İşletmelerde Zorunlu Defterler ve Tasdik
Yrd.Doç.Dr. Mehmet Ali AKTAŞ
Yeminli Mali Müşavir
mali@malianaliz.comAlkım AKTAŞ
Avukat
alkim@malianaliz.com
Giriş
İşletme; genellikle “insan gereksinimlerini karşılamak ve kâr elde etmek amacıyla ekonomik mal ve hizmetleri üretmek veya pazarlamak için faaliyette bulunan bir örgüttür[1]” şeklinde tanımlanmaktadır.
Yasal düzenlemeler dikkate alındığında, işletmelerin tüm iş ve işlemlerini söz konusu düzenlemelere aykırılık teşkil etmeyecek şekilde yerine getirmeleri bir zorunluluktur. Bu zorunluluk salt kâr amacı güden birimler için geçerli olmayıp aynı zamanda kâr amacı gütmeyen ancak söz konusu düzenlemelere tabi olan gerçek ve tüzel kişiler için de geçerlidir.
Çalışma dahilinde zorunlu defterlerle bağlantılı olarak; ticari işletmeler ve çalışma başlığında yer alan “Vergi ve Ticaret Mevzuatı” hükümlerine uyma zorunluluğu bulunan tüm gerçek ve tüzel kişiler işlenecektir.
İşletme faaliyetleri dahilinde muhasebenin yeri ile birlikte gerek işletme içi ve gerekse işletme dışı taraflar dikkate alındığında muhasebe sürecinin sağlıklı işletilmesi gerekmektedir.
Yasal veya zorunlu defterlerin vazgeçilmezliği ticaret ve vergi mevzuatında işlenmiş ve paralel düzenlemelerle hüküm altına alınmıştır.
Tüm işletmeler defter tutmak zorundadırlar. Ancak tutmak zorunda oldukları defterler uymak zorunda oldukları yasal düzenlemelere göre farklılık gösterebilmektedir. O halde bir zorunluluk vardır ancak bu bazı değişiklikler arz ederek tezahür etmektedir.
İşletme hukukunun birer bölümü olan ticaret hukuku mevzuatı ile vergi hukuku mevzuatında tüccar terimi ile ilgili farklılıklar görülmektedir. Türk Ticaret Kanunu “Bir ticari işletmeyi, kısmen dahi olsa kendi adına işleten kimseye tacir denir.” (md.14) ifadesi ile tacir deyimini çok geniş anlamda ele almaktadır. Buna karşılık Türk Vergi Mevzuatı ise ticari faaliyette bulunanları üç grup altında toplamakta ve bu üç gruba ilişkin faaliyetlerin alanını da kesin olarak belirlemektedir. Ticari faaliyette bulunanlar şu şekilde sınıflandırılmışlardır[2].
(1) Birinci sınıf tüccarlar,
(2) İkinci sınıf tüccarlar,
(3) Esnaflar.
6762 sayılı Türk Ticaret Kanununun 66’ncı maddesi ile hüküm altına alınan defter tutma yükümlülüğü aynı zamanda Vergi Usul Kanununun ikinci kısım birinci bölümünde de yer almaktadır. Buna göre vergi mükellefi kişi ve kurumların aşağıdaki amaçları sağlayacak şekilde defter tutma gereği vardır.
Bu amaçlar;
- Mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumunu tespit etmek;
- Vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek;
- Vergi ile ilgili muameleleri belli etmek;
- Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek;
- Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını (emanet mahiyetindeki değerler dahil) kontrol etmek ve incelemek.
I- Defter Tutma Zorunluluğu (6762 Sayılı Türk Ticaret Kanunu)
Türk Ticaret Kanununun 66’ncı maddesinde de hüküm altına alındığı üzere; her tacir, ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde elde edilen neticeleri tespit etmek amacıyla, işletmesinin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri ve bilhassa, diğer kanunların hükümleri mahfuz (saklı) kalmak üzere aşağıdaki defterleri Türkçe olarak tutmak zorundadırlar.
Tacir tüzel kişi ise;
- Yevmiye Defteri
- Defter-i Kebir
- Envanter Defteri
- Karar Defteri
Tacir gerçek kişi ise;
- Yevmiye Defteri
- Defter-i Kebir
- Envanter Defteri
veya işletmenin mahiyet ve önemine göre sadece işletme defteri.
II- Defter Tutma Zorunluluğu (213 Sayılı Vergi Usul Kanunu)
Vergi Usul Kanununa göre ise aşağıdaki mükellefler giriş bölümünde sıralanan amaçları sağlayacak şekilde defter tutarlar.
- Ticaret ve sanat erbabı;
- Ticaret şirketleri;
- İktisadi kamu müesseseleri;
- Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler;
- Serbest meslek erbabı;
- Çiftçiler.
İktisadi kamu müesseseleriyle dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler defter tutma bakımından tüccarlarla aynı hükümlere tabidirler. Bir başka anlatımla bu müessese veya işletmeler tüccar olarak addedilirler.
Vergi usul kanunu hükümlerine göre tutulacak deflerler sınıflandırılarak aşağıdaki şekilde sıralanabilmektedir.
- Bilanço Usulünde Tutulacak Defterler;
- Yevmiye Defteri,
- Defter-i Kebir,
- Envanter Defteri
- Diğer Defterler
- İşletme Hesabı Defteri[3]
- Serbest Meslek Kazanç Defteri[4]
- Çiftçi İşletme Defteri[5]
III- Defter Tutmak Zorunda Olmayanlar (213 Sayılı Vergi Usul Kanunu)
Aşağıda yazılı gerçek ve tüzel kişilerin defter tutmak zorunlulukları bulunmamaktadır.
- Gelir vergisinden muaf olan esnaf ve gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiler;
- Gelir Vergisi Kanununa göre kazançları basit usulde tespit edilenler.
- Kurumlar vergisinden muaf olan:
- İktisadi kamu müesseseleri;
- Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler
İstisna hükümlerinin uygulandığı gerçek ve tüzel kişilerin Gelir ve Kurumlar vergisinden muaf olmaları, söz konusu mükelleflerin muaf olmadıkları vergiler nedeniyle defter tutmalarına etki etmemektedir. Bir başka anlatımla gerçek veya tüzel kişinin mükellefi olduğu bir vergi türü nedeniyle defter tutması gerekiyor ise bu defteri tutmak zorunda olacaklardır.
IV- Tasdike Tabi Defterler (213 Sayılı Vergi Usul Kanunu)
Vergi Usul Kanununun 220’nci maddesi doğrultusunda aşağıda yazılı defterlerin usulüne uygun bir şekilde tasdik ettirilmesi zorunludur.
- Yevmiye ve envanter defterleri,
- İşletme defteri,
- Çiftçi işletme defteri;
- İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri; (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil),
- Nakliyat Vergisi defteri,
- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri,
- Serbest meslek kazanç defteri,
V- Tasdik Zamanı ve Tasdik Makamı
- Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce defterlerini tasdik ettirmek zorundadırlar.
Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.
Defterlerin; iş yerinin, iş yeri bulunmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya bu görevi yapmakla mükellef olanlar, tarafından tasdik olunur (menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur).
Defterler anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuruna veya notere tasdik ettirilmektedir.
6762 sayılı Türk Ticaret kanununun 69’ncu maddesinin 2’nci paragraf hükmü doğrultusunda her tacir tutmaya mecbur olduğu diğer defterlerle tutmak istediği defterlerin her birinin nevi ve mahiyetleriyle sayfa sayılarını gösteren iki nüsha beyannameyi bu defterleri kullanmaya başlamadan önce sicil memuruna vermekle yükümlüdür. Memur, bunlardan birisini tasdik ederek tacire geri verir. Bu mükellefiyeti hiç veya kanuna uygun şekilde yerine getirmeyen tacirin bu gibi defterleri lehine delil olamaz denilmektedir.
VI- Defter-i Kebir (Büyük Defter)’in Tutulması Zorunluluğu
Güncel vergi mevzuatı hükümleri dikkate alındığında Defter-i Kebir bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olan tüm gerçek ve tüzel kişiler tarafından tutulması zorunlu defterler arasında yer almaktadır. Bunun paralelinde güncel ticaret mevzuatı da Defter-i Kebir’in tutulması gerekliliğini hüküm altına almıştır. Söz konusu yasal düzenlemeler;
213 Vergi Usul Kanunu madde 182;
Bilanço esasında aşağıdaki defterler tutulur:
- Yevmiye defteri;
- Defterikebir;
- Envanter defteri (Mevcudat ve muvazene defteri);
şeklinde,
6762 Sayılı Türk Ticaret Kanunu madde 66;
- Tacir hükmi şahıs ise yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve karar defteri, (6762 sayılı yasanın 71. maddesi Büyük Defterin (Defter-i Kebir) işleyişini de hüküm altına almıştır).
şeklindedir.
VII- Defter-i Kebir (Büyük Defter)’in Tasdik Zorunluluğu
213 sayılı Vergi Usul Kanunu Defter-i Kebir (Büyük Defter) in tutulmasını zorunlu kılarken, söz konusu defterin tasdik zorunluluğunu ihtiyari bırakmaktadır. Ancak 6762 sayılı (01 Temmuz 2012 tarihine kadar yürürlükte olan Türk Ticaret Kanun) yasanın 69. maddesi tacirin 6762 sayılı yasanın 66. maddesinde yazılı defterlerin kullanılmaya başlanılmadan önce ticari işletmenin bulunduğu yerin ticaret sicili memurluğuna veya notere ibraz edilmesini, dolayısıyla tasdikini zorunlu kılmaktadır. Tasdik zorunluluğunun yerine getirilmemesi veya eksik yapılmış olmasının söz konusu defterlerin lehe delil olmayacağına hükmetmekle birlikte tasdik aşamasında 213 sayılı vergi usul kanunu hükümlerin esas alınacağını (tutulması zorunlu defterler dikkate alındığında) da emretmektedir. Dolayısıyla 6762 sayılı yasada Defter-i Kebir’in tasdik ettirilmesinin bir zorunluluk olduğu ve burada tartışma oluşturabilecek bir mevzunun bulunmadığı aşikardır.
VIII- 6102 Sayılı (Yeni) Türk Ticaret Kanunu ve Ticari Defterler
01 Temmuz 2012 tarihinden başlamak üzere yürürlük kazanacak olan 6102 sayılı (Yeni) Türk Ticaret Kanununun “Birinci Kitap”, “Beşinci Kısım” dahilinde Ticari Defterler işlenmiştir. 6102 sayılı yasanın Madde 64/(5) “Yevmiye, defteri kebir ve envanter defteri dışında tutulacak defterler Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından bir tebliğ ile belirlenir” hükmümü içermektedir.
6102 sayılı yasa hükümleri henüz yürürlükte bulunmamakta ve bu nedenle 2012 yılında kullanılacak yasal defterlerin tasdikine bir etkisi bulunmamaktadır.
Tasdike tabi defterler dikkate alındığında 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 6102 sayılı (yeni) Türk Ticaret Kanunu hükümleri arasında belirgin bir farklılık olmadığı sonucuna ulaşılmakla birlikte ticari defter kapsamının genişletildiği görülmektedir.
(6102 sayılı yasa ile ilgili ticari defterler konusu kapsamlı olarak bir sonraki çalışmamızda işlenecek ve detaylandırılacaktır).
Sonuç
Gerek Türk Ticaret Kanunu ve gerekse Vergi mevzuatı hükümleri doğrultusunda defter tutma ve tasdik konusunda zorunluluklar bulunmaktadır. Defter tutma ve tasdik zorunlulukları olduğu halde defter tasdik ettirmeyenler ve/veya yasal süresinde bu işlemi yaptırmayanlar[6] güncel mevzuat hükümlerine göre değişik yükümlülüklerle[7],[8] karşı karşıya kalabilmektedirler.
Herhangi bir yaptırımla karşılaşmamak için tasdike tabi defterlerin (defteri kebir’in de bilanço esasına tabi tüm işletmeler tarafından tasdik ettirilmesi) yeterli sayfa sayısında ve zamanında tasdik ettirilmesi önem arz etmektedir.
Kaynakça
– AKTAŞ, Mehmet Ali, “İşletmelerde defterler ve tasdik zorunluluğu”,
https://alomaliye.com/2007/mehmetali_aktas_defterler.htm
– www.ekodiyalog.com
– KOÇ YALKIN, Yüksel, “Genel Muhasebe İlkeler ve Uygulamalar” Ankara, 2004.
– 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu,
– 3065 Sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu,
– 6102 Sayılı (Yeni) Türk Ticaret Kanunu,
– 6762 Sayılı Türk Ticaret Kanunu,
Zirai Kazanç Elden ve Defter Tutması Gereken Çiftçilerce tutulması gereken defterdir.
Tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik muamelesinin yaptırılmamış olması V.U.K.’nun 352/8’nci maddesine göre I’inci derece usulsüzlük cezası gerektirmekle birlikte söz konusu maddesinin parantez içi hükmüne göre Kanuni sürenin sonundan başlayarak 1 ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler tasdik ettirilmemiş sayılmaktadır.
3065 Sayılı KDV Kanununun Vergi İndirimi başlıklı 29’ncu maddesinin 3’ncü alt maddesine göre “İndirim hakkı vergiyi doğuran olayın vuku bulduğu takvim yılı aşılmamak şartıyla, ilgili vesikaların kanuni defterlere kaydedildiği vergilendirme döneminde kullanılabilir”
6762 sayılı Türk Ticaret Kanununun 67’nci maddesinin 3’nci paragraf hükmüne göre “…. defterleri tutma mükellefiyetlerini hiç veya kanuna uygun şekilde yerine getirilmeyenlerin ağır para cezası ile cezalandırılabilmektedirler”