Emrah Aygül
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
emrahaygul@yahoo.com
29.12.2013 Tarih ve 28866 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile kimi vergi mükelleflerine 01.07.2014 tarihinden itibaren yürürlüğe girmek üzere yeni bir yükümlülük getirilmiştir. Bu yükümlülük kısaca, kayıtların yasal defterler dışında ayrıca elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesidir. Aşağıda bu yükümlülüğün esaslı noktalarına değinilecektir.
Öncelikle yükümlülük ile vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülebilmesi amaçlanmıştır.
Peki Tebliğ ile belirlenen yükümlüler kimlerdir?
Tebliğe göre aşağıda yer alan mükellefler, Tebliğ ekinde yer alan konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları (tebliğ ekindeki asgari kayıt saklama gereksinimi belirlenen konular için tıklayınız), elektronik ortamda oluşturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda muhafaza etmek zorundadırlar. Bu kapsamda oluşturulacak kayıtların, söz konusu mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması mecburidir.
- a) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar;
1) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,
2) 18/4/2001 tarihli ve 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,
3) 2/3/2005 tarihli ve 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,
- b) Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak,
1) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,
2) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,
3) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler.
10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kurum, kuruluşlar, kamu iktisadi kuruluşları ve sermayesinin yüzde 50 veya daha fazlası kamuya ait olan kurum ve kuruluşlar yukarıda belirlenen kapsamın dışındadır.
Yükümlülükler nelerdir?
Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uygun kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Tebliğ ekinde belirlenen konulara ilişkin kayıtlar, Tebliğ ekinde belirlenen asgari içeriğe sahip olacak şekilde (tebliğ ekindeki asgari kayıt saklama gereksinimi belirlenen konular için tıklayınız) ve yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluşturulur. Ancak mükellefler, ihtiyaç duymaları halinde söz konusu kayıtlara, belirlenen asgari içeriğe ilave bilgiler de ekleyebilirler. Bu durumda, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü ilave bilgileri de kapsar.
Mükellefler, Tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin oluşturma işlemini, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlamak zorundadır.
Bu kapsamda;
– Satış kayıtları,
– Alış kayıtları,
– Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları,
– İthalat kayıtları,
– İhracat kayıtları,
– Üretim kayıtları, yasal defter kayıtları dışında ayrıca elektronik ortamda, tebliğin ekinde yer alan asgari bilgiler dikkate alınarak tutulacaktır.
Buna göre, örneğin düzenlenen bir satış faturasına (iadeler dahil) ilişkin olarak yasal defter kayıtlarından ayrıca aşağıdaki bilgiler elektronik ortamda kayıt edilecektir. (1) (Diğer kayıtların asgari bilgileri için tebliğ ekine bakılması gerekmektedir.)
- a) Yevmiye tarihi,
b) Yevmiye numarası,
c) Belge tarihi,
ç) Belge seri-sıra no (Belgelerin, kurumsal kaynak planlama yazılımlarında takibi için ayrı bir referans numarası kullanan mükellefler için belge üzerinde yer alan referans numarası),
d) Alıcının adı veya unvanı,
e) Alıcının soyadı,
f) Alıcıya (Vergi Usul Kanununun 232 nci maddesinin birinci fıkrasında sayılanlar) ait vergi kimlik numarası (gerçek kişi mükellefler için TCKN),
g) Ürün Kodu,
ğ) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler),
h) Satılan her bir mal cinsine ilişkin miktar,
ı) Ölçü birimi (lt, adet, kg, saat vb.),
i) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat,
j) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin tutar,
k) Her bir vergi türü itibarıyla satış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV vb.) ile söz konusu yükümlülüklere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar,
l) Belge üzerinde yer alan indirim ve iskonto gibi unsurlar,
m) Belge toplam tutarı.
Elektronik kayıtların niteliği nasıl olacaktır?
Mükellefler, muhafaza edilen kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır.
1) .xls – Microsoft Excel dosyası,
2) .xlsx – Microsoft Excel dosyası,
3) .txt – Düz metin dosyası,
4) .csv – Virgül ile ayrılmış değer dosyası,
5) .xml – Genişletilebilir işaretleme dili dosyası.
Yine mükellefler, yetkililer tarafından istenilmesi durumunda, muhafaza edilen kayıtlara erişimin sağlanması ve ihtiyaç duyulan kayıtların kopyalarının çıkarılması konusunda yeterli imkânlara sahip olmalıdır. Ayrıca tebliğ ekinde yer alan konulara ilişkin kayıtların oluşturulması ve muhafazası sırasında, istenilen yazılım ve donanım kullanılabilecektir.
Ceza uygulaması ve dikkat edilmesi gereken diğer hususlar nelerdir?
Oluşturulan kayıtlarda yer alması gereken asgari unsurlar ile söz konusu kayıtların elektronik ortamda muhafazası ve istenildiğinde ibrazına ilişkin olarak bu Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.
Muhafaza ve ibraz işleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Elektronik ortamda oluşturulan kayıtların muhafazası, mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde gerçekleştirilmelidir.
Tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin olarak mükellefler, Maliye Bakanlığı veya vergi incelemesine yetkili olanların talebi üzerine, ilgili bilgi sistem veya sistemlerinin bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadırlar.
—————————-
(1) Ödeme Kaydedici Cihazlar tarafından düzenlenen belgeler ile ilgili olarak oluşturulacak kayıtlar, düzenlenen belge üzerinde yer alan bilgiler ile sınırlıdır. Yine mükellefler, satış belgelerine ilişkin kayıtlarda mal ve hizmet tanımlamaları için kullanacakları ifadelerin tekilliğini sağlamak, diğer bir ifade ile aynı mal veya hizmet cinsi için birden fazla isim ve kod kullanmamak konusunda gerekli önlemleri almak zorundadır.