Spor Derneklerinin Vergilendirilmesi
Ali ÇAKMAKCI
Yeminli Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
cakmakciali@taxauditingymm.com
1-Vergi Durumlarına İlişkin Düzenlemeler:
1-Vergi İstisnaları Açısından Değerlendirme:
1.1.Kurumlar Vergisi Muafiyeti:
Kulübün özerk bir spor federasyonuna tescil edilmiş olması iktisadi faaliyetin idman ve spor faaliyeti kapsamında bulunması nedeniyle aşağıdaki gelirler nedeniyle kurumlar vergisinden muafiyet imkanı doğacaktır.
Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü ile özerk spor federasyonlarına tescil edilmiş spor kulüplerinin idman ve spor faaliyetlerinde bulunan iktisadi işletmeleri ile sadece idman ve spor faaliyetlerinde bulunan anonim şirketler, Kurumlar Vergisi Kanununun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (j) bendi kapsamında kurumlar vergisinden muaftırlar.
Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü ile özerk spor federasyonlarına tescil edilmiş spor kulüplerinin idman ve spor faaliyetlerinde bulunan iktisadi işletmelerinin muafiyet hükmünden yararlanabilmesi için iktisadi işletmenin;
-Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü ve/veya özerk spor federasyonlarına tescil edilmiş olan spor kulüplerine ait olması,
-Faaliyetlerinin sadece idman ve spor faaliyetlerinden ibaret olması
gerekmektedir.
İdman ve spor faaliyetlerinde bulunan anonim şirketler ise sadece idman ve spor faaliyetinde bulunmaları kaydıyla kurumlar vergisinden muaf olacaktır.
Öte yandan, transfer ve bonservis gelirleri, saha reklam gelirleri, maç bileti satışları, sporcuların formalarına aldıkları reklamlar, maç yayın hakkının satılması faaliyetleri de idman ve spor faaliyeti kapsamında değerlendirilecektir.
Örneğin; Türkiye Futbol Federasyonuna tescil edilmiş bir spor kulübünün, idman ve spor faaliyetlerine bağlı olarak maç bileti satışları, sporcuların formalarına aldıkları reklamlar, maç yayın hakkının satılması gibi faaliyetleri muafiyet kapsamında değerlendirilecektir.
Ancak, kulübün söz konusu idman ve spor faaliyetlerinin yanı sıra forma, ayakkabı ve diğer malzeme satışı, otopark, benzin istasyonu, restoran, otel, büfe ve plaj işletmeciliği yapması durumunda, idman ve spor faaliyetleri dışındaki faaliyetler ayrı bir iktisadi işletme olarak kurumlar vergisine tabi tutulacaktır.
1.2.Kulübünün KDV Mükellefiyeti:
3065 sayılı Kanunun (1/1)inci maddesinde ticari, sınai, zirai faaliyet ve serbest meslek faaliyeti çerçevesinde yapılan teslim ve hizmetlerin vergiye tabi olduğu hükme bağlanmıştır. Aynı Kanunun (1/3-g) maddesinde ise, genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ve özel bütçeli idarelere, il özel idarelerine, belediyeler ve köyler ile bunların teşkil ettikleri birliklere, üniversitelere, dernek ve vakıflara, her türlü mesleki kuruluşlara ait veya tabi olan veyahut bunlar tarafından kurulan veya işletilen müesseseler ile döner sermayeli kuruluşların veya bunlara ait veya tabi diğer müesseselerin ticari, sınaî, zirai ve mesleki nitelikteki teslim ve hizmetlerinin KDV’ye tabi olduğu belirtilmiştir.
Bu maddelerde hükme bağlandığı üzere dernekler ile kamu idare ve müesseselerinin faaliyetleri doğrudan KDV’nin konusuna alınmamış, bu kuruluşlara ait veya tabi olan müesseselerin yukarıda belirtilen nitelikteki teslim ve hizmetlerinin vergiye tabi olduğu belirlenmiştir. Bu belirleme gereği yukarıda belirtilen idman ve spor müesseselerine sahip dernekler ile kamu idare ve müesseseleri, bu statüleri ile verginin mükellefi olmayıp, yalnızca bu müesseselere ait veya tabi olan iktisadi işletmeleri nedeni ile mükelleftirler.
Spor kulübü dernekleri, amatör ve profesyonel spor faaliyetleri yanında çeşitli alanlarda faaliyet gösteren müesseselere sahiptirler. Bir iktisadi işletme niteliğinde olan profesyonel futbol şubeleri ile sosyal tesis, lokal, otopark, spor okulları ve kursları, spor sahaları, sağlık merkezleri, plaj tesisleri ve benzeri iktisadi işletmelerin teslim ve hizmetleri, yapılan açıklamalar çerçevesinde KDV’nin konusuna girmektedir.
3065 sayılı Kanunun (1/3-g) maddesine göre, profesyonel futbol şubelerinin KDV kapsamına giren teslim ve hizmetleri aşağıda sayılmıştır:
– Maç hasılatları,
– Spor toto-loto ve iddaa isim hakkı gelirleri,
– Spor malzemesi ve hediyelik eşya satışı,
– Yayın hakkı gelirleri,
– Reklam gelirleri,
– Diğer gelirler.
Faaliyetin zorunlu bir unsuru olarak yapılan futbolcu transferleri ile kiralamaları karşılığı kulüplerce elde edilen bedeller, 3065 sayılı Kanunun (1/3-g) maddesi kapsamında sayılamayacağından verginin konusuna girmemektedir. Ancak, anonim şirket statüsünde sportif faaliyetlerde bulunan kuruluşların bütün teslim ve hizmetlerinin 3065 sayılı Kanunun (1/1) inci maddesi gereğince vergiye tabi olduğu ise açıktır.
Söz konusu faaliyetlerin vergilendirilmesi ile ilgili olarak uygulamada tereddüde düşüldüğü anlaşılan konular aşağıda açıklanmıştır.
Profesyonel sporcuların katıldığı futbol faaliyetlerine ilişkin olarak düzenlenen biletler, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine uygun olmalı ve bilet bedeli KDV dahil olarak belirlenmelidir.
3065 sayılı Kanunun (10/b) maddesinde, malın tesliminden veya hizmetin yapılmasından önce fatura veya benzeri belgelerin verilmesi hallerinde vergiyi doğuran olayın, bu belgelerin düzenlenmesi ile meydana geldiği hükme bağlanmıştır.
Kanunun (20/1) inci maddesinde ise teslim ve hizmet işlerinde KDV’nin matrahının, bu işlemlerin karşılığını teşkil eden bedel olduğu belirtilmiştir.
Buna göre, profesyonel futbol şubelerinin teberrulu, sezonluk bilet ve giriş kartlarının toplam satış bedeli KDV dahil olarak belirlenmeli ve bunların satışının yapıldığı vergilendirme döneminde beyan edilmelidir.
Profesyonel futbol şubelerinin yukarıda sayılan spor malzemesi ve hediyelik eşya satışı, spor toto-loto, iddia, yayın hakkı, reklam ve benzeri gelirleri ile spor kulüplerinin spor okul ve kurs, lokal, sosyal tesis, otopark, spor sahaları, sağlık, plaj tesisleri işletmek gibi ticari faaliyetleri kapsamında yapacakları teslim ve hizmetlere KDV uygulanır.
Aynı Kanunun (17/2-b) maddesinde ise, kanunların gösterdiği gerek üzerine bedelsiz olarak yapılan mal teslimi ve hizmet ifaları ile yukarıda sayılan kurum ve kuruluşlara bedelsiz olarak yapılan her türlü mal teslimi ve hizmet ifalarının KDV’ye tabi olmadığı hükme bağlanmıştır.
Buna göre, söz konusu madde kapsamına giren profesyonel spor faaliyetleri ile ilgili olarak düzenlenen serbest giriş kartlarına KDV uygulanmaz, ancak bunun dışında kalan kartlara ise Kanunun (27/1) inci maddesi gereğince emsal bedeli üzerinden KDV hesaplanır.
2-Kanuni Temsilcilerin Vergisel Sorumluluğu:
Derneklerde yönetim kurulları ödenmeyen vergi borçlarından müteselsilen sorumludurlar. Dolayısıyla, geçmiş dönem vergi borçlarından o dönemde görevde bulunan üyeler sorumludur.
213 Sayılı Vergi Usul Kanununun ”Kanuni Temsilcilerin Ödevi” başlıklı 10’uncu maddesinde tüzel kişilerle küçüklerin ve kısıtlıların, vakıflar ve cemaatler gibi tüzel kişiliği olmayan teşekküllerin mükellef veya vergi sorumlusu olmaları halinde bunlara düşen ödevler kanuni temsilcileri, tüzel kişiliği olmayan teşekkülleri idare edenler ve varsa bunların temsilcileri tarafından yerine getirilir.
Yukarıda yazılı olanların bu ödevleri yerine getirmemeleri yüzünden mükelleflerin veya vergi sorumlularının varlığından tamamen veya kısmen alınamayan vergi ve buna bağlı alacaklar, kanuni ödevleri yerine getirmeyenlerin varlıklarından alınır. Bu hüküm Türkiye’de bulunmayan mükelleflerin Türkiye’deki temsilcileri hakkında da uygulanır.
387 Seri No.lu Tahsilat Genel Tebliğinin Kanuni Temsilcilerin Sorumluluğu başlıklı (I). bölümünde ise konu ile ilgili olarak 6183 sayılı Kanunun amme borçlusu saydığı kanuni temsilciler; gerçek ya da tüzel kişileri veya tüzel kişiliği olmayan teşekkülleri kanunen temsil etmeye yetkili olan kişiler olup, bu kişilerin kimler olduğu ve sorumluluklarının şekli Türk Medeni Kanunu, Borçlar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili diğer mevzuatta belirlenmiştir.
Amme borçlusunun birden fazla kanuni temsilcisi bulunduğu takdirde, ilgili kanunlara göre kanuni temsilcilerin sorumluluk şekline bakılacak ve müşterek ve müteselsil sorumlu olanlar hakkında tahsil edilemeyen amme alacağının tamamı için her birine ayrı ayrı ödeme emri düzenlenmek suretiyle takibe geçilecektir açıklamaları yapılmıştır.
Medeni Kanunun 84. üncü maddesinde yönetim kurulu genel kurul tarafından gizli oyla seçilir. En az beş asıl üyeden oluşur, genel kurul en az beş de yedek üye seçer. Yine aynı Kanunun 85. maddesinde ise Yönetim Kurulu, derneği içeride yöneten ve dışarıda temsil eden zorunlu bir organdır hükümleri yer almaktadır.
Ayrıca yönetim kurulunda asıl üyeliklerden boşalma olduğu takdirde yedek üyelerin göreve çağrılması zorunludur. Yönetim kurulu, derneğin idare ve temsil organıdır. Dernekler Kanunu, Medeni Kanun ve Tüzük hükümleri uyarınca yönetim kurulu, derneği temsil ve yönetim ile ilgili işlerin yürütülmesinde yetkili ve görevli organdır. Dernekler, sahip oldukları fiil ehliyetini yönetim kurulu aracılığı ile kullanır. Yönetim kurulunun derneği temsil yetkisini üyelerden birine ya da bir kaçına tüzük hükümleri gereği ya da yönetim kurulu kararı ile bırakma olanağı bulunmaktadır.
Derneklerden tahsil edilemeyen vergi aslı ve ferilerinin derneklerin kanuni temsilcilerinden takibi gerekmekte olup; takip işlemlerine de kanuni temsilciler adına ödeme emri tebliği ile başlanılmalıdır.
Söz konusu mevzuat tüzel kişilerin malvarlıklarından tahsil edilemeyen veya tahsil edilemeyeceği anlaşılan kamu alacaklarının doğduğu ve ödenmesi gerektiği dönemdeki derneği temsil yetkisi bulunan şahısları müştereken sorumlu tutarak takip ve tahsiline imkan vermektedir.
Buna göre, Dernek yönetim kuruluna seçilmiş olan yedek üyelerden, ancak asil üyelerden boşalan yere gelen veya yönetim kurulunun derneği temsil yetkisini verdiği üyelerin, temsil yetkisine sahip oldukları süreyle sınırlı olmak kaydıyla, bu dönemde doğan vergi borçlarından sorumlu tutulmaları mümkün olup; Dernekler Kanununa ve ilgili derneğin tüzüğüne göre müşterek ve müteselsil sorumlu olanlar hakkında, tahsil edilemeyen amme alacağının tamamı için her birine ayrı ayrı ödeme emri düzenlenmek suretiyle takibe geçilir.
3-Sponsorluk Harcamalarına İlişkin Vergi İstisnaları:
Kurumlar tarafından yapılan sponsorluk harcamaları ile bağış ve yardımlar, aşağıda yapılan açıklamalar çerçevesinde kurumlar vergisi matrahının tespitinde indirim olarak dikkate alınacaktır.
Bağış ve yardımların nakden yapılmaması halinde, bağışlanan veya yardım konusunu oluşturan mal veya hakkın maliyet bedeli veya kayıtlı değeri, bu değer mevcut değilse Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre takdir komisyonlarınca tespit edilecek değeri esas alınacaktır.
Kurumlar tarafından yapılan sponsorluk harcamaları ile bağış ve yardımlar, harcamanın veya bağış ve yardımın yapıldığı tarihte kayıtlarda gider olarak dikkate alındığından, söz konusu harcamalar ile bağış ve yardımların kurum kazancının tespitinde kanunen kabul edilmeyen gider olarak dikkate alınması ve kurum kazancının yeterli olması halinde, bu bölümde yer alan açıklamalar çerçevesinde, beyanname üzerinde ayrıca gösterilmek şartıyla kurumlar vergisi matrahından indirilmesi gerekmektedir.
3289 sayılı Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun ile 3813 sayılı Türkiye Futbol Federasyonu Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun kapsamında yapılan sponsorluk harcamalarının; sözü edilen kanunlar uyarınca tespit edilen amatör spor dalları için tamamı, profesyonel spor dalları için %50’si kurumlar vergisi matrahının tespitinde, beyan edilen kurum kazancından indirilebilecektir.
Sponsorluk harcamaları, ticari kazancın elde edilmesi ile doğrudan ilişkili olmayan veya ilişkisi ölçülemeyen, sosyal amacı öne çıkan harcamalar olup ticari kazancın elde edilmesi ile doğrudan ilişkili olan reklam harcamalarından farklılık arz etmektedir.
Sponsor olan kurumun adının anılması koşuluyla,
- Resmi spor organizasyonları için yapılan saha, salon veya tesis kira bedelleri,
- Sporcuların iaşe, seyahat ve ikamet giderleri,
- Spor malzemesi bedeli,
- Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün uygun göreceği spor tesisleri için yapılan ayni ve nakdi harcamalar,
- Sporcuların transfer edilmesini sağlayacak bonservis bedelleri,
- Spor müsabakaları sonucuna göre sporculara veya spor adamlarına prim mahiyetinde ayni ve nakdi ödemeler,
gibi harcamalar sponsorluk harcaması olarak değerlendirilecektir.
Spor sahalarına, sporcuların veya diğer ilgililerin spor giysilerinin ya da spor araç ve gereçlerinin üzerine yazılı veya elektronik sinyaller yardımıyla sanal olarak kurumun tanıtımının yapılmasını sağlayacak amblem, marka, isim ve benzeri işaretler konulması gibi doğrudan ticari fayda sağlayan ve kurumun tanıtımını amaçlayan harcamalar ise reklam harcaması olarak değerlendirilecektir.
Ayrıca, sponsorluk faaliyetinin yanında reklam ve tanıtım amacını da içeren işlemler nedeniyle yapılan harcamaların, sözleşmede belirtilmek ve emsaline uygun olmak şartıyla, reklam ve sponsorluk harcamaları olarak ayrıştırılabilmesi mümkündür. Örneğin, bir kurumun, bir kulübe bonservis bedelini karşılayarak transfer ettiği bir sporcuyu aynı zamanda şirketin veya ürünlerinin tanıtımına yönelik reklamlarda kullanması halinde, reklam faaliyetine ilişkin harcamalar, bonservis bedelinden sözleşmede belirtilmek ve emsallerine uygun olmak şartıyla ayrıştırılabilecek ve reklam gideri olarak dikkate alınacaktır.
Söz konusu nakdi desteğin; sponsorluk hizmeti alanlara nakden elden teslim edilmiş olması halinde ise hizmeti alan kişi, kurum ve kuruluşlarca düzenlenecek alındı makbuzu, bağışa ilişkin tevsik edici belge olarak kabul edilebilecektir.
Diğer taraftan, desteğin nakdi olarak değil de ayni olarak yapılmış olunması durumunda;
- İşletmenin varlıklarından ayni olarak yapılan desteğin sponsorluk hizmetini alan kişi, kurum ve kuruluşlara teslim edilmesi halinde, teslimi yapılan değerler için fatura düzenlenmesi; faturada, teslimin sponsorluk maksatlı olduğuna, teslimi yapılan değerlerin cinsi, nev’i ve miktarına ilişkin olarak tereddüde mahal bırakmayacak bilgilere yer verilmesi; faturanın hizmeti alanlar adına düzenlenmiş olunması; faturanın arka yüzünün de hizmeti alan kişilere veya kanuni temsilcilerine imzalatılmış olunması,
- Ayni değerlerin, mükelleflerce dışarıdan sağlanarak sponsorluk hizmeti alanlara bağışlanmış olması durumunda da hizmeti alanlarca teslim alınacak bu değerler için alındı makbuzunun düzenlenmesi ve makbuzda, bağışlanan kıymetlerin değerlerinin, cinsinin, miktarlarının, adedinin v.b. hususların tereddüde mahal bırakmayacak şekilde yer alması
şarttır.
Ayrıca, bağışlanan değerlere ilişkin olarak mükellefler adına düzenlenmiş olan faturaların arka yüzünün de yukarıda belirtilen açıklamalar dahilinde hizmeti alan kişi veya kanuni temsilcilere imzalatılmış olması gerekmektedir.
Ancak, makbuz karşılığı olmaksızın yapılan bağış veya yardımların mükelleflerce indirim olarak dikkate alınabilmesi mümkün değildir.
Sponsorluk Yönetmeliği kapsamında ayni ya da nakdi olarak yapılan harcamalar, kurumlar vergisi mükelleflerince harcamanın yapıldığı yılda indirim olarak dikkate alınabilecektir.
Yukarıda kapsamı belirtilen sponsorluk harcamalarının indirimi için söz konusu beyannamelerin ekinde herhangi bir belgenin ibraz zorunluluğu bulunmamaktadır.
Gerçek ve tüzel kişiler, süresiz bir şekilde sponsor olamayacakları gibi; bunların herhangi bir şekilde vergi borçları da bulunmamalıdır. Bu nedenle kurumların sponsor olabilmeleri için bağlı bulundukları vergi dairesine müracaat ederek, vergi borcu olmadığına dair bir yazı almaları ve yapılan sponsorluk sözleşmesinin bir örneğini ilgili vergi dairesine vermeleri gerekmektedir.
4-Şirketleşme Ve Devir Durumuna İlişkin Özel Durumlar:
Faal bir basketbol kulübünün basketbol şubesinin varlığını ilgili kanunlara göre kurulacak veya kurulmuş Şirket’e devir etmek isteyen kulüpler bir dilekçe ve Ana Statü 35. madde esasları doğrultusunda hazırladıkları bir dosya ile Basketbol Federasyonu’na başvurur.
Federasyonun ilgili birimi tarafında yapılacak inceleme ve kontrol neticesinde hazırlanacak rapor eşliğinde dosya Genel Müdürlüğün onayına sunulur. Genel Müdürlüğün onayı ile işlem kesin halini alır ve ilgili Kulüp’ler kurulmuş bulunan Şirket bünyesinde faaliyetlerine devam ederler.
Türkiye Basketbol Federasyonu Ana Statüsü 35. maddesinde Basketbol Kulüpleri ile diğer spor kulüplerinin basketbol şubelerinin ilgili kanunlarda belirtilen şekil ve esaslara göre kurulacak veya kurulmuş olan Anonim Şirketlere devrinin şekil şartları ve prosedürü belirlenmiştir.
Yukarıda belirlenen amaçla öncelikle Türk Ticaret Kanunun 269. ve devamı maddeleri uyarınca bir Anonim Şirket kurulması ve şirketin faaliyet konuları içerisinde “Her türlü spor faaliyetlerinde bulunmak, basketbol şubesi devralmak, kiralamak v.b.” faaliyetlerde bulunma koşullarının bulunması gerekmektedir.
Faal Basketbol şube faaliyetlerini devretmek isteyen ilgili şubenin bu hususu kendi Genel Kurulunda veya bu işlemler için Genel Kurulca yetkilendirilmiş Yönetim Kurulunda karar altına alması ve bunu belgelendirmesi gerekmektedir.
İlgili şubenin tüm faaliyet haklarını kurulacak ya da kurulmuş olan Şirket’e devretmeyi talep etmesi ve kurulacak ya da kurulmuş olan Şirket’in de bu hakları devralmayı kabul ettiğini yazılı olarak beyan etmesi esastır.
Yapılan başvuru, Federasyon’un Yönetim Kurulu tarafından incelenecek ve gerek görüldüğü taktirde Federasyon’un yan kurulları olan Lig Kurulu, Mali İşler Kurulu, Hukuk Kurulu ve diğer yan kurullardan da görüş alındıktan sonra talebin kabulü veya reddi hususunda bir karar verilecektir.
Federasyon Yönetim Kurulu kararının kesinleşmesini müteakip, ilgili Basketbol Kulübü veya şubesinin devir olduğu Anonim Şirket bünyesinde faaliyetlere katılımı konusunda yeniden gerekli sporcu ve görevli lisansları çıkartılacaktır.
Genel kurul, kulübün en yetkili karar organıdır. Genel kurulun kaç üyeden oluşacağı ve üyelerin belirlenme yöntemleri tüzüklerinde yer alır. Dolayısıyla, dernek şeklindeki spor kulüplerinin devrinde eski dernek üyelerinin görevlerine devam edip etmeyeceklerine karar verilerek Dernek Genel Kurulunun bu konuda karar alması gerekmektedir. Zira, Gençlik ve Spor Kulüpleri Yönetmeliğinde bu görev ve sorumluluk Genel Kurula verilmiştir. Devre ilişin yapılan protokolde sembolik üyelerin tasfiyesine ilişkin kararlar alınarak Dernek üyelerinin yeniden belirlenme ihtiyacı doğabilir. Bu konuda çalışma ihtiyacı varsa gerekli önlem ve tedbirlerin alınması gerektiği düşünülmektedir. Aksi takdirde, üyeler nedeniyle ileride rahat çalışma imkanı bulunmayabilir.
5-Dernek Borçlanmasına İlişkin Hususlar:
Dernekler Kanuna göre Dernek Tüzüğünde derneğin borçlanma usullerinin belirtilmesi zorunludur. Dolayısıyla, bu konuda şu aşamada mevcut Tüzüğün gözden geçirilerek yeniden düzenlenmesi gerekebilecektir.
Dernek yönetimini ileride zora sokmamak adına “Dernek amacını gerçekleştirmek ve faaliyetlerini yürütebilmek için ihtiyaç duyulması halinde yönetim kurulu kararı ile borçlanma yapabilir. Bu borçlanma kredili mal ve hizmet alımı konularında olabileceği gibi nakit olarak ta yapılabilir. Ancak bu borçlanma, derneğin gelir kaynakları ile karşılanamayacak miktarlarda ve derneği ödeme güçlüğüne düşürecek nitelikte yapılamaz.” Şeklinde bir karar alınması mümkündür.
Tüzükte belirlenen sınırların dışında borçlanmalarda yönetim kurulu sorumlu olup, Tüzük kurallarına uygun hareket etmekte fayda olunduğu düşünülmektedir. Bir diğer ifadeyle, Derneğin borçlanıp borçlanamayacağı, hangi oran veya şartlarda borçlanacağı Deneğin Tüzük hükümlerine bakarak karar verilecektir. Bu konuda yetkisini aşarak iş veya işlem yapan yönetim kurulu üyeleri sorumlu olacaklardır.
6-Defter Tutmaya İlişkin Düzenlemeler:
Dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Ancak, kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt gelirleri beşyüzbin TL’yi aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutarlar.
Şubesi bulunan derneklerin bilânço esasına göre defter tutmaları halinde, birinci fıkrada belirtilen hadlere bakılmaksızın, bu derneklerin şubeleri de bilânço esasına göre defter tutarlar. Her halde dernekler ile şubelerinin aynı esasta defter tutmaları zorunludur.
İşletme hesabı esasına göre defter tutan dernekler, yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutabilirler.
Bilanço esasına geçen dernekler, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşerlerse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilirler.
Ticari işletmesi bulunan dernekler, ticari işletmeleri için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutarlar.
Dernekler tarafından tutulması zorunlu defterlerin temin edilerek kullanmaya başlanılmadan önce dernekler biriminden veya noterden onaylattırılmalıdır.
Dernekler aşağıda yazılı defterleri tutarlar.
Ancak, Alındı Belgesi Kayıt Defteri, Demirbaş Defteri ve Envanter Defterlerinin tutulması isteğe bağlıdır. Büyük Defterin onaylatılması zorunlu değildir.
a) İşletme hesabı esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:
1) Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.
2) Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.
3) Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.
4) Demirbaş Defteri: Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım sürelerini dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir.
5) İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.
6) Alındı Belgesi Kayıt Defteri : Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edelerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.
b) Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:
1) (a) bendinin 1, 2, 3 ve 6 ncı alt bentlerinde kayıtlı defterleri bilanço esasında defter tutan dernekler de tutarlar.
2) Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defteri: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanununun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.
Derneklerce tutulması zorunlu olan defterlerin dernekler biriminden veya noterden onaylı olması zorunludur.
Tutulacak defter ve kayıtların Türkçe olması zorunludur. Defterler mürekkepli kalemle yazılır.
Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak form veya sürekli form şeklinde tutulacak defterler, kullanılmaya başlanmadan önce her bir sayfasına numara verilerek ve onaylatılarak kullanılabilir. Onaylı sayfalar kullanıldıktan sonra defter haline getirilerek muhafaza edilir.
Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Diğer defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veya ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir. Yanlış rakam ve yazının çizilmesi halinde, bu rakam ve yazıyı çizen tarafından paraflanır.
Defterlere geçirilen bir kayıt; kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hale getirilemez.
Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.
Derneklere ait belgeler, kaydedildikleri defterdeki kayıt sırasına uygun olarak numaralandırılır ve dosyalanarak saklanır.