Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Hesabı
16 Mayıs 2012 Tarihli Resmi Gazete
Sayı: 28294
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumundan:
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ile Tanımlar ve Kısaltmalar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Tebliğin amacı, kayıtlı elektronik posta hesabı adreslerinin yapısına ve kayıtlı elektronik posta rehberinin oluşturulmasına, güncellenmesine, işletilmesine ve kullanılmasına ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Tebliğ kayıtlı elektronik posta sistemini kuran ve işleten kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları ile bu sistemden hizmet alan tarafları kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Tebliğ 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525 inci maddesine dayanılarak hazırlanan 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin altıncı fıkrası ile 24 üncü maddesinin dördüncü fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar ve kısaltmalar
MADDE 4 – (1) Bu Tebliğde geçen;
a) Gönderici: Orijinal iletinin göndericisi durumundaki hesap sahibini veya işlem yetkilisini,
b) IETF RFC (Internet Engineering Task Force Request for Comments): İnternet mühendisliği görev grubu yorum talebini,
c) (Mülga:RG-3/7/2021-31530)
ç) Hesap sahibi: Adına KEP hesabı tahsis edilen gerçek kişiyi veya kamu veya özel hukuk tüzel kişisini,
d) KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,
e) KEP Hesabı: Orijinal ileti gönderme ve alma ile KEP iletisi alma yeteneğine sahip KEP sisteminde oluşturulan elektronik posta hesabını,
f) KEP Hesabı Adresi: KEP hesabına verilen adı,
g) KEP Rehberi: KEP hesabı bilgilerinin doğruluğunun ve güncelliğinin sorgulanabilmesi amacıyla işletilen bilgi ve sorgu sistemini,
ğ) KEPHS: Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısını,
h) Kurul: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulunu,
ı) Kurul Başkanı: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu Başkanını,
i) Kurum: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunu,
j) MERSİS: Ticaret sicili kayıtlarını da içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen Merkezi Sicil Kayıt Sistemini,
k) MERSİS No: MERSİS tarafından Ticaret Siciline kayıtlı tüzel kişilere verilen tekil numarayı,
l) Rehber kaydı: Her bir KEP hesabı için rehberde yer verilen ve bu Tebliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan alanların bütününü,
m) Yönetmelik: 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği,
n) (Ek:RG-6/3/2013-28579) Kurumsal Başvuru: Bir tüzel kişiliğin çalışanları veya müşterileri veya üyeleri veya hissedarları adına yaptığı KEP hesabı başvurusunu,
o) (Ek:RG-3/7/2021-31530)Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,
ö) (Ek:RG-3/7/2021-31530) DETSİS No: DETSİS’e kayıtlı tüzel kişilere verilen tekil numarayı,
p) (Ek:RG-3/7/2021-31530) Kimlik Numarası: T.C. kimlik numarasını veya yabancı kimlik numarasını veya pasaport numarasını,
r) (Ek:RG-3/7/2021-31530) Merkezi KEP Rehberi: Tüm KEPHS’ler tarafından verilen KEP hesabı bilgilerinin güncelliğinin sağlanarak tek merkez üzerinden doğrulanması ve sorgulanabilmesi amacıyla Kurum tarafından işletilen rehberi,
ifade eder.
(2) Bu Tebliğde geçen, ancak yukarıda yer almayan tanımlar için ilgili mevzuatta yer alan tanımlar geçerlidir.
İKİNCİ BÖLÜM
Kayıtlı Elektronik Posta Rehberine İlişkin Esaslar
Merkezi KEP rehberinin kurulması ve işletilmesi
MADDE 4/A – (Ek:RG-3/7/2021-31530)
(1) Merkezi KEP rehberi, Kurum tarafından kurulur ve gizliliği, bütünlüğü, erişilebilirliği sağlanarak işletilir.
(2) Merkezi KEP rehberinin kurulumuna, yönetimine, işletilmesine ilişkin usul ve esaslar ile KEPHS’lerin bu kapsamdaki yükümlülükleri Kurum tarafından belirlenir.
(3) Merkezi KEP rehberi, KEPHS’lerin sistemleri ile ilişkili olarak rehber kaydının oluşturulması, güncellenmesi, sorgulanması, doğrulanması ve benzeri işlemler için kullanılır.
(4) KEPHS’ler gerçek zamanlı olarak KEP rehberini güncel tutmak, merkezi KEP rehberine entegre olmak, merkezi KEP rehberi ile uyumlu çalışabilmek için gerekli tedbirleri almak, altyapıyı kurmak ve işletmekle yükümlüdür.
Merkezi KEP rehberinin kullanılması
MADDE 4/B – (Ek:RG-3/7/2021-31530)
(1) KEPHS, kendi KEP rehberi kayıtlarında meydana gelen tüm değişiklikleri doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde derhal merkezi KEP rehberine işler.
(2) KEP hesabı sorgulama ve doğrulama işlemleri, gönderici tarafından hizmet aldığı KEPHS vasıtasıyla merkezi KEP rehberinden gerçekleştirilir.
(3) Merkezi KEP rehberinden sağlanabilecek diğer hizmetler ve uygulamalar Kurum tarafından belirlenir.
(4) KEPHS, merkezi KEP rehberinden yapmış olduğu tüm işlemlere ilişkin işlem kayıtlarını (log) ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklamakla yükümlüdür.
Kayıtlı elektronik posta rehber alanları
MADDE 5 – (1) (Değişik:RG-3/7/2021-31530) KEP rehberinde yer alacak zorunlu ve isteğe bağlı alanlar:
| Alanlar | Zorunlu (Z) / İsteğe Bağlı (İ) |
| KEP Hesabı Adresi | Z |
| Kimlik Numarası | Z |
| Adı | Z |
| Soyadı | Z |
| Hesabın Aktif Edilip Edilmediği | Z |
| Hesabın Kullanıma Kapatılıp Kapatılmadığı | Z |
| Hesabın Rehber Sorgusuna Açık Olup Olmadığı | Z |
| Hesap Sahibinin Hizmet Alma Şekli (gönderici ve alıcı ya da sadece alıcı) | İ |
| Unvan | İ |
| Cadde Adı/Numarası ve Ev Numarası | İ |
| İlçe | İ |
| Şehir | İ |
| Telefon Numarası | İ |
b) Tüzel kişiler için;
| Alanlar | Zorunlu (Z) / İsteğe Bağlı (İ) |
| KEP Hesabı Adresi | Z |
| Tüzel Kişiyi Tanımlayan Tekil Numara | Z |
| Vergi Numarası | Z |
| Tüzel Kişinin Tam Adı | Z |
| Ana Faaliyet Alanı | Z |
| Merkezinin Bulunduğu İl | Z |
| Adres Bilgileri | Z |
| Hesabın Aktif Edilip Edilmediği | Z |
| Hesabın Kullanıma Kapatılıp Kapatılmadığı | Z |
| İşlem Yetkilisinin/Yetkililerinin Adı ve Soyadı | İ |
| İşlem Yetkilisinin/Yetkililerinin Unvanı | İ |
alanlarından oluşur.
(2) KEP rehberi sorgulamaları zorunlu veya isteğe bağlı rehber alanları kullanılarak gerçekleştirilir.
(3) (Değişik:RG-3/7/2021-31530) Tüzel kişiyi tanımlayan tekil numara, tüzel kişinin Ticaret Sicil No veya MERSİS No veya DETSİS No bilgilerinden birini içerir. Ticaret Sicil No veya MERSİS No veya DETSİS No bilgilerinden herhangi birine sahip olmayan diğer tüm tüzel kişiler için bu alan bağlı bulundukları resmi sicile tescil edilen veya ilgili mevzuatta yer alan bilgileri kullanılarak belirlenir. Tüzel kişiyi tanımlayan tekil numara, alanı belirlemeyen tüzel kişilerde bu alana KEPHS tarafından “0” sayısı yazılır.
(4) (Ek:RG-3/7/2021-31530) KEPHS, tüzel kişilerin tam adı bilgisini, ticaret siciline kayıtlı olanlar için ticaret sicil gazetesindeki haliyle, ticaret sicil kaydı olmayanlar için ise bağlı bulundukları resmi sicile tescil edilen veya ilgili mevzuatta yer alan bilgileri ile birebir uyumlu olarak oluşturur.
Kayıtlı elektronik posta rehberi
MADDE 6 – (1) KEPHS;
a) (Değişik:RG-3/7/2021-31530) Gerçek ve tüzel kişilere ilişkin kendi KEP rehberinde yer verdiği bilgileri eş zamanlı olarak merkezi KEP rehberine de işler.
b) (Değişik:RG-3/7/2021-31530) Gerçek kişinin rehber kaydının sorguya açık olup olmayacağına ilişkin onayını alır ve bu bilgiye rehber kaydında yer verir. Tüzel kişinin rehber kaydına, tüzel kişinin onayını almaksızın KEP rehberinde yer verir.
c) Her KEP hesabı için sadece bir tane rehber kaydı oluşturur.
ç) (Değişik:RG-3/7/2021-31530) Kendi KEP rehberine ilişkin tüm bilgilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlayarak ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklar.
d) KEP rehberine yetkisiz erişimleri engeller.
Rehber kaydının sorgulanması ve doğrulanması
MADDE 7 – (Başlığı ile Birlikte Değişik:RG-3/7/2021-31530)
(1) Hesap sahipleri, KEP rehberini, sadece hizmet aldığı KEPHS vasıtasıyla sorgulayabilir.
(2) KEPHS, göndericiden gelen sorgu talebini derhal alarak merkezi KEP rehberinde sorgular ve sorgu sonucunu doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde hesap sahibine sunar.
(3) KEPHS, rehber sorgusuna açık olmayan KEP hesaplarına ilişkin sorgu sonucunu hesap sahibine göstermez. Rehber sorgusuna açık olmayan KEP hesapları sadece doğrulama amaçlı kullanılır.
(4) KEPHS, sorgu sonucunda birden fazla gerçek kişiye ait kayıt bulması halinde sorgu sonucunu bildirmez ve sorgu sonucunun tek kişiye ait rehber kaydı veya kayıtlarına indirgenmesi için kullanıcıdan yeni rehber alanlarını girmesini ister. Sorgu sonucu bir tek gerçek kişiye indirgeninceye kadar sorgulama işlemi tekrar edebilir.
(5) Gerçek kişilerin rehber sorgusu, sadece kimlik numarası ile de yapılabilir. Bu durumda ilgili kimlik numarasına ait tüm hesaplar listelenir.
(6) KEPHS, kendisine merkezi KEP rehberinden iletilen sorgu sonucunu ilgili göndericiye ilettikten sonra kendi sistemlerinden siler.
(7) KEPHS, kendisine gelen KEP rehber sorgusuna ilişkin olarak, gerçek kişiler için kimlik numarası hariç olmak üzere, rehberde bulunan zorunlu alanları sorgu sonucu olarak bildirir.
(8) KEPHS ayrıca KEP adresinin varlığının ve doğruluğunun kontrol edilmesine ilişkin hizmet sunabilir. KEPHS tarafından bu hizmetin sunulması halinde; KEP adresinin rehberde yayınlanmasına bakılmaksızın, gerçek kişiler için kimlik numarası, tüzel kişiler için MERSİS No, Ticaret Sicil No, DETSİS No veya Vergi Numarası ile KEP adresi, hesap sahibi tarafından doğrulanabilir. KEPHS, doğrulaması yapılan KEP adresi, kullanıma kapatılmamış ve sorgu kriterlerine uygun ise olumlu, kullanıma kapatılmış ya da sorgu kriterlerine uygun değilse olumsuz yanıt döner.
(9) KEPHS ile merkezi KEP rehberi arasındaki rehber kayıtlarına ilişkin bir sorgu talebinin en geç 20 saniye içerisinde cevaplanması esastır. İhtiyaç duyulması halinde sorgu talebi başına en fazla 10 saniye daha ek süre kullanılır.
(10) KEPHS ile merkezi KEP rehberi arasındaki rehber kayıtları arasında uyumsuzluk olması halinde mücbir sebep halleri dışında, merkezi KEP rehberindeki kayıtlar esas alınır.
Rehber kaydının güncellenmesi
MADDE 8 – (Başlığı ile Birlikte Değişik:RG-3/7/2021-31530)
(1) Hesap sahibi, rehber kaydında meydana gelen değişiklikleri ilgili KEPHS’ye bildirir.
(2) KEPHS, hesap sahibinin rehber kaydında meydana gelen değişiklikleri dikkate alarak kendi KEP rehberine ve merkezi KEP rehberine derhal işler.
(3) Merkezi KEP rehberindeki kayıtlar sadece ilgili KEPHS tarafından güncellenebilir.
Rehber kaydının silinmesi
MADDE 9 – (1) (Değişik:RG-3/7/2021-31530) Rehber kaydının silinmesini isteyen gerçek kişiler bu taleplerini ilgili KEPHS’ye iletir. İlgili KEPHS tarafından bu talebin gereği kendi KEP rehberi ve merkezi KEP rehberine işlenerek derhal yerine getirilir.
(2) Tüzel kişiler rehber kaydının silinmesi talebinde bulunamazlar.
(3) (Değişik:RG-3/7/2021-31530) Gerçek ve tüzel kişilere ait kapanan KEP hesabına ilişkin rehber kaydı ilgili KEPHS tarafından kendi KEP rehberinden ve merkezi KEP rehberinde derhal “Kullanıma Kapatıldı” olarak güncellenir.
Kayıtlı elektronik posta rehberlerinin birlikte çalışabilirliği
MADDE 10 – (1) Her KEPHS, kendi KEP rehberi ile diğer KEPHS’lerin KEP rehberlerinin birlikte çalışabilirliğini teminen gerekli tedbirleri alır.
(2) KEPHS, diğer KEPHS’den kendisine iletilen sorgu talebini derhal alarak kendi KEP rehberinde sorgular ve sonuçları doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde sorguyu ileten KEPHS’ye bildirir.
(3) İki KEPHS arasındaki rehber kayıtlarına ilişkin bir sorgu talebinin en geç 20 saniye içerisinde cevaplanması esastır. İhtiyaç duyulması halinde sorgu talebi başına en fazla 10 saniye daha ek süre kullanılır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Esaslar
Kayıtlı elektronik posta hesabı adreslerinin yapısı
MADDE 11 – (1) KEP hesabı adreslerinin IETF RFC 2821’e ve IETF RFC 2822’ye uygun oluşturulması esastır.
(2) KEP hesabı adresleri “kullanıcı-tarafı@alan-adı-tarafı” formatında belirlenir.
(3) KEP hesabı adreslerindeki tüm alfabetik karakterler küçük olarak kullanılır.
(4) KEP hesabı adresinin “kullanıcı-tarafı”
a) Gerçek kişiler için;
“adı.soyadı.sayı”
formatında oluşturulur. “adı” ve “soyadı” alanları kişinin nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi kimlik yerine geçen geçerli resmi belgelerde yazıldığı haliyle kullanılır. Başvuru sahibinin birden fazla adının veya soyadının olması halinde, bitişik yazılmak üzere adlardan veya soyadlardan en az birinin açık şekilde verilmesi zorunludur. Başvuru sahibinin talep etmesi halinde kısaltılacak adın veya soyadın kimlik yerine geçen resmi belgeler ile uyumlu bir şekilde kısaltılması esastır. Belirlenen “adı.soyadı” isimli KEP hesabı adresi daha önce başka bir hesap sahibi adına oluşturulmuş ise hesap adının sonuna (.) ayıracı konularak başvuru sahibinin belirleyebileceği ve daha önce “adı.soyadı” alanı aynı olan başka bir KEP hesabı adresinde kullanılmayan “sayı” alanı ilave edilir. “sayı” alanı 0-9 arasındaki rakamlar kullanılarak serbestçe belirlenir.
b) (Değişik:RG-6/3/2013-28579) Tüzel kişiler için;
1) “MERSİS No”,
2) “MERSİS No.X”,
3) “TüzelKişiAdı”,
4) “TüzelKişiAdı.X”
formatlarından biri ile oluşturulur. “X” alfa nümerik olacak şekilde isteğe bağlı olarak başvuru sahibi tarafından belirlenir.
(5) (Değişik:RG-6/3/2013-28579) KEP hesabı adresinin “alan-adı-tarafı”:
a) Gerçek kişiler için “hsY.kep.tr” formatında belirlenir.
b) Tüzel kişiler için “hsY.kep.tr” veya “TüzelKişiAdı.hsY.kep.tr” formatlarından biri ile oluşturulur: Kurumsal başvurularda “TüzelKişiAdı.hsY.kep.tr” formatı kullanılır ve bu başvurularda;
1) “TüzelKişiAdı.hsY.kep.tr” alan adı sadece KEP hesabı adresleri için kullanılır, yönetimi KEPHS tarafından gerçekleştirilir ve daha alt seviye alan adına genişletilemez.
2) KEP hesabı adreslerinin “kullanıcı-tarafı” bu maddenin dördüncü fıkrasının (a) bendine uygun olarak belirlenir.
3) Adına başvuruda bulunulan kişilerin KEP hesabı talepleri kurumsal başvuru sahibi tarafından yazılı olarak belgelendirilir. KEP hesabı adresi verilecek kişiye ait kimliğin doğru ve güvenilir biçimde tespit edilmesinden KEPHS sorumludur.
(6) (Değişik:RG-6/3/2013-28579) “TüzelKişiAdı” alanı, tüzel kişinin ticaret sicil veya MERSİS’de kayıtlı bilgileri ile uyumlu olmak şartıyla açık şekilde ya da kısaltma yapılarak belirlenir. Ticaret sicil veya MERSİS’de kayıtlı bilgileri olmayan diğer tüm tüzel kişiler için “TüzelKişiAdı” alanı bağlı bulundukları resmi sicile tescil edilen veya ilgili mevzuat ile belirlenen isim ve unvanları kullanılarak belirlenir.
(7) “hs” KEPHS’yi ifade etmek üzere kullanılan kısaltmadır. “Y” ise, KEPHS’nin yetkilendirilme tarihine göre Kurum tarafından belirlenen ve sadece KEP hizmetlerinde kullanılacak alan adında yer almak üzere KEPHS’ye verilen 01-99 arasında bir sayıdır.
(8) Yetkilendirilme tarihi aynı olan birden fazla KEPHS olması halinde, “Y” sayısı KEPHS’lerin MERSİS’de kayıtlı isimlerinin alfabetik sırası esas alınarak verilir.
(9) KEPHS’ler “Y” sayısı için Kuruma talepte bulunamaz.
(10) Her KEPHS, Kurum tarafından kendisine verilen “Y” sayısını kullanarak aldığı “hsY.kep.tr” alan adını kendisine tahsis ettirdiğini Kuruma bildirir.
Kayıtlı elektronik posta sistem adreslerinin yapısı
MADDE 12 – (1) KEP sistem adresleri, KEP hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sadece KEPHS’ler için oluşturulan adreslerdir.
(2) Gerçek ve tüzel kişilerin KEP hesabı adreslerinin yapısı için belirlenen kriterler KEP sistem adresleri için uygulanmayabilir.
(3) KEPHS sistem adresleri “S@hsY.kep.tr” formatında oluşturulur. “S”, sunulacak hizmeti ifade eden bir ibareden oluşacak şekilde KEPHS tarafından belirlenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Son Hükümler
Kayıtlı elektronik posta rehberinin ve hesabı adreslerinin devri
MADDE 13 – (1) KEPHS’nin, faaliyetine son vermesi veya Kurum tarafından faaliyetine son verilmesi halinde, KEP hesabı adreslerine ve KEP rehberine ilişkin devir işlemleri Yönetmeliğin 21 inci ve 22 nci maddeleri kapsamında gerçekleştirilir.
Merkezi KEP rehberinin devreye alınması
GEÇİCİ MADDE 1 – (Ek:RG-3/7/2021-31530)
(1) Bu maddenin yayımı tarihinde faaliyette olan KEPHS’ler, bu maddenin yayımı tarihinden itibaren dört ay içerisinde merkezi KEP rehberi ile uyumlu çalışacak şekilde kendi altyapılarında gerekli değişiklikleri yapar ve merkezi KEP rehberine entegrasyonu sağlar.
(2) KEPHS, KEP rehber alanlarına yeni ilave edilen zorunlu bilgileri, KEP hesabının kullanıma kapatılmamış olması halinde, mevcut gerçek ve tüzel kişi hesap sahipleri için bu maddenin yayımı tarihinden itibaren dört ay içerisinde tamamlar.
(3) Tüm KEPHS’lerin merkezi KEP rehberine entegre olmasından ve konu hakkında Kurum tarafından KEPHS’lere bildirim yapılmasından sonra 10 uncu maddede düzenlenen KEPHS’lerin, KEP rehberinin birlikte çalışabilirliğine ilişkin yükümlülükleri ortadan kalkar.
Yürürlük
MADDE 14 – (1) Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 15 – (1) Bu Tebliğ hükümlerini Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu Başkanı yürütür.
| Yönetmeliğin Yayımlandığı Resmî Gazete’nin | ||
| Tarihi | Sayısı | |
| 16/5/2012 | 28294 | |
| Yönetmelikte Değişiklik Yapan Yönetmeliklerin Yayımlandığı Resmî Gazetelerin | ||
| Tarihi | Sayısı | |
| 1. | 6/3/2013 | 28579 |
| 2. | 3/7/2021 | 31530 |