Ticari Defterler ve Tasdik
Yrd.Doç.Dr. Mehmet Ali AKTAŞ
YMM
[email protected]
Av. Alkım AKTAŞ
[email protected]
Giriş
İhtiyaçların farklılaştığı ve bu doğrultuda sunumun da farklılaşması gerektiği genel olarak kabul görmektedir.
Yasal olarak yapılan düzenlemeleri söz konusu gerekler dışında tutmak olanaksızdır. 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu (eski) 1957 yılı ocak ayında yürürlük kazanmış idi. 55 yıl yürürlükte kalan ve ticari hayatın düzenlenmesi ve yönetilmesine önemli katkılar yapan yasa, 13 Ocak 2011 tarihinde yüce meclis tarafından kabul edilen ve 14 Şubat 2011 tarihinde resmi gazetede yayımlanan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1533. maddesi hükmü doğrultusunda yürürlükten kaldırılmıştır.
Çalışmamız dahilinde ticari defterler ve tasdik zorunluluğu özetlenecek ve bilgi taleplerinin karşılanması amacına yönelik detaylandırma yapılacaktır.
Defter tutma mecburiyeti Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu ile düzenlenmiştir. Bu konuda her iki kanunun düzenleme amaçları aynıdır; fakat Ticaret Kanunun bazı hükümleri Vergi Usul Kanunun etkisi altında düzenlenmiştir. (1)
Yasal veya zorunlu defterlerin vazgeçilmezliği ticaret ve vergi mevzuatında işlenmiş ve paralel düzenlemelerle hüküm altına alınmıştır. (2)
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64-88’nci maddeleri dahilinde hüküm altına alınan defter tutma yükümlülüğü aynı zamanda Vergi Usul Kanununun ikinci kısım birinci bölümünde de yer almaktadır.
Ticari Defterler (6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu)
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu taciri “Bir ticari işletmeyi, kısmen de olsa kendi adına işleten kimse”, ticari işletmeyi; “esnaf işletmesi için öngörülen sınırı aşan düzeyde gelir sağlamayı hedef tutan faaliyetlerin devamlı ve bağımsız şekilde yürütüldüğü işletme”, esnafı ise; “ister gezici olsun ister bir dükkânda veya bir sokağın belirli yerlerinde sabit bulunsun, ekonomik faaliyeti sermayesinden fazla bedenî çalışmasına dayanan ve geliri 11 inci maddenin ikinci fıkrası (3) uyarınca çıkarılacak kararnamede gösterilen sınırı aşmayan ve sanat veya ticaretle uğraşan kişi esnaftır. Ancak, tacirlere özgü 20 (4) ve 53 (5) üncü maddeler ile Türk Medenî Kanununun 950 (6) nci maddesinin ikinci fıkrası hükmü bunlara da uygulanır” şeklinde tanımlamaktadır.
“Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir” (TTK md.64/1).
“Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada (7) sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz. Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir” (TTK md.64/3)
“Bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır. Bu Kanunun defter tutma, envanter, mali tabloların düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz hükümleri 213 sayılı Kanun ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hükümlerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel teşkil etmez (TTK md.64/3).
Ticari Defterler (213 Sayılı Vergi Usul Kanunu)
213 sayılı Vergi Usul Kanununun “İkinci Kısım” Birinci Bölümde” “Defter Tutma” hüküm altına alınmıştır. Mükellefler bu kanuna göre tutacakları defterleri vergi uygulaması bakımından aşağıdaki maksatları sağlayacak şekilde tutarlar(VUK Md.171).
- Mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumunu tespit etmek;
- Vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek;
- Vergi ile ilgili muameleleri belli etmek;
- Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek;
- Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını (emanet mahiyetindeki değerler dahil) kontrol etmek ve incelemek.
Kanun’da bu Hükme yer verilmiş olup defter tutmak zorunda olanlar sıralanmıştır (VUK Md.172).
- Ticaret ve sanat erbabı;
2. Ticaret şirketleri;
3. İktisadi kamu müesseseleri;
4. Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler;
5. Serbest meslek erbabı;
6. Çiftçiler.
Güncel vergi mevzuatı defter tutma bakımında tüccarları iki farklı sınıfa ayırmıştır. Bu sınıflar; bilanço esasına göre defter tutma ve işletme hesabı esasına göre defter tutma şeklindedir. Bir başka anlatımla; 213 sayılı vergi usul kanunu Türk Ticaret Kanununda yer almayan “işletme hesabı esasında” defter tutulabileceğine hükmetmektedir.
Hal böyle iken gözden kaçırılmaması gereken VUK kanununun 175 nci maddesi dahilinde “…………Ticaret Kanununun ticari defterler hakkındaki hükümleri mahfuzdur” hükmü yer almaktadır.
Vergi Usul Kanununun 220’nci maddesi doğrultusunda aşağıda yazılı defterlerin usulüne uygun bir şekilde tasdik ettirilmesi zorunludur.
- Yevmiye ve envanter defterleri,
- İşletme defteri,
- Çiftçi işletme defteri;
- İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri; (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil),
- Nakliyat Vergisi defteri,
- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri,
- Serbest meslek kazanç defteri,
Tasdik Zamanı
Yasal veya ticari defterlerle ilgili olarak öncelikli düzenlemeler vergi ve ticaret mevzuatı dahilinde yer almaktadır.
Vergi mevzuatı dikkate alındığında;
- Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce;
defterlerini tasdik ettirmek zorundadırlar.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu göre ise; defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onaylarının, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılması gerektirmektedir.
Yukarıdaki yasal düzenlemelerden hareketle; açılış tasdiki yönü ile 213 sayılı vergi usul kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda paralel bir düzenlemenin varlığı göze çarpmaktadır.
213 sayılı vergi usul kanuna göre defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenlerin Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenlerin bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletme hakları bulunmakla birlikte 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda ve çalışmamız tarihi itibariyle bu doğrultuda bir düzenleme olmaması nedeniyle hesap döneminin ilk ayı içerisinde defterlerin tasdik ettirilmesi olanaklı görülmemektedir.
Ancak 6102 sayılı kanunun 64/3 md.si ile fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirleme yetkisi verilmiştir. Bu yetki çalışmamızın yayım tarihi itibariyle henüz kullanılmamıştır.
Tasdik Makamı
Defterler; iş yerinin, iş yeri bulunmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya bu görevi yapmakla mükellef olanlar tarafından tasdik olunur (menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur).
Defterler anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuruna veya notere tasdik ettirilebilmektedir.
Tutulması ve Tasdiki Tabi Defterler
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun “Birinci Kitap”, “Beşinci Kısım” dahilinde Ticari Defterler işlenmiştir. 6102 sayılı yasa; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin tutulmasını zorunlu kılmaktadır.
213 sayılı vergi usul kanununa göre ise tasdike tabi defterler farklılık arz etmektedir. Vergi düzenlemeleri doğrultusunda tutulması zorunlu defterler ve tasdik zorunluluğuna farklılık görülmekte olup tasdike tabi defterler;
- Yevmiye ve envanter defterleri,
- İşletme defteri,
- Çiftçi işletme defteri;
- İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri; (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil),
- Nakliyat Vergisi defteri,
- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri,
- Serbest meslek kazanç defteri,
şeklinde sıralanmaktadır.
Sermaye şirketlerince tutulması ve tasdike tabi defterler :
- Yevmiye Defteri
- Defter-i Kebir
- Envanter Defteri
- Damga Vergisi Defteri (sürekli damga vergisi mükellefi olanlar için zorunludur)
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri (Anonim Şirketler İçin)
- Müdürler Kurulu Karar Defteri (Limited Şirketler İçin)
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Gerçek kişilerce tutulması ve tasdiki zorunlu defterler :
- Yevmiye Defteri
- Defter-i Kebir
- Envanter Defteri
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64/5 maddesi “Bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır” hükmünü içermektedir.
Yukarıdaki hükümden hareketle; Türk Ticaret Kanununda yer almayan ancak 213 sayılı Vergi Usul Kanununda yer alan diğer defterlerin tutulması ve tasdiki zorunlu hale gelmektedir (Serbest meslek kazanç defteri, işletme defteri ve diğerleri).
Her Hesap Döneminde Açılış Tasdikine Tabi Defterler
Güncel düzenlemeler göre tutulması zorunlu defterlerin tamamının faaliyetlerine devam eden işletmelerce her hesap dönemine ilişkin olarak açılış tasdikine tabi tutulmalarına gerek bulunmamaktadır. Aşağıda sıralanan defterlerin açılış tasdikinin (Hesap dönemi takvim yılı olanlarda Aralık ayı içerisinde, özel hesap dönemine tabi olanlar ise yeni hesap döneminin başladığı aydan önceki ayda) yaptırılması gerekir.
- Yevmiye Defteri
- Defter-i Kebir
- Envanter Defteri
- Damga Vergisi Defteri (sürekli damga vergisi mükellefi olanlar için zorunludur)
- Yönetim Kurulu Karar Defteri (Anonim Şirketler İçin)
- Müdürler Kurulu Karar Defteri (Limited Şirketler İçin)
Ancak 6102 sayılı TTK hükümleri doğrultusunda;
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Pay Defteri
Kuruluş aşamasında açılış tasdiki yaptırıldıktan sonra, yapraklarının dolmaması koşulu ile açılış tasdiki yaptırılmaksızın takip eden dönemlerde de kullanılabilir.
Yukarıda yer alanların dışında vergi mevzuatında tutulması ve tasdiki zorunlu defterlerin tutulması ve tasdikinin tabii olduğunun yinelenmesinde yarar görülmektedir
2012 ve Önceki Dönemlerde Kullanılan Karar Defterlerinin Geçerliliği :
Geçmişte sermaye şirketleri tarafından kullanılan ve hukuki yapılarına bağlı olarak farklılık arz eden karar defterleri 6102 sayılı yasa hükümleri doğrultusunda da değişiklik göstermektedir. Buna göre;
Anonim Şirketler;
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
Limited Şirketler;
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Müdürler Kurulu Karar Defteri
Yukarıda yer alan bilgilerden hareketle; anonim şirketler tarafından daha önce açılış tasdiki yapılmak suretiyle kullanımına devam olunan Genel Kurul Karar Defterinin yeniden açılış tasdikine tabi tutulmaksızın kullanımına devam olunabileceği, şimdiye kadar genel kurul karar defteri adı altında defter tasdik ettirmeksizin faaliyetlerine devam eden Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri tasdik ettirmeleri, önceki bölümlerde de yer aldığı üzere yönetim kurulu karar defterinin tasdikinin açılış tasdikinin yapılmasının oldukça önemli olduğu,
Limited Şirketlerde 2012 ve önceki dönemlerde kullanılan karar defterinin öz itibariyle genel kurul (ortaklar) karar defteri olduğunun kabul edilmesinin gerektiği düşünülmekle birlikte, defterin isminin Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri olarak yasada yer alması nedeniyle yeni bir defterin açılış tasdikinin yaptırılması ve bununla birlikte 6102 sayılı yasa öncesi olmayan “Müdürler Kurulu Karar Defteri”nin açılış tasdikinin yaptırılmasının zaruret olduğu düşünülmektedir (yayımlanması beklenen tebliğde farklılık olması halinde söz konusu düzenleme doğrultusunda işlem yapılması tabiidir).
Sonuç
Gerek Türk Ticaret Kanunu ve gerekse Vergi mevzuatı hükümleri doğrultusunda defter tutma ve tasdik konusunda zorunluluklar bulunmaktadır. Defter tutma ve tasdik zorunlulukları olduğu halde defter tasdik ettirmeyenler ve/veya yasal süresinde bu işlemi yaptırmayanlar güncel mevzuat hükümlerine göre değişik yükümlülüklerle karşı karşıya kalabilmektedirler.
Çalışmamız yayımı tarihi itibariyle henüz yayımlanmamış olan, ancak defter tutma yükümlülüğünde bulunan işletmelerin ve özellikle muhasebe meslek mensuplarının tasdike tabi defterler, isimleri farklılaşan defterlerin yerine ikame edilmesi muhtemel defterler konusundaki tereddütlerin giderilmesini teminen 6102 sayılı yasa ile verilen yetkinin idare tarafından öncelikli olarak kullanılması önemli bulunmaktadır.
Herhangi bir yaptırımla karşılaşmamak için tasdike tabi defterlerin yeterli sayfa sayısında ve zamanında tasdik ettirilmesi önem arz etmektedir.
Kaynakça
– AKTAŞ, Mehmet Ali, AKTAŞ, Alkım “
https://alomaliye.com/2011/mehmetali_aktas_isletmelerde_zorunlu_defterler.htm
– AKTAŞ, Mehmet Ali, “Muhasebe Hukukunda Defter ve Belgeler, Gazi Kitabevi, Ankara, 2012.
– KARAYALÇIN, Yaşar, “Muhasebe Hukuku”, Ankara Üniversitesi Banka Ticaret Hukuku Enstitüsü, Sevinç Matbaası Ankara, 1988.
– 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu,
– 3065 Sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu,
– 6102 Sayılı (Yeni) Türk Ticaret Kanunu,
Dip Notlar
(1) Karayalçın, Yaşar, “Muhasebe Hukuku”, Ankara Üniversitesi Banka Ticaret Hukuku Enstitüsü, Sevinç Matbaası Ankara, 1988.
(2) Aktaş Alkım, Aktaş, Mehmet Ali, “İşletmelerde Zorunlu Defterler ve Tasdik”,
https://alomaliye.com/2011/mehmetali_aktas_isletmelerde_zorunlu_defterler.htm, Aralık, 2011.
(3) Ticari işletme ile esnaf işletmesi arasındaki sınır, Bakanlar Kurulunca çıkarılacak kararnamede gösterilir.
(4) Tacir olan veya olmayan bir kişiye, ticari işletmesiyle ilgili bir iş veya hizmet görmüş olan tacir, uygun bir ücret isteyebilir. Ayrıca, tacir, verdiği avanslar ve yaptığı giderler için, ödeme tarihinden itibaren faize hak kazanır.
(5) İşletme sahibi ile ilgili olmaksızın doğrudan doğruya işletmeyi tanıtmak ve benzer işletmelerden ayırt etmek için kullanılan adların da sahipleri tarafından tescil ettirilmesi gerekir.
(6) Alacaklı, borçluya ait olup onun rızasıyla zilyedi bulunduğu taşınırı veya kıymetli evrakı, borcun muaccel olması ve niteliği itibarıyla bu eşyanın alacak ile bağlantısı bulunması hâlinde, borç ödeninceye kadar hapsedebilir. Zilyetlik ve alacak ticarî ilişkiden doğmuşsa, tacirler arasında bu bağlantı var sayılır. Alacaklı, borçluya ait olmayan taşınırlar üzerinde de zilyetliğin iyiniyetle kazanılmasının korunduğu ölçüde hapis hakkına sahip olur.
(7) Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir.
