarar ile büyüme süreçlerine yardımcı olan tablolardır. Bu tablolar işletmelerin üst yönetimlerine sunularak işletme politikalarının belirlenmesine yardımcı olmaktadır.
Gelecek ile ilgili olarak politika süreçlerinde ve geçmiş verilerin yorumlanmasında kullanılan bütçeler;
— Yönetim tarafından kabul edilmesi ve uygulamaya konulması,
— Örgütsel uyumu sağlaması,
— Kişilere tanımlanan sorumlulukların değerlendirilebilmesi,
— Değişken piyasa koşullarına göre esneklik gösterebilmesi
bakımından önem arzetmektedir.
Bütçeler oluşturulurken işletmenin muhasebe sisteminden geçmiş dönemlere ilişkin veriler alınarak bir tablo oluşturulmaktadır. Hazırlanan bu tablo aracılığı ile önceki yıl ve cari yıl verileri karşılaştırılarak gelecek ile ilgili politikalar saptanır.
İşletmelerde sağlıklı bir bütçe oluşturulabilmesi için ayrı bir birimin mutlak suretle yer alması gerekmektedir. Bunun yanında bütçe sürecinde uzun süreli yatırım planlamaları için koordineli bir şekilde çalışılması gereken “Stratejik Planlama Departmanı”nın da olmasında fayda bulunmaktadır.
Ayrı işletmelerden oluşan Holding kuruluşlarında ise bütçeler ilgili işletmenin üst yönetimi aracılığı ile oluşturularak grup yönetimine sunulmakta akabinde belirlenen dönemlerde diğer grup şirket bütçeleri ile konsolide edilebilmektedir. Uzun süreli olarak yapılan stratejik planlamaların üst yönetim onayı ile yapılması bizlere bütçe sorumluluklarının üst yönetimde olduğunu göstermektedir. Ancak yıllık olarak ya da diğer mana ile kısa süreli yapılan planlamalardaki üst yönetim sorumluluğu yatırım planlamalarındaki üst yönetim sorumluluğundan daha azdır.
İşletme bütçeleri hazırlanmadan önce mutlaka bir “Bütçe Hazırlama Rehberi” oluşturulmalıdır. Bu rehberde bütçeler için hangi belgelerin kullanılacağı, politikalar çerçevesinde tahminlemeleri kimlerin yapabileceği, bütçe hazırlayanların görev ve sorumlulukları, bölüm bütçelerinin konsolide edilerek son bütçenin kim tarafından hazırlanacağı, onaylanan bütçelerin kimlere gönderileceği, bütçe başarı raporlarının kimlere bildirileceği, bütçe içerik ve şeklinin nasıl olacağı, fiili sonuçların nasıl toplanacağı, bütçelenmiş sonuçların karşılaştırma sorumluluğunun ve farklılıklara ilişkin düzenleyici müdahalelerin yapım yetkisinin kimlerde olduğu gibi konuların yer alması gerekmektedir.
Yukarıda bahsedilen şekilde hazırlanmış bir rehber sayesinde bütçe yetki ve sorumlulukları açıkça belirlenmiş ve süreç ile ilgili olarak ortaya çıkan sorunların çözümüne katkı sağlanmış olacaktır.
Hazırlanan bütçe taslağı, yönetim tarafından belirlenen bütçe dönemi başlangıcından hemen önce Yönetim Kurulu ya da Genel Müdür tarafından onaylanmaktadır. İşletme içerisinde bir bütçe komitesi oluşturuldu ise bütçe onayı bu komite onayı ile de yapılabilmektedir.
Bütçe denetimi ile görevlendirilmiş birimlerce denetlenen planlı bütçeler fiili bütçeler ile karşılaştırılarak olumlu ya da olumsuz sapmaların sebepleri araştırılmaktadır. Zamanında yapılan bütçe denetimleri işletmelerin üst yönetimine ve çalışanlarına bilgi sağlanması açısından önem arzetmektedir.
Bütçelerin hazırlanması ve bütçe dönemi sonrasında yorumlanması her ne kadar stabil bir sisteme dayandırılsa da bütçelerde de bir takım hususlar dikkate alınmamaktadır. Bunlar;
— Tahminlere dayanılması,
— İş hayatının ve sektörlerin dinamik olması,
— İşletmelerin uygulama yönünden çalışanlarına bağlı olması,
— Yönetimin bulunmadığı durumlarda önemini yitirmesi
şeklinde sıralanabilir.
Yukarıda bahsedilen eksiklikler ve doğal piyasa durumları dikkate alındığında bütçelerin başarısızlıkla sonuçlanmasına neden olan bir takım faktörlerden de bahsedilebilir.
Bunlar;
− Bütçe hazırlama sürecinde, işletmelerin içinde bulunduğu piyasa koşullarının iyi analiz edilmesi ve takip eden bütçe dönemi içerisinde sektör beklentilerinin dikkate alınması gerekmektedir. Aksi taktirde üretime başlanması planlanan veya satış hasılatında artış planlanan ürünlerde, teknolojik gelişmeler, moda değişiklikleri, ikame ürün fiyat avantajı vb. nedenlerle toplam hasılat beklentilerin altında gerçekleşmekte ve işletme bütçelerinde çok yüksek tutarda sapmalar oluşturmaktadır.
− İşletme bütçeleri oluşturulurken sadece fiyat değil aynı zamanda miktarlarının da dikkate alınması gerekmektedir. Fiyat üzerinden yapılan tahminlemeler ve belirlenen politikalar içerisinde ekonomik dalgalanmalar, tüketici davranışları gibi değişkenlerin bulunması nedeniyle rapor kullanıcılarına objektif bir değişim verisi sunulamamaktadır. Ayrıca fiyat üzerinden yapılan tahminlemeler işletmenin iştigal konusuna ve ödeme/tahsilat şekline göre de bütçeler üzerinde sapmalar meydana getirebilecektir.
− Esnek bütçe; bir bütçenin tek bir seviyeye odaklanmasından çok, bir aralığa ayarlanmasıdır. Daha açık bir ifade ile her hesap kalemine göre giderlerin analizini, bunların genel giderler içerisinde sabit ve değişken olarak ayrımını ve her bir masraf kalemi için ayrı bir yapı oluşturulmasını ifade etmektedir. Esnek olarak düzenlenmemiş bütçelerde işletme bütçe döneminde yaşanan faaliyet hacmi değişiklikleri gözardı edildiğinden fiili tutarlar ile tahminlenen tutarlar arasında büyük farklılıklar oluşturulabilmektedir.
− Bütçe dönemlerinde bütçelenmiş tutarlar ile fiili tutarların konusunda uzman kişilerce yorumlanması ve sonuca kavuşturulması gerekmektedir. Aksi taktirde konusunda uzman olmayan kişiler tarafından sadece ilgili bütçe kalemindeki tutarsal sapma dikkate alınarak yapılan yorumlar ve belirlenen politikalar işletmeye bir sonraki bütçe döneminde önemli zararlar verebilmektedir.
− Uygulama dönemi bütçelerinin güvenilirliği bir önceki dönem verilerinin güvenilirliği ile doğru orantılıdır. Önceki dönem mali verilerinin, maliyet çalışmalarının, hesaplamaların ve yöntemlerin tam olarak gerçeği yansıtmaması bu verilere göre hazırlanan bütçede sapmalar oluşmasına neden olacaktır. Aynı zamanda işletmelerde önceki dönemlere ilişkin hazırlanan denetim raporlarının da kontrol edilmesi ve risklerin dikkate alınarak gerekli hazırlıkların yapılması gerekmektedir.
− Bütçeler işletmeler için yapı taşı niteliğindedir. İşletmelere ait tüm süreçlerin ayrıntılı bir şekilde analiz edilerek objektif unsurlar doğrultusunda değerlendirilmesi, gelecek dönem politikalarının belirlenmesinde önemli rol oynayan bütçenin hazırlanmasına yeterli zaman ayırmak gerekmektedir. Yukarıda değinilen konularda gerekli özverinin gösterilmemesi ya da ayrıntılı analiz için yeterli zamanın bulunmaması durumunda oluşturulacak bütçeler gerçeği yansıtamayacak dolayısı ile geleceğe yönelik politikaların yanlış belirlenmesine sebebiyet verecektir.
− Üretim firmalarında dönem içi üretimin ve stok miktarlarının analizi çok önemlidir. Üretim süreci içerisinde yapılabilecek iyileştirme çalışmaları ile üretimin arttırılması sağlanabilir. Üretim artışına paralel olarak satış hacminde bir artışın meydana gelmemesi hasılat ve harcama arasında dengesizliğe ek olarak stok maliyeti oluşturacağı için yanlış politika süreçlerine sebep olacaktır. Bu yüzden üretim hacmi artışlarının gerekliliğini iyi analiz etmek gerekmektedir.
− Bütçe oluşum sürecinde gelecek dönemlere ilişkin tahminlemelerin yapılabilmesi muhasebede kayıtlı olan önceki dönem verilerinin doğruluğu ve belgeler ile kanıtlanabilir nitelikte oluşu ile doğrudan ilişkilidir. Muhasebenin “Tarafsızlık ve Belgelendirme” kavramını açıklayan bu durumun tüm muhasebe süreçlerinde uygulanması gerekmektedir. Aksi takdirde gerçeği yansıtmayan verilere dayanılarak oluşturulan tablolar da gerçeği yansıtmayacak ve sonuçlar da beklendiği gibi olmayacaktır.
Sonuç olarak; bütçelerin hazırlık süreçlerinde izlenecek yolun, uyulacak kuralların, yerine getirilecek görevlerin, yetkilerin ve sorumlulukların belirlenmesine yönelik “Bütçe Rehberi”nin oluşturulması ve üst yönetim tarafından kabul görmesi büyük önem arzetmektedir. Bunun yanında yukarıda bahsedilen bütçe hazırlık sürecinde dikkat edilmesi gereken konular sayesinde bütçelerin hem doğru hazırlanması hem de sonuçlarının doğru analiz edilmesi sağlanacaktır. Diğer taraftan bütçe sonuçlarında meydana gelen sapmalara ilişkin sorumlular tanımlandığı için belirlenecek işletme politika süreçlerinde daha hızlı ve etkili aksiyon alınacaktır.
