e-Defter Kayıt Şekli
Mustafa Bahadır ALTAŞ
SM.Mali Müşavir
[email protected]
Bilindiği üzere 421 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenen mükellefler için “Elektronik Defter (e-Defter) ve Elektronik Fatura (e-Fatura) Zorunluluğu” getirilmiştir. VUK 421 sıra nolu genel tebliği kapsamında 01.01.2014 tarihinden itibaren e-fatura kullanmaya başlayan mükellefler 01.01.205 tarihinden itibaren de e-Defter kullanmaya başlamış bulunmaktadırlar.
e-Defter uygulaması başlangıç aşamasında,
- Yevmiye Defteri ile
- Büyük Defterin (Defteri-Kebir)
elektronik defter kapsamında tutulması öngörülmüş olup, ilerleyen dönemlerde diğer yasal defterlerle ilgili e-Deftere geçiş sağlanması yapılacaktır.
e-Defter kayıt süreci uygulama aşamasında
- e-Defter’e kayıt yapıldığında toplulaştırılmış kayıt atılabilir mi?
- Masraf fişlerinin ayrıntıları gösterebilinecek mi?
gibi sorular meslek mensuplarının karşılaştığını önemli bir sorun olarak gündeme geldi bu konuda bir açıklığın bulunmaması 29.12.2013 tarihinde yayınlanan 431 sıra nolu VUK tebliğinde yer alan düzenlemeler dikkate alındığında farklı yorumlar yapılmasına neden oldu. Geçtiğimiz şubat ayı içinde
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan güncel “e-Defter Teknik Kılavuz ve Genel Açıklamalar Kılavuzu ” ile konuya açıklık getirildi. Yapılan açıklama kapsamında “Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esas alınarak, e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak belge bilgisine ilişkin detaylarda elektronik defterlerde gösterilecektir.” Buna göre e-Defter kayıt aşamasında kaynak belgeye ait detay bilgilerde öne çıkan iki zorunlu alan meslek mensuplarının bundan sonraki süreçte daha çok önem vereceği bölümler olarak dikkate çekmektedir. Bu zorunlu alanlar Belge Tipi ve Ödeme Tipi olup, Belge Tipi (documentType) ve Ödeme Tipi (paymentMethod) alanları seçimli/ zorunlu alanlar olup yevmiye/ muhasebe kayıtlarında gösterilmesi yeni oluşturulacak e-Defter ve beratları için bu güncellemelere uyulması gerekmektedir
Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de yer alan bilgilere göre muhasebe kaydına ilişkin yevmiye maddelerinin aşağıdaki bilgileri içermesi zorunludur.
- Madde sıra numarası,
- Tarih,
- Borçlu hesap,
- Alacaklı hesap,
- Tutar,
- Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları,
yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter uygulamasında istenilmektedir. e-Defter uygulamasında kayıt aşamasında Belge Tipi tanımlaması aşağıdaki şekilde sekiz ana başlık altında yapılmıştır.
Belge Tipi
- Çek – Check
- Fatura – Invoice
- Müşteri Sipariş Belgesi – Order customer
- Satıcı Sipariş Belgesi – Order vendor
- Senet – Voucher
- Navlun – Shipment
- Makbuz – Reciept
- Diğer – Other
Yukarıda yer alan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “other” (Diğer) belge tipi kullanılacak ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklama yapılacak ayrıca kayda esas belgenin üzerinde bulunan numara ve tarih bilgiler yazılacaktır.
e-Defter muhasebe kaydına ilişkin yevmiye maddelerinin her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esası ve istisnası
Banka İşlemleri
e-Defter uygulamasında, her bir banka işlemine ait belgenin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kayda alınarak dekontun numara ve tarihinin de yazılması gerekir. Bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirme imkanı yok ise banka işlemleri günlük olarak, her bir bankadan yapılan işlemler ayrı ayrı birer muhasebe fişinde kayda alınabilinir. Bu muhasebe fişinin e-Deftere kayıt aşamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılacak ve fişin numarası ve tarihi girilecektir.
Çek işlemleri
e-Defter uygulamasında, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çekin aynı yevmiye maddesinde çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır. Çek bordosunun numarası ve tarihi girilecektir.
Senet işlemleri
e-Defter uygulamasında, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır.
Aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur.
Yazar kasa (Z) raporunda yer alan işlemler
Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z Raporu bilgilerinin ayrı yevmiye maddelerinde kaydedilmesi esastır. Kayıt girişinde muhasebe kaydında belge tipi “other” belge açıklaması “Z Raporu” yazılarak Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu kayıtta dikkat edilmesi gereken husus gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılarak ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir
Ücret Bordrosu
Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur.
Serbest Meslek Makbuzu
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “other” ve belge açıklaması “Serbest Meslek Makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.
Masraf belgelerinin kaydı
İşletmenin ya da personelin gün içinde yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzda yer alan ve yukarıda sayılan belgelerden biri olması halinde mutlaka belge tipine göre kayıt bilgisi girişi yapılmalıdır. Yapılan giderle ilgili belge tipi, kılavuzda yer alan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” şeklinde kaydı yapılacaktır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.
Toplulaştırılmış olarak çek bordrosu, senet bordrosu, Ücret bordrosu ve masraf formu gibi düzenlenen kayıt girişi yapılan belgeler firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
Teknik Kılavuzda yapılan güncellemeler ve konuya ilişkin açıklamaya göre e-Defter paketinde yapılan güncellemelerin en kısa süre içerisinde uyumlu yazılım firmaları tarafından uygulamaya konması gerekmektedir. Mart-2015 döneminden itibaren yapılan açıklamalar çerçevesinde e-Defter kullanıcılarının yukarıda belirtilen hususlara dikkate etmeleri önem arz etmektedir. Ocak-2015 veya Şubat-2015 ayına ait tüm veya kısmi beratlarını Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderen kullanıcıların geriye dönük herhangi bir işlem yapmayacaklardır.
