Yeni KEP Devrimi- Şirketlerin Kullanması Zorunlu Elektronik Posta (KEP)

Kayıtlı Elektronik Posta KEP

Dr.Adem Utku ÇAKIL
SMMM
aucakil@hotmail.com

Öz

Adalet Bakanlığı tarafından 19 Ocak 2013 Tarih ve 28533 Sayılı Resmi Gazete yayımlanan “Elektronik Tebligat Yönetmeliği” 11.02.1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununun 7/a maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Anılan kanun bir çok değişikliğe uğramış olup, 11.01.2011 tarihinde yapılan son düzenleme ile 7/a maddesinin ikinci fıkrası yayımı tarihinden iki yıl sonra diğer fıkralar ve 1 inci madde 19.01.2012 tarihinde yürürlüğe girmesi öngörülmüş ancak bu süre bir yıl uzatılmıştır.

Kanuni dayanağı belirtilen bu yönetmeliğin amacı; Elektronik ortamda; kazaî merciler olarak anılan ve 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli

1. sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri,
2. sayılı cetvelde yer alan özel bütçeli idareler,
3. sayılı cetvelde yer alan düzenleyici ve denetleyici kurumlar,
4. sayılı cetvelde yer alan sosyal güvenlik kurumları

ile

il özel idareleri, belediyeler, köy hükmî şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğüvasıtasıyla yapılacak elektronik tebligatları kapsamakta olup yapılacak tebligatlara ilişkin usul ve esasları düzenlemektedir. Düzenleme Adalet Bakanlığı tarafından yürütülecektir.

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde niteliğine uygun düştüğü ölçüde 25.01.2012 tarihli ve 28184 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Tebligat Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmelik ile 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanacaktır.

Değerli Meslektaşlarım,

Yapılan düzenleme ile Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunluluğu getirilmiş olup, Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanmasının önü açılmıştır. Unutmadan hatırlatalım Posta ve Telgraf Teşkilatı bu hizmetleri belirli bir ücret tarifesi kapsamında yapacak olup ilgili ücret tarifesini resmî internet sayfasında yayımlanacaktır.

Kanununi karşılık ilkesi gereğince de elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olan muhatap larında, yetkili mercilere hem elektronik tebligat adreslerini bildirmeleri hem de kendilerinin yapacakları tebligatları da elektronik olarak yapmalarını gündeme getirmiştir.

Kendilerine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken muhataplara, elektronik tebligatın yapılamaması halinde önceki hal ve usullerle tebligat yapılacak ancak bundan sonraki tebligatların elektronik ortamda yapılacağı bildirilecektir.

Muhatapların, tebliğ çıkaran merci ye bildirdiği adresin elektronik tebligata elverişli olmaması halinde, bunlara, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılacak ancak, “muhatabın bildirmiş olduğu adresin, elektronik tebligata elverişli olmadığına” ilişkin şerh düşülecektir.

Elektronik tebligat hizmeti Posta ve Telgraf Teşkilatı tarafından verilecektir. Bu kapsamda elektronik tebligat sistemine girmesi zorunlu olanların Elektronik tebligat adresi edinmeleri gerekecektir. Bu kapsamda;

1. Elektronik tebligat adresi almak için hem kazai merciler hem de muhataplar Posta ve Telgraf Teşkilatına başvuracaklardır. Yapılan başvuruda, elektronik tebligat adresinin hangi birim ve personel tarafından kullanılacağı da belirtilecektir.
2. Gerçek kişi muhataplar, güvenli elektronik imza vasıtasıyla elektronik tebligat adresi almak için hizmet sağlayıcılara başvuru yapabilir.
3. Kazai mercii olarak anılan kurumlara ait alt birimlerin tümü çıkaracakları tebligatta tek bir elektronik tebligat adresi kullanacaklardır.

4.Muhataplara ait elektronik tebligat adresleri ve bu adreslere ilişkin değişiklikler, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya MERSİS numarasıyla eşleştirilmiş şekilde hizmet sağlayıcılar arasında gerçekleştirilecek entegrasyon kapsamında, tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin ve tüm hizmet sağlayıcı ların erişimine açık bir şekilde elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinde tutulacaktır. Elektronik tebligat hizmetinden isteğe bağlı olarak yararlananların, bu listede yer almaları muvafakatlerine bağlıdır.

Tüm bu elektronik tebligat mesaj tarfiği Posta ve Telgraf Teşkilatı tarafından yürütülecektir. Ancak Posta ve Telgraf Teşkilatı tarafından elektronik tebligatın alınması ve muhataba iletilmesi bazı kaidelere bağlanmıştır;

1. Posta ve Telgraf Teşkilatı, Kanunun elektronik tebligata ilişkin hükümlerine ve bu Yönetmeliğe uygun olarak tebligatı çıkaran merciler tarafından iletilen elektronik tebligatları, kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi vasıtasıyla muhataba ulaştırılacaktır.
2. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan Posta ve Telgraf Teşkilatı, bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine veya muhatabın diğer hizmet sağlayıcıdan hizmet alması halinde o hizmet sağlayıcılara, o, hizmet sağlayıcılar da bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine ileteceklerdir.
3. Posta ve Telgraf Teşkilatı ve hizmet sağlayıcılar, zaman damgası bilgisini ve mesaj özetini muhataba iletmeyecekler ancak sistemlerinde tutacaklardır.
4. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılacaktır.
5. Hizmet sağlayıcılar, muhatabın adresine elektronik tebligatın iletilip iletilmediğine ve gecikme oluşmuşsa bu gecikmeye ilişkin kayıtlar da dahil tüm süreçlerin olay kayıtlarını tutar, bu bilgileri Posta Teşkilatının sistemi vasıtasıyla tebligatı çıkaran merciye derhal bildirecektir.
6. Olay kayıtları günde en az bir defa olmak üzere zaman damgası eklenerek güvenli elektronik imza yla imzalanır ve erişilebilir şekilde arşivlerde otuz yıl süreyle saklanacaktır.
7. Hizmet sağlayıcılar, talep halinde elektronik tebligata ilişkin delil kayıtlarını yetkili mercilere elektronik ortamda sunmakla ve bu amaçla oluşturacağı sistemi hazır tutmakla yükümlü olacaktır.
8. Muhatap, hizmet sağlayıcıya iletişim için diğer bir elektronik posta adresi veya kısa mesaj alma özelliği olan telefon numarası bildirilebilir, elektronik tebligatın ulaştığı anda bu adrese, bilgilendirme mesajı (ücreti muhataba ait olmak üzere) gönderir. Ancak bu halde bilgilendirmelerin herhangi bir nedenle yapılamamış olması, tebligat süresini ve geçerliliğini etkilemeyecektir. Yani hizmet sağlayıcının ilgili tebligat bilgisini muhattaba iletememesi tamamen muhatabın sorumluluğunda olacaktır. Her halükarda Muhatabın bilgilendirilmesine ilişkin olay kayıtları hizmet sağlayıcı tarafından tutulur.

Muhatabın Posta ve Telgraf Teşkilatı tarafından iletilen elektronik tebligatı alma usulüne işlişkin olarak çıkarılan yönetmelik şu kaideleri öngörmektedir;

1. Muhatap elektronik tebligat hesabına, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya hizmet sağlayıcı tarafından verilen parola ve şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık şifre vasıtasıyla erişibilecektir.
2. Hizmet sağlayıcı, elektronik tebligatı sadece bu tebliği almaya yetkili olan kişiye veya vekiline veya kanuni temsilcisine ulaştırmayı garanti edecektir. Tebliği almaya yetkili kişinin, kimlik doğrulaması hizmet sağlayıcı tarafından yapılacaktır.
3. Elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılmasında, 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin kayıtlı elektronik posta hesabının kullanıma kapatılmasına ilişkin hükümleri uygulanacaktır.
4. Gerçek kişiler için, hizmetin kullanıma kapatılması başvurusu elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda da yapılabilecektir.
5. Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresleri, elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinden derhal silinecek ve elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatıldığı an, zaman damgasıyla kayıt altına alınacaktır. Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresine tebligat gönderimi ve alımı engellenecek ancak üç ay süreyle muhatabın erişimine açık tutulacaktır.
6. Hizmet sağlayıcı, elektronik imza kullanılarak hizmetin kullanıma kapatılması başvurusu yapıldığı hallerde derhal, fiziki başvurularda beş iş günü içinde muhatabın elektronik tebligat adresine elektronik tebligat mesajı gönderilmesini engelleyecektir.
7. Ölüm, ceza infaz kurumuna girme, askerlik hizmeti gibi sebeplerle, Tüzel kişiliğin sona ermesi ve/veya benzeri sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkanının ortadan kalkması halinde de, muhatabın, elektronik tebligat adreslerinin kullanıma kapatılması veya askıya alınması işlemi kazai merciler ile Posta ve Telgraf Teşkilatının sistemi arasında sağlanacak entegrasyon çerçevesinde otomatik olarak yapılacaktır.

Elektronik tebligat hizmeti: Bilişim sistemleri vasıtasıyla muhatabın elektronik tebligat adresine iletilmek üzere, tebligatı çıkaran merci tarafından tebligatın gönderilmesini ve bu iletinin muhataba elektronik ortamda delillendirilerek tesliminin sağlanması hizmetini,

Muhatap: Elektronik tebligatı alan gerçek veya tüzel kişiyi,

Elektronik tebligat adresi: Muhatap ve tebligatı çıkaran merciye ait olan elektronik tebligata elverişli kayıtlı elektronik posta adresini,

Tebligatı çıkaran merci: Elektronik tebligat göndermek için İdare tarafından kendilerine elektronik tebligat adresi verilen bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen kazaî merciler ile diğer kurum ve kuruluşları,

MERSİS: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen Merkezi Sicil Kayıt Sistemini,

Hizmet sağlayıcısı: Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısını,

Elektronik tebligat mesajı: Tebliğ edilecek içerik veya diğer ekli dokümanlar ile tebliğ için gerekli muhatap bilgilerinden oluşan tebligat mesajının tümünün tebligatı çıkaran merci tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanmış halini,

Olay kaydı: İdare veya diğer hizmet sağlayıcılar tarafından elektronik tebligat hizmetinin verilmesi esnasında meydana gelen ve mevzuat gereği kaydının tutulması zorunlu olan tüm bilişim sistemi işlem kayıtlarını,

Zaman damgası: 5070 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinde tanımlanan zaman damgasını,

Güvenli elektronik imza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan güvenli elektronik imzayı,

Kayıtlı elektronik posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini,