Defter-i Kebir Dökümü Alınırken Dikkat Edilmesi Gereken Durumlar
Uğur ALBAYRAK
SMMM
Uşak SMMM Oda BaşkanıErsen DALGIÇ
SMMM
I-GİRİŞ
Yılın son aylarına gelindiğinde mali müşavir ofislerinde ve işletmelerin muhasebe bölümlerinde gelecek yıl tutulacak defterlerle ilgili hazırlıklar başlar. Defterlerin kaç sayfa olacağı öngörülerek ona göre defter tasdik işlemleri yapılır. Yeni başlayan yılın ilk aylarında da biten yılla ilgili defterlerin basım işleri tamamlanır.
Ticari ve sınaî faaliyetler sonucunda oluşan mali kayıtların yazdırılması, tasdik ettirilen defterlere sığması gerekir. Defterin yetmemesi ve süresi içinde ek defter de tasdiklenmemesi halinde işletme çok mağduriyet yaşar. Bu nedenle defter tasdiklerinin ayrı bir ehemniyeti vardır.
II-TİCARİ DEFTERLER
İşletmelerin mali işlemlerinin kaydedilmesi, sınıflandırılması, özetlenmesi ve raporlanması muhasebe ile takip edilir. Muhasebe varlık ve kaynak değişimlerini kaydeder, sınıflandırır, özetler, analiz eder, yorumlar ve bilgi verir. Muhasebenin ilk aşaması kayıt yapmaktır. Bu kayıtlar yapılırken defterlerden faydalanılır.
Para ile ifade edilen tüm işlemler öncelikle yevmiye defterine kaydedilir. Yevmiye defteri bilanço esasına göre defter tutan işletmelerde, işlemlerin tarih sırasına göre ve kurallarına uygun olarak kaydedildiği defterdir. Yevmiye defterine işlemler sırasıyla ve belgeye dayanarak kaydedilir.
Yevmiye defterine kaydedilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde hesaplara dağıtmak ve düzenli olarak bu hesaplarda toplamak amacı ile yevmiye kaydından sonra işlemler defteri kebire (diğer adı büyük defter) kaydedilir. Bu defter yardımı ile hesapların bakiyelerini ayrı ayrı görmek mümkündür.
Defteri kebir muhasebenin sınıflandırma fonksiyonunu yerine getiren defterdir.
Bu defterlerden elde edilen rakamlar diğer muhasebe dokümanları için birer kaynak niteliği de taşır. Dolayısıyla defteri kebir kayıtlarının muhasebenin sağlıklı yürümesi açısından tutulmasının gerekli olduğunu ifade eden kaynaklar vardır. Teknolojinin de yardımı ile büyük defterlerin tutulması kolay haline gelmiştir.
Defterler bilgisayar ortamında tutulmadan önce yevmiye defterine yazılan tutarlar ayrıca defteri kebire tasnifli bir şekilde yazılıyordu. Yani defteri kebir için de ayrıca mesai harcanıyordu. Hatta hesapların tutmadığı da sıklıkla olup, saatlerce hatta günlerce yapılan hata aranırdı. Artık uygarlığın ilerlemesiyle muhasebe defterleri bilgisayarla tutulmaya başlayınca defteri kebir tutmak için ayrıca zaman harcanmıyor, yevmiye defteri için yapılan kayıtlar otomatikman defteri kebir kayıtlarına da geçiyor.
III-VERGİ KANUNLARI YÖNÜNDEN DEFTERLER
213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 182. maddesinde bilanço usulünde tutulacak defterler sayılmıştır.
Bunlar:
1-Yevmiye defteri,
2-Defteri kebir,
3-Envanter defteri şeklindedir.
Aynı kanunun defteri kebir madde başlıklı 184. maddesinde defterin tanımı ve fonksiyonu açıklanmıştır:
“Defterikebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan muameleleri buradan alarak usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.”
Vergi Usul Kanunun 220. maddesinde hangi defterlerin tasdike tabi olduğu tadadi olarak sayılmıştır. Defteri kebir (büyük defter) tasdiklenecek defterler arasında sayılmamıştır.
Yevmiye defteri bize her mali olayın, usulüne uygun Vergi Usul Kanununa göre ve diğer kanunlara göre kaydetme imkânı verir. Defteri kebir ise bu kayıtları sadeleştirerek, özelliklerine göre bir araya toplar. Böylece işletmenin hangi mali olayın sonucunda, hangi amaca ulaştığını, ulaştığı amacın olumlu-olumsuz yanlarını (kâr-zarar gibi) görme ve yöneticilerin sağlıklı kararlar alması, işletmeyi doğru ve başarılı yönetmesini sağlar.
IV-TİCARET KANUNU AÇISINDAN DEFTERLER
6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanununda ise tacirler tarafından tutulacak defterler 64.maddesinde yazılıdır. Tutulması mecbur olarak sayılan defterlerden olan defteri kebir Vergi Usul Kanuna göre tasdiki zorunlu olmadığı halde TTK 64.maddenin 3. fıkrasıyla tasdike tabi tutulmuştur. 64. maddede:
“Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur.
İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir…”
denilmiştir.
Ticari defterlerin tutulmasıyla ilgili konulara da 65. maddede yer verilmiştir:
II – Defterlerin tutulması
MADDE 65- (1) Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir.
(2) Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır
Ticari defterlerin tutulmasıyla ilgili ayrıca Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığının müşterek hazırladıkları bir tebliğ yayımlanmıştır. Bu tebliğle gerçek ve tüzel kişi tacirlerce hangi defterlerin tutulacağı, defterlerin kayıt düzeninin nasıl olacağı, açılış ve kapanış tasdikleri ve defterlerin saklanması ile ilgili konulara yer verilmiştir.
Söz konusu tebliğle defteri kebir hakkında yapılan açıklamalar aşağıdaki gibidir:
Defteri kebir
MADDE 7 – (1) Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
(2) Defteri kebirdeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Tarih,
b) Yevmiye defteri madde sıra numarası,
c) Tutar,
ç) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.
(3) 6 ncı maddenin üçüncü fıkrası hükmü defteri kebir hakkında da uygulanır.
V-DEFTER-İ KEBiR DÖKÜMLERİNDE DİKKAT EDİLECEK DURUM
Görüldüğü üzere defteri kebirde olması gereken bilgiler yukarıda sayılmıştır. Halen uygulamada muhasebe kayıtları yevmiye defteri esas alınarak yapılmaktadır. Yevmiye defterinde bulunması gereken bilgiler dikkate alınmaktadır. Ayrıca defteri kebir için kayıt yapılmamaktadır. Defteri kebir dökümü yapılırken (defter yazdırılırken) (ç) bendiyle getirilen toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri daha evvel yer verilmeyebiliyordu. Defteri kebir daha ayrıntısız bir şekilde döktürülüyordu.
TTK 65/2 maddeye göre defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılmalıdır. Buna uymamanın cezası ise kanunun 562.maddesine göre 4.000.-TL. İdari Para Cezasıdır. (Bu ceza 2013 yılında 4.312.-TL., 2014 yılında 4.481.-TL., 2015 yılında ise 4.934.-TL. olarak uygulanacaktır.)
Ticaret Sicil Yönetmeliği ve yukarıda sözü edilen tebliğle getirilen düzenlemelerden birisi de MERSİS numarasıdır. MERSİS numarası olan işletmelerin bu numaraların defter onay esnasında ilgili forma yazılması gereğidir. MERSİS numarasının yazılmaması halinde 2014 yılı için 2.240.-TL. ceza öngörülmektedir.
Bu nedenle defter tasdiklerinin hazırlandığı şu dönemde, defteri kebir yazımlarını yaparken yardımcı nihai hesapların da yazılacağı düşünülerek defter yaprak sayılarını ona göre öngörmek gerekmektedir.
Önceki yıllarda örneğin, 1000 sayfa yevmiye defteri tasdiklendiğinde 500 sayfa defteri kebir tasdiklenebiliyordu. Şimdi ise yeni uygulamayla yardımcı hesapların da isimlerini döktürmek defter yaprak sayfasını artırabiliyor. Bu durumda defteri kebir sayfasını daha fazla tasdikletmek icap edebilir. Buna dikkat edilmemesi halinde defteri kebir sayfaları dökülme aşamasında yetersiz kalabilir. Böyle bir durum ise ticari işletmeyi ve meslek mensubunu zor duruma sokabilir.
Yine aynı şekilde henüz yazdırılmamış döneme ait defteri kebirler sayfalara yazdırılırken yardımcı hesap isimleri olacak şekilde yazdırılmalıdır. Bu tarz yazdırılma neticesinde defterlerin yetmeme durumunun olacak olması halinde yıl bitmeden gerekli tedbirler alınmalıdır.
Muhasebe programlarında defteri kebir dökümüyle ilgili olarak birden fazla örnek tasarlandığı görülmektedir. Bunlardan şimdiye kadar en yaygın döküm şekline ekte yer verilmiştir. Bu dökümde yardımcı hesaplara yer verilmediğinden tebliğe uygun değildir. Ayrıca dökümde az sayfa harcanmaktadır. Ancak bu örnek artık tercih edilmemelidir.
Muhasebe programlarında yardımcı hesapların da yer verildiği başka seçeneklere de yer verilmektedir. Bu seçeneklerin bazıları muavin defter gibi teferruatlıdır. Üstelik bu döküm seçeneklerinde sayfa sayısı artmaktadır. Bize göre ekte örneği verilen dışındaki yardımcı hesap isimlerine de yer veren döküm şekilleri tebliğe uygun olup sayfa sayısına dikkat edildikten sonra işletmelerce tercih edilebilir.
VI-DEFTER-İ KEBİRİN TUTULMA MECBURİYETİ KALDIRILMALIDIR!
Defteri kebirin bütün bu faydalarına karşın, bu defterin artık tasdik edilip tutulmasına gerek yoktur şeklinde görüş beyan edenler de vardır. Eski Gelir İdaresi Başkanı ve Türmob Yönetim Kurulu Üyesi YMM Osman Arıoğul yazdıkları bir yazıda “…artık uygulamadaki tüm muhasebe programları bilgisayar ortamında yapılıyor. Bu yevmiye kayıtlarına dayanarak mizan çıkarılıyor. Buradan bilanço, gelir tablosu gibi diğer mali tablolara ulaşılıyor. İstenilen kebir hesabı “Mal Hesabı, Ortak Cari Hesabı, Kasa, Banka, Müşteriler, Satıcılar…” gibi tek düzen hesap planındaki tüm hesap grupları yine bu muhasebe programlarındaki yevmiye kayıtlarına dayanılarak istenildiği anda excel dahil istenilen şekilde süzülüp çıkarılabiliyor. Bunun için çıkarılan bu hesapların ayrıca tasdik ettirilmiş kâğıt ortamına basılması duruma yeni bir anlam katmıyor. Artık vergi inceleme elemanları da bu hesapları basılmış “defteri kebir” den değil, bilgisayar ortamında talep edip, gerekli kontrolleri oradan yapıyorlar…” şeklinde görüşlerini açıklamıştır.
Aslında birçok kişi bu görüşte hemfikirdir. Günümüzde işletmeler sadece defteri kebir kayıtlarına bakarak durumlarını izlemiyor. Daha detaylı olan detay mizanlara bakılıyor, muavin kayıtlara bakılıyor. Grafikler çıkarılıyor çeşitli programlar yoluyla sunumlar yapılıyor. İşletmelerin rasyo analizlerinden faydalanılarak gelecek aylar ve gelecek yıl tahmin edilmeye çalışılıyor.
Günümüzde vergi inceleme elamanları da kendilerine ibraz edilen yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterlerine bakarak vergi incelemesi yapmamaktadır. İşletmeden muavin kayıtları, mizan kayıtları, banka ekstreleri, miktarlı stok dökümleri vb. gibi ek bilgiler de istenilmektedir. Yani inceleme elemanı sadece yevmiye ve defteri kebire bakarak incelemeyi yeterli görmemektedir.
Önemli olan işletmeleri, muhasebe işiyle uğraşanları deftere, kitaba, kırtasiyeye, bürokrasiye boğmak değildir! Yapılabiliyorsa sadeleştirmek, şeffaflaştırmak, hesap verilebilir ferah bir ortamda çalışılmasını temin etmek lazımdır.
Halen imalatçı işletmelerce tutulması zorunlu defterlerden birisi de imalat defteridir. Malum üzere muhasebe işlemlerini Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yer alan 7/A seçeneğine göre izleyen mükellefler 01.01.1996 tarihinden itibaren imalat defteri tutmayabilirler.
İşletmelerde evvelden beri tutulmakta olan kasa defteri ile kambiyo senetleri defteri 4369 sayılı kanunla kaldırılmıştır.
Bu defterlerin kaldırılmasıyla ülkemizde vergi kayıp ve kaçağı artmış mıdır? Bu defterlerin kaldırılmasıyla işletmeler imalat bilgilerini, kasa dökümlerini, çek-senet kayıtlarını tutmaktan vaz mı geçmişlerdir? Bu defterlerin tutulma mecburiyetinin kaldırılması vergi incelemelerinde güçlük mü yaşanmıştır? Bu soruların cevabı herkes tarafından “Hayır” şeklinde verilebilir. Aynı şekilde defteri kebirin tasdik ve tutulma zorunluluğu kalkınca bu defter sayesinde alınabilen bilgiler çok kolay şekilde mizanlarla, muavin kayıtlarıyla idareye verilebilir.
Ayrıca defteri kebir hesapları her yıl özel olarak Gelir İdaresi Başkanlığına internet ortamında bildirilmektedir. Bu da düşünüldüğünde kâğıt israfına, para israfına, ayrıca mesai harcanmasına gerek olmadığı açıktır.
Öte yandan defteri kebirin kaldırılmasıyla ciddi anlamda kâğıt tasarrufu sağlanacaktır. Ülkemizde çevreciliğe karşı, ağaçların kesilmesine karşı her kesimden duyarlı insanlar oluşmuştur. Büyük ölçekte yatırım yapanlar ve yerel yönetimler faaliyetlerini yaparlarken tek bir ağacı kesmeye korkar hale gelmişlerdir. Artık misyonunu ve miadını doldurduğunu düşündüğümüz defteri kebirler sayesinde birçok kaliteli kâğıt fuzulen harcanmaktadır. Ülke çapında düşünüldüğünde 3-5 ağaç değil belki bir orman yok ediliyor.
Bugün birçok işletmeden yatırım teşvik belgesi alırken Çevresel Etki Değerlendirme Raporu (ÇED Raporu) istenilmekte, şayet çevreye zararlı bir durum varsa o yatırıma izin verilmemektedir. Günümüzde artık anlamını yitirmiş olan defteri kebir çevre için tehdit unsurudur. Yararından çok zararı vardır. Bu anlamda tek bir ağaç için uğraşılırken, ormanlar görmemezlikten gelinmemelidir.
VII-SONUÇ
Sene sonlarına gelindiğinde muhasebe ofislerinde ve işletmelerin muhasebe bölümlerinde hummalı çalışmalar göze çarpar. Yeni yılda tutulacak defterlerin kaç sayfa olacağı yönünde tahminler yapılarak, ona göre defterlerin tasdik işlemleri yaptırılır.
Ticari defterlerin dökümlerinde (defterlere yazdırılmasında) ek bazı bilgilerin yazılma mecburiyeti getirilmiştir. Gerek defterlerin onay işlemleri yapılırken, gerekse defterler sayfalara yazdırılırken bu değişiklikler göz önüne alınmalıdır. Eskisine göre bu dökümlerin sayfa sayısının daha fazla sayıda olacağı hesaba katılmalıdır.
Bütün bunların yanında gelişen teknolojiyle birlikte defteri kebir işletmelerce artık tutulmasa da olur. Zaten bu bilgiler Gelir İdaresi Başkanlığına verilmektedir. Zaten bu bilgiler ve daha fazlası gerek idareye gerekse vergi inceleme elemanlarına istemeleri halinde ibraz edilmektedir. Bu nedenle ayrıca kâğıt israfına gerek yoktur. İlgili bakanlıklar bu konuda düzenleme yapmalıdırlar.
Eki: Defter-i Kebir döküm örneği.
KAYNAKÇA
1-213 sayılı Vergi Usul Kanunu
2-6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
3-4369 sayılı Torba Kanun
4-Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ
5-246 seri nolu Vergi Usul Kanunu Tebliği
6- TÜRMOB, 2015 yılında uygulanacak cezalar sirküsü
7-İTO Gazetesi (24.05.2014 tarihli)
8-Mesleki Eğitim ve Öğretim Sisteminin Güçlendirilmesi Projesi, 2008
| …………………… TEKSTİL SAN.TİC.AŞ | ||||||||||
| DEFTER-İ KEBİR | ||||||||||
| HESAP KODU : 320 | HESAP ADI : SATICILAR | |||||||||
| TARİH | AÇIKLAMA | BORÇ | ALACAK | |||||||
| NAKLİ TOPLAM | 1.533.714,57 | 854.436,02 | ||||||||
| 24.01.2013 | 74 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 75 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 62.687,36 | |||||
| 24.01.2013 | 75 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 76 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 1.652,79 | |||||
| 24.01.2013 | 75 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 76 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 852,55 | |||||
| 24.01.2013 | 76 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 77 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 238,00 | |||||
| 24.01.2013 | 76 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 77 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 1.149,11 | |||||
| 25.01.2013 | 77 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 78 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 53.383,26 | |||||
| 25.01.2013 | 78 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 79 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 43.339,86 | |||||
| 25.01.2013 | 79 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 80 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 1.442,20 | |||||
| 25.01.2013 | 80 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 81 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 4.421,95 | |||||
| 25.01.2013 | 81 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 82 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 590,50 | |||||
| 25.01.2013 | 81 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 82 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 7.473,68 | |||||
| 28.01.2013 | 85 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 86 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 9.382,58 | |||||
| 28.01.2013 | 86 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 87 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 35.675,85 | |||||
| 28.01.2013 | 87 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 88 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 4.569,23 | |||||
| 29.01.2013 | 88 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 89 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 36.815,38 | |||||
| 29.01.2013 | 89 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 90 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 67.850,65 | |||||
| 29.01.2013 | 90 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 91 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 3.039,68 | |||||
| 29.01.2013 | 92 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 93 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 75.189,82 | |||||
| 30.01.2013 | 93 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 94 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 11.751,48 | |||||
| 30.01.2013 | 94 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 95 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 123.846,82 | |||||
| 30.01.2013 | 96 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 97 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 79.000,00 | |||||
| 30.01.2013 | 97 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 98 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 4.304,29 | |||||
| 30.01.2013 | 98 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 99 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 20.186,38 | |||||
| 31.01.2013 | 99 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 100 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 365.168,06 | |||||
| 31.01.2013 | 100 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 101 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 37.843,80 | |||||
| 31.01.2013 | 102 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 103 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 80,05 | |||||
| 31.01.2013 | 102 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 103 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 570,55 | |||||
| 31.01.2013 | 103 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 104 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 93.750,00 | |||||
| 31.01.2013 | 103 | NO.LU YEVMİYE MADDESİ | 104 | NO.LU MAHSUP FİŞİ | 33.215,05 | |||||
| 320 KODLU ANA HESAP TOPLAMI | 1.962.569,79 | 1.605.051,73 | ||||||||