Kooperatiflerin Genel Kurullarında Bakanlık Temsilcisi 2017/1
T.C.
GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI
Kooperatifçilik Genel Müdürlüğü
Sayı : 96968930-251.03
Konu : Kooperatiflerin Genel Kurullarında Bakanlık Temsilcisi Görevlendirilmesi
………………………………………….VALİLİĞİNE
(Ticaret İl Müdürlüğü)
GENELGE
(2017/1)
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1- (1) Bu genelge; kooperatifler, kooperatif birlikleri, kooperatif merkez birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği genel kurul toplantılarına temsilci görevlendirilmesine yönelik usul ve esaslar ile temsilcilerin toplantı öncesinde, toplantı esnasında ve toplantı sonrasındaki görev, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Kapsam
Madde 2- (1) Bu genelge, 3/6/2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 13 üncü maddesinin birinci fıkrasının (d) bendi uyarınca Gümrük ve Ticaret Bakanlığının görev alanındaki kooperatifler, kooperatif birlikleri, kooperatif merkez birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğinin genel kurul toplantıları ve bu genel kurul toplantılarına görevlendirilen temsilciler hakkında uygulanır.
Dayanak
Madde 3- (1) Bu genelge, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 86 ve 87 nci maddeleri, 3/6/2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 13 üncü maddesi ile Kooperatif ve Üst Kuruluşların Genel Kurullarında Bulundurulacak Ticaret Bakanlığı Temsilcisinin Nitelik ve Görevleri Hakkında Tüzük hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4- (1) Bu genelgede geçen;
a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını,
b) Genel Müdürlük: Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünü,
c) İl Müdürü: Ticaret İl Müdürünü,
ç) Kanun: 1163 sayılı Kooperatifler Kanununu,
d) Kooperatif: Gümrük ve Ticaret Bakanlığının görev alanındaki kooperatif, kooperatif birliği, kooperatif merkez birliği ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğini,
e) Müdürlük: Ticaret İl Müdürlüklerini,
f) Temsilci: 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 87 nci maddesi uyarınca kooperatif, kooperatif birliği, kooperatif merkez birliği, Türkiye Milli Kooperatifler Birliği genel kurullarında bulundurulması gereken Bakanlık temsilcisini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Başvuru Süreci
Temsilci talebi
Madde 5- (1) Kooperatiflerce genel kurul toplantıları için temsilci görevlendirilmesi talebinde bulunulması zorunludur.
(2) Temsilci görevlendirilmesi başvurularında;
a) Bu genelge ekinde yer alan başvuru formu (Ek:1),
b) Çağrı için alınan kararın örneği (görev süresi sona ermiş olsa bile kooperatifi temsil ve ilzamla yetkili son yönetim kurulu, denetim kurulu, anasözleşme ile bu hususta yetkili kılınan diğer bir organ veya tasfiye memurları, varsa ortağı olduğu birlik yönetim kurulu kararı ya da kesinleşmiş mahkeme kararı),
c) Toplantı gündemi,
ç) Vezne alındısı
genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce Müdürlüğe teslim edilir.
Çağrıya yetkililerin incelenmesi
Madde 6- (1) Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS), elektronik ortamdaki Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) kayıtları ve ilgili kooperatif dosyasındaki kayıtlar incelenerek çağrıyı yapanların genel kurulu toplantıya çağırmaya yetkili olup olmadıkları belirlenir.
(2) Yapılan incelemelerde sonuca ulaşılamadığı takdirde; ilgili ticaret sicil müdürlüğünden ivedi olarak bilgi alınır.
Başvuruların değerlendirilmesi
Madde 7- (1) Genel kurulun yetkisiz kişilerce toplantıya çağrılması veya sunulması gereken belgelerde eksiklik bulunması veyahut başvuru ile genel kurul tarihi arasında 15 gün süre bulunması kuralına uyulmaması halinde alomaliye.com temsilci görevlendirilmez. Ancak, geçerli bir mazeret nedeniyle süresinde yapılamayan başvurulardan; kamu yararı, hizmetin etkin, ekonomik ve verimli yürütülmesi ilkeleri kapsamındaki değerlendirmede uygun görülenlere temsilci görevlendirilebilir.
(2) Kanunun 47 nci maddesi kapsamında yapılan genel kurul toplantıları için de temsilci görevlendirilmesi başvurusunda bulunulması zorunludur. Ancak, bu başvurularda süre şartı aranmaz.
(3) Üç yıl üst üste genel kurul yapmadığından Kanunen dağılmış sayılan kooperatiflerce temsilci başvurusunda bulunulursa, toplantı gündeminde münhasıran tasfiye kararı alınmasına dair madde veya kooperatif faaliyetlerinin sürdüğüne dair mahkeme kararının bulunması halinde temsilci görevlendirilir.
(4) Anasözleşmede hüküm bulunması halinde, genel kurul toplantısı başka bir ilde yapılabilir. Bu durumda, genel kurulda temsilci görevlendirilmesinde, kooperatifin merkezinin bulunduğu Müdürlük yetkilidir.
(5) Belge eksikliği halinde ilgililere bildirilerek tamamlanması istenir.
(6) Bu genelge hükümlerine uygun bulunmayan başvurular yazılı olarak reddedilir.
Temsilci sayısı
Madde 8- (1) Genel kurul toplantılarının yoğun olduğu dönemlerde, temsilci görevlendirilmesi başvurularının değerlendirilmesinde; başvuruda bulunan kooperatiflerin ortak sayıları, türleri, genel kurul gündemindeki hususların önemi, evvelce yaşanmış ihtilaflar, genel kurul toplantısının yapılacağı yer ile Müdürlükte temsilci olarak görevlendirilebilecek personel sayısı gözetilerek, öncelikle temsilci gönderilmesi zorunlu görülenlerin talepleri karşılanır.
(2) Ortak sayısı binden az olan kooperatiflerin genel kurulunda en fazla iki temsilci görevlendirilir.
Temsilcinin niteliği
Madde 9- (1) Genel kurul toplantılarında Bakanlık merkez veya taşra teşkilatında memur olarak görev yapan, en az lise mezunu ve Bakanlıkça kooperatifçilik konusunda düzenlenen eğitime katılmış ve sınavda başarı sağlamış olanlar temsilci olarak görevlendirilir.
(2) Belirtilen niteliklere sahip kişiler arasından temsilci görevlendirilememesi halinde; Bakanlık merkez veya taşra teşkilatında çalışan diğer Devlet memurları arasından temsilci görevlendirilir.
(3) Yardımcı hizmetler sınıfında (şoför ve hizmetli gibi) bulunan memur, genel kurul toplantılarında temsilci olarak görevlendirilmez.
Temsilci görevlendirilmesi
Madde 10- (1) Temsilci görevlendirmeleri, hakkaniyete uygun şekilde yapılır.
(2) Temsilci görevlendirilmesinde aşağıdaki sıralama esas alınır.
a) Bakanlık temsilcisi eğitimine katılan ve sınavda başarılı olanlar,
b) (a) bendi kapsamında görevlendirme yapılamaması durumunda, Bakanlık temsilcisi eğitimine katılan, ancak sınava giremeyen veya sınavda başarılı olamayan, ancak Müdür tarafından temsilci olarak görevlendirilmesi uygun görülenler,
c) (a) ve (b) bentleri kapsamında görevlendirme yapılamaması durumunda ise temsilci olarak görevlendirilmesi uygun görülenler.
(3) Gerektiğinde 9 uncu maddedeki şartları taşıyan Bakanlık merkez teşkilatı memurlarından da Genel Müdürlükçe görevlendirme yapılabilir.
İl Müdürünün görevlendirilmesi
Madde 11- (1) İl Müdürü ancak gündeminde önemli hususlar ya da evvelce yaşanmış ihtilafları bulunan kooperatifler ile Esnaf ve Sanatkarlar Kredi ve Kefalet Kooperatifleri ve kooperatif birliklerinin toplantılarına Valilik Makamının onayı ile temsilci olarak görevlendirilebilir.
Temsilci ücreti
Madde 12- (1) Temsilcilerden her birine Bakanlıkça belirlenen miktarda ücret maliye veznesine yatırılır. Belirlenen miktarın altında ücret yatıran kooperatiflere temsilci görevlendirilmez.
(2) Usulüne uygun olarak temsilci talebinde bulunulup çoğunluk sağlanamaması sebebiyle gerçekleştirilemeyen genel kurul toplantısına ait çağrı davetinde bir sonraki toplantının tarihi, saati ve yerinin belirtilmiş olması durumunda, bu toplantı için de temsilci ücretinin yatırılması ve vezne alındısının Müdürlüğe iletilerek temsilci görevlendirilmesinin talep edilmesi zorunludur. Ancak, ilk toplantıya temsilcinin katılmamış olması durumunda ikinci kez temsilci ücreti yatırılmaz.
(3) Temsilci ücretleri toplantının çalışma saatleri içinde ya da dışında olmasına göre belirlenen tutarda ödenir. Bunun dışında kooperatifçe başkaca bir ücret ödenmez.
(4) Fazla yatırılan temsilci ücretleri bilahare iade edilir.
(5) İl merkezi dışında yapılan genel kurul toplantılarına görevlendirilen temsilcilere, maliye veznesine yatırılan temsilci ücreti dışında, Müdürlükçe geçici görev yolluğu ödenir.
Ticaret sicili müdürlüğüne bildirilecek hususlar
Madde 13- (1) Bu genelge hükümlerine uygun şekilde temsilci talebinde bulunmayan ve fakat genel kurul toplantısını gerçekleştiren kooperatifler, Müdürlükçe, ticaret sicil müdürlüğüne bildirilir.
(2) Müdürlükçe, temsilcinin katıldığı veyahut usulüne uygun olarak temsilci görevlendirilmesi talebinde bulunulmasına rağmen temsilci görevlendirilemeyen ya da temsilci görevlendirildiği halde katılımın moc.eyilamola sağlanamadığı genel kurul toplantılarına ait ortaklar listesi ile genel kurul toplantı tutanağının bir örneği, bu genelgenin 18 ve 21 inci maddeleri kapsamında, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 30 uncu maddesinde belirlenen süreler dikkate alınmak suretiyle ticaret sicili müdürlüğüne gönderilir.
Suç duyurusu
Madde 14- (1) Genel kurulu süresinde toplantıya çağırmayan faal kooperatiflerin yöneticileri hakkında Kanunun Ek 2 nci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, Müdürlükçe Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulur.
(2) Genel kurulu süresinde ve usulüne uygun şekilde toplantıya çağıran ancak, Müdürlüğe temsilci görevlendirilmesi talebinde süreye uymayan ya da temsilci talebi başvurusunda belge eksikliği bulunan kooperatif yöneticileri hakkında suç duyurusunda bulunulmaz.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Kurul Toplantısı Hazırlığı ve Açılış
Temsilcinin toplantı öncesi görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 15- (1) Temsilci, görevlendirildiği toplantılara Devlet memuruna yakışır kılık ve kıyafetle zamanında gider.
(2) Toplantı açılmadan önce temsilci tarafından aşağıdaki işlemler yapılır.
a) Toplantı çağrısının Kanuna ve anasözleşme hükümlerine uygun yapılıp yapılmadığı,
b) Ortaklar listesinin Tüzük ve anasözleşme hükümleri uyarınca hazırlanıp hazırlanmadığı,
c) Ortaklar listesini imzalayanların; kimlik, ortaklık ve varsa temsile ilişkin belgelerini ibraz edip etmedikleri,
ç) Toplantıya katılma hakkına sahip ortakları gösterir listenin, ortaklar veya temsilcisi tarafından imzalanıp imzalanmadığı,
d) Temsilci tarafından imzalanan listenin görünür şekilde asılıp asılmadığı,
e) Toplantıya asaleten ve vekâleten katılanların sayısının rakamla ve yazıyla toplantı tutanağında yer alıp almadığı,
incelenir.
(3) Toplantı yeter sayısı, ilan edilen toplantı saatinden sonra en az bir saat olmak üzere makul bir süre beklenmesine rağmen sağlanamamışsa, temsilci genel kurulu toplantıya çağıran yetkililer ile tutanağı düzenleyerek toplantı yerinden ayrılır.
(4) Temsilci, imza sırasında ortakların ya da temsilcilerinin kimliklerinin ve temsil belgelerinin ibrazı işlemini takip eder ve gerektiğinde uyarılarda bulunur. Ancak, şikâyet veya ihbar olduğunda ya da kuşku duyulduğunda kimlik denetimini bizzat yapar. Ayrıca, temsile ilişkin hükümleri açıklayarak, ıslak imzası bulunmayan temsil belgelerinin geçersiz olduğunu ve temsil edilenin aynı genel kurul için farklı kişilere temsil yetkisi vermesi halinde ise temsil edilemeyeceğini belirtir.
(5) Temsil belgesinde; temsil yetkisi veren ortağın adı, soyadı ve imzası, temsilcinin adı ve soyadı, temsilci ortaklık sıfatına haiz değilse; ortağın birinci derece kan ve kayın hısmı (ortağın eşi, annesi, babası, çocuğu gibi) olup olmadığına dair bilgi, temsil belgesinin ait olduğu genel kurul bilgileri, temsil yetkisinin kapsamında yer alır.
(6) Anasözleşmedeki hükme binaen ölen ortağın mirasçılarının kooperatifte ortak olarak kalmalarının sağlanmış olması ve bir temsilciyi üç ay içinde veraset ilamı ile birlikte kooperatife bildirmeleri halinde ortaklığa ilişkin hak ve vecibeler temsilci aracılığıyla yürütülür.
(7) Haklarındaki çıkarma kararı kesinleşmeyen ortakların hak ve yükümlülükleri devam ettiğinden genel kurula katılma, seçme ve seçilme haklarını kullanmaları sağlanır.
(8) Genel kurul toplantısının yönetiminin, ortaklar veya üst kuruluş temsilcilerinden seçilen başkan ve üyeler tarafından yürütülmesine dikkat edilir ve divan heyetinin seçimi titizlikle izlenir. Temsilci, genel kurul toplantısının sevk ve idaresine müdahalede bulunmaz, ancak gerektiğinde divan başkanını ve genel kurulu uyarıp yol gösterir ve açıklamalarda bulunur.
(9) Genel kurul toplantısı için birden fazla temsilcinin görevlendirilmesi halinde, toplantının temsilcilerin huzurunda açılması ilke olmakla birlikte temsilcilerin aynı anda gelememesi durumunda, makul bir süre beklenir. Bu süre içinde de gelmediği takdirde toplantı mevcut temsilcinin gözetiminde açılır. Toplantının açılmasından sonra gelen temsilci toplantıya katılamaz.
(10) Kanunun 87 nci maddesinin son fıkrasında belirtilen bir saatlik süre beklendikten sonra toplantının temsilci olmadan açılması durumunda, bu toplantılara temsilciler sonradan katılamaz.
Konuşma metni
Madde 16- (1) Toplantı açılışını müteakiben, temsilci kendisini tanıtarak, görev ve yetkisini belirtir. Mal bildirimi zorunluluğu, defterlerin açılış kapanış onaylarının yapılması ve tutulması konularında gerekli bilgilendirmeleri yapar (Ek:2).
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Gündem Maddelerinin Görüşülmesi,
Kararların Alınması ve Tutanağın Yazılması
Temsilcinin toplantı sırasındaki görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 17- (1) Temsilci; genel kurulda, toplantıyla ilgili olarak kendisine sorulan soruları cevaplandırır, toplantının ilgili Kanunlar, anasözleşmeler ve diğer mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak üzere gereken açıklamaları yapar.
(2) Kanunun 46 ncı maddesine göre, dörtten az olmamak üzere ortakların en az 1/10’u tarafından genel kurul toplantısından en az 20 gün önce yazılı olarak bildirilecek hususların gündeme alınması zorunlu olduğundan, gündem ortaklara duyurulduktan sonra başvuru yapıldığı takdirde, konu yine de gündeme eklenir; bu yasal zorunluluğa yönetim kurulu uymamışsa divan başkanının konuyu gündeme alması sağlanır. Ancak, bu durumda istemde bulunan 1/10 ortağın, yasal başvuruyu zamanında yaptığını kanıtlaması gerekir.
(3) Gündemin görüşülmesine geçilmeden önce, gündeme madde eklenmesi hususunda teklif bulunup bulunmadığının genel kurulun bilgilendirilmesi hususunda divan başkanlığı uyarılır.
(4) Tartışmanın yoğun olarak yaşandığı genel kurul toplantılarında açıklama ve uyarılar kısa, açık, kesin ve uygun bir dille yapılır. Tereddütlü ifadeler kullanılmaz. Karmaşık ya da tartışmalı konularda konu iyi biliniyorsa açıklama yapılır, mümkünse ilgili kanun ve anasözleşme hükmü yüksek sesle okunur.
(5) Divan heyeti üyeleri ve ortaklar ile tartışmadan kaçınılır, toplantıyı terk etme gibi bir davranışa kesinlikle gidilmez.
(6) Divan başkanı ve kâtip üyeler toplantıyı yönetebilecek ve tutanağı yazabilecek bilgi ve yeteneğe sahip değilse, temsilci divana yardımcı olur; tutanağı bizzat yazmayıp, yapılan konuşmaların ve alınan kararların tutanağa yazılmasına nezaret eder.
(7) Genel kurul toplantı tutanağının, toplantının yapıldığı yerde yazılıp imzalanması zorunlu olup tutanağın toplantı yerinde, genel kurul divanınca düzgün ve okunaklı biçimde yazdırılmasına temsilci yardımcı olur. Toplantı tutanağının, toplantının yapıldığı yer ve zamanda yazılıp imzalanmaması durumunda temsilci, tutanağa imza atmaz. Bu konuda tutanağa şerh düşüp imzalar, raporunda bu hususa yer verip, toplantıda alınan kararlardan raporunda kısaca bahseder. Şerhli tutanak Müdürlük tarafından acele olarak ticaret sicil müdürlüğüne intikal ettirilir ve genel kurul toplantı tutanağının tescil edilmemesi istenir.
(8) Temsilciler, Kanunun 49 uncu maddesi gereği anasözleşmesinde hüküm bulunan ve ortak sayısı 1000’in üstünde olan kooperatiflerde asaleten ve temsilen (1 ortağın 9 ortağı temsil etmesiyle) genel kurul toplantısında var olan nisabın organ seçimlerine gelindiğinde korunması şartıyla, yeni bir toplantı nisabı aranmaksızın her ortağın seçimlerde en fazla bir ortağı temsilen oy kullanacağı hususuna dikkat eder.
(9) Temsilciler, genel kurul toplantısında ilgili kanunlar ve her kooperatifin anasözleşmesinde öngörülen toplantı ve karar nisaplarına dikkat eder. Temsilciler genel kurul toplantısında ilgili kanunlara ve anasözleşmelere aykırı karar alındığı veya karar nisabı bulunmadığının sayısal olarak tespit edildiği durumlarda, kararların geçerli olmayacağı yönünde gerekli uyarılarda bulunur. Buna rağmen karar alınmışsa, alınan kararlar hakkındaki şerhini tutanakta ve temsilci raporunda belirtir. Tutanak ve temsilci raporu, Müdürlük tarafından acele olarak ticaret sicili müdürlüğüne gönderilir ve şerh kapsamındaki konuların tescil edilmemesi istenir.
(10) Genel kurul tutanağında, görüşmelerin içeriği, söz alanların kimler olduğu, kimlerin alınan kararlara karşı muhalefet şerhi düştükleri ve muhalefet sebepleri, lehte, aleyhte ve çekimser oyların sayıları ile bilinmesi gerekli diğer hususlar açıkça belirtilir. Toplantı sırasında önerge verilmesi durumunda, önergelerden özetle söz edilip alınan kararlar açıkça yazılır, önergelerin özetlenemeyecek kadar uzun ve karmaşık olması gibi durumlarda tutanağa geçirilmekle birlikte, önergelerin tüm sayfalarının altları divan heyeti ve temsilci tarafından imzalanır ve önergeler tutanağa ek yapılır. Süre darlığı ya da başka bir toplantıya yetişebilme gibi nedenlerle yükümlülükler aksatılmaz.
(11) Bakanlığımız Müfettişlerince yapılan denetim veya incelemeler ile Müdürlüklerce yapılan incelemeler sonucunda kooperatife gönderilen talimatların bir örneği temsilcide bulunur. Talimatlar gündeme alınmış ise ilgili gündem maddesinde görüşülmesine nezaret edilir, gündeme alınmamış ise yönetim ve denetim kurulu üyelerinin ibrasına ilişkin gündem maddesinde söz konusu talimatlarla ilgili olarak temsilci tarafından genel kurula ayrıntılı bir şekilde açıklama yapılır.
(12) Gündemde anasözleşme değişikliği varsa, temsilci, Bakanlıkça izin verilip verilmediğini araştırır, izin alınmamışsa genel kurula gerekli uyarılarda bulunur.
(13) Anasözleşmelerinde ibra edilmeyen yönetim ve denetim kurulu üyelerinin bu organlara aynı genel kurulda tekrar seçilemeyecekleri hükmü yer alan kooperatiflerde, ibra edilmeyen yönetim ve denetim kurulu üyelerinin aday olamayacakları konusunda divan başkanı ve genel kurul uyarılır.
(14) Genel kurul toplantısında, yönetim ve denetim kurulu raporları ile bilanço ve gelir gider cetvelinin mutlaka okunması konusunda gerekli uyarılar yapılır.
(15) Yönetim ve denetim kurulları üyeliklerine seçilme koşullarına ilişkin Kanunun 56 ve Ek:3 üncü maddeleri ve anasözleşmelerin ilgili hükümlerinin, seçimlere geçilmeden önce gerektiğinde genel kurula okunması ve üyelerin kaç yıl için seçildiğinin tutanakta belirtilmesi sağlanır.
(16) Tutanakta yanlış yazılan kelime, rakam ve satırlar karalanmaz, okunacak biçimde ortasından tek çizgiyle çizilerek iptal edilir, yanına parantez içinde (çizildi) denilerek doğrusu yazılır. Ay adları, bir ve iki basamaklı sayılar, rakamla değil yazıyla yazılır; tutanakta sonradan ilaveler yapılmasına imkân verebilecek boşluklar bırakılmaz. Tutanağın başlangıç kısmına, genel kurul toplantısının başlama saati ve tutanağın son kısmına da genel kurulun bitiş tarihi ve saati mutlaka yazılır.
(17) İlgili kanunlar, anasözleşmeler ve iyi niyet kurallarına aykırı olarak yapılan işlemler hakkında temsilci tarafından tutanağa şerh düşülür.
(18) Tutanakta sırasıyla; giriş bölümü, genel kurulda her bir gündem maddesine ilişkin yapılan açıklamalar ya da alınan kararlar ve tutanağın bitiş bölümü divan başkanınca kâtiplere eşzamanlı olarak yazdırılır.
(19) Kooperatif unvanı; toplantı tutanağına ve temsilci raporuna, Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinde ilan edilen şekliyle tam olarak yazılır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Toplantının Sona Ermesi
Toplantı sonrası yapılacak işlemler ve rapor düzenlenmesi
Madde 18- (1) Toplantıya temsilci katılmış ise genel kurul tutanağı ve ortaklar listesinin sadece birer nüshası temsilci tarafından toplantı bitiminde alınıp genel kurul toplantısına ilişkin belgelerin nelerden ibaret olduğunu belirten bir yazı ile Müdürlüğe teslim edilir. Bu belgeler kooperatif yetkililerinden ayrıca istenmez.
(2) Temsilci raporunda, muhalefet şerhi ile diğer önemli hususlar belirtir. Ayrıca, toplantı tutanağının taraflarca düzenlenememesi ya da imzalanamaması gibi durumlarda bu hususlara raporda mutlaka yer verilecektir. Bu gibi hususlar söz konusu değilse raporda, toplantıda önemli bir hususun olmadığının belirtilmesi ile yetinilecektir.
(3) Kanun ve anasözleşmede yer alan toplantı ve karar nisabının kalmadığı sayım sonucu tespit edilmişse, toplantıya devam edilmemesi yönünde gerekli uyarılarda bulunulacak ve durum tutanağa bağlanacaktır. Düzenlenecek bu tutanakta toplantı nisabına ilişkin olması gereken ortak sayısı ile toplantı mahallinde bulunan mevcut ortak sayısı ayrıca belirtilecektir.
ALTINCI BÖLÜM
Tarım Satış Kooperatifleri ve Birliklerinin Genel Kurullarında Bakanlık
Temsilcisinin İlave Görevleri
Tarım satış kooperatifleri ve birliklerinin genel kurullarına özel hususlar
Madde 19- (1) Tarım satış kooperatif birliklerinde, 4572 sayılı Kanunun 5 inci maddesi uyarınca çıkarılan “Bağımsız Denetime Tabi Olacak Tarım Satış Kooperatif Birliklerinin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ” kapsamındaki birlikler için bağımsız denetçi seçilir. Bu seçimde, yönetim kurulunca veya genel kurulda önerilen isimler arasından açık oylama ile seçim kuralına uyulup uyulmadığına dikkat edilir.
(2) Genel kurula katılma hakkı olan ortakların/temsilcilerin yarısından fazlasının toplantıda hazır bulunması ve ortaklar cetvelini imzalamaları, halinde toplantı açılabilir. İlk toplantıda toplantı nisabı sağlanamadığı takdirde, ikinci toplantı için en az divan heyetini ve yönetim kurulu asıl ve yedek üye sayısını oluşturacak sayıda genel kurula katılma hakkına sahip ortak/temsilcinin bizzat hazır bulunması ve ortaklar cetvelini imzalaması gerekmektedir. Temsilci belirtilen hususlara uygunluğu kontrol eder.
(3) Yönetim kurulu üyelerinin ibrası, bunlara yapılacak ödemeler, yönetmelikler ile diğer düzenleyici işlemlerin kabulü veya değiştirilmesi; yönetmelikte genel kurulun yetkisinde tanımlanan gayrimenkul alımı ve satımı ile gayrimenkullerin değerlendirilmesi, kredi kullanımı, yatırım, imalat ve inşaat iş ve işleri, alacakların terkini, şube açılması ve işletme kurulması, şirket ve diğer teşekküllere iştirak etme veya çıkma kararlarının alınabilmesi için her halükarda birliklerde temsilcilerin en az 1/4’ünün; kooperatiflerde ise ortakların en az 1/10’unun (genel kurula katılma hakkına sahip ortak sayısı 1.000’in üzerinde ise 1/20’sinin) bizzat toplantıda bulunması ve ortaklar cetvelini imzalaması gerektiğinden genel kurul toplantılarında bu hususlara riayet edilmesi takip edilir.
(4) Yönetim kurulu üyelerinin görev süreleri dolmadan azli ve yerlerine yenilerinin seçilmesi ile ilgili hususlar; genel kurula katılma hakkına sahip olanların beşte üçünün gündem maddelerinin görüşülmesine geçilmeden önce yazılı olarak talepte bulunması hali ile haklarında Kanunda sayılan ve göreve seçilmelerine engel teşkil eden suçlar veya görevi kötüye kullanma suçu nedeniyle adli makamlarca dava açılması, Bakanlıkça Kanunun 90 ıncı maddesi gereği görevlerine tedbiren son verilmesi, denetim sonucunda düzenlenen raporda ibra edilmemeleri yönünde görüş belirtilmesi halleri dışında, genel kurul toplantısı gündemine alınıp görüşülemeyeceğinden, yönetim kurulu üyelerinin azli ve yerlerine yenilerinin seçilmesine ilişkin kararların ancak bu hususların varlığı halinde, ortaklar cetvelinde imzası bulunanların yarıdan fazlasının oyuyla alınması gerektiğinden genel kurul toplantılarında bu hususa azami ölçüde dikkat edilir.
(5) Genel kurulca seçilecek birlik yönetim kurulu üyelerinin hem asıl, hem de yedeklerinin en az ikisinin dört yıllık yükseköğrenim görmüş kişilerden olması ve bunların da birlik örnek anasözleşmesi 44 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi dışındaki koşulları taşıması ve temsilciler ile genel kurula katılma hakkına sahip kooperatif ortakları dışından yükseköğretim kotasından seçilecek kişilerin yönetim kurulu üyeliği adayları hakkında Bakanlığın uygun görüşünün seçimli genel kurul öncesinde alınması zorunlu olduğundan temsilciler ve kooperatif ortakları dışından seçilecek adaylar hakkında belirtilen bu hükümlere riayet edilip edilmediğine dikkat edilir.
(6) Birlik genel toplantılarında dört yıllık yükseköğretim kurumu mezunu üyelik kotası için yapılacak seçimlerde, bu adayların isimlerinin karşısına “Yükseköğretim Kotasından” ibaresinin yazılması zorunlu olduğu hususuna dikkat edilir, bu konularda gerekli hallerde divan başkanlığı uyarılır.
YEDİNCİ BÖLÜM
Diğer Hususlar
Düzenlenecek formlar
Madde 20- (1) Uygulamada birlik sağlanması amacıyla, genel kurul toplantıları için konusuna göre bu genelgenin Ek:3 ila Ek:7 formları kullanılır.
Toplantı sonrası dosyasına konulacak belgeler
Madde 21- (1) Toplantı sonrasında, gündem, taahhütlü davet mektubu listesi ve/veya elden imza karşılığı teslim listesi, varsa gazete ilanı, toplantı tutanağı, yönetim kurulu yıllık çalışma raporu, denetim kurulu raporu, genel kurula katılan ortaklarca imzalanmış hazirun listesi, bilanço, gelir-gider tablosu ve genel durum bildirim formu, temsilci tarafından hazırlanan rapordan birer adet olmak üzere alınarak dosyasına konulur.
Bilgi edinme hakkı
Madde 22- (1) Genel kurul toplantı tutanağı, hazirun cetveli, yönetim kurulu yıllık çalışma raporu ve denetim kurulu raporu ile bilanço ve gelir-gider farkı hesaplarının bir nüshasının ortaklar tarafından talep edilmesi halinde, bu talep 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uyularak 09/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında Müdürlükçe karşılanır.
Yönetim ve denetim kurullarınca hazırlanacak çalışma raporları
Madde 23- (1) Yönetim kurulunca hazırlanacak yıllık çalışma raporları ile denetim kurulunca hazırlanacak raporların, 11/6/2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Yönetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Yönetim Kurulu Yıllık Çalışma Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” ile “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Denetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Denetim Kurulu Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun olarak düzenlenir.
(2) Bağımsız denetime tabi kooperatiflerde denetim raporunun bulunup bulunmadığına bakılır.
(3) Bu Tebliğlerdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen raporlar, genel kurul toplantılarında görüşülemez. Görüşülmesi halinde görevli temsilcilerce toplantı tutanağına gerekli şerh düşülür. Yönetim ve denetim kurulu faaliyet raporlarının söz konusu Tebliğ hükümlerine uygun olmaması nedeniyle görüşülememesi, yönetim ve denetim kurullarının ibra edilmedikleri anlamına gelmez.
Yürürlükten kaldırılan genelge
Madde 24- (1) 18/4/2013 tarihli ve 2013/3 sayılı Genelge yürürlükten kaldırılmıştır.
Bilginizi ve gereğini rica ederim.
Cenap AŞCI
Bakan a. Müsteşar
Ekler:
1- Temsilci istem yazısı
2- Bakanlık temsilcisinin genel kurul toplantısı öncesi yapacağı konuşma metni
3- Temsilci görevlendirme yazısı
4- Temsilci görevlendirilmesi bildirim yazısı
5- Genel kurul toplantı tutanağı formatı
6- Bakanlık temsilcisi raporu
7- Kooperatif ve üst kuruluş genel durum bildirim formu
