Derneklerde İç Denetim
Mintez ŞİMŞEK
Müfettiş
Türk Kızılayı Teftiş Kurulu
mintezsimsek@gmail.com
Yeni Dernekler Kanunu ile getirilen en önemli yeniliklerden biriside derneklerde iç denetim esasının getirilmesi ve dernek denetim kurulunun yetki ve sorumluluklarının eski kanuna göre artırılarak bu yetki ve sorumlulukların kanun metninde açık ve sarih bir şekilde tanımlanmasıdır. Bu yazımda dernek denetim kurulları hakkında sıkça iletilen bazı sorulara cevap verecek ve bu kurulların yetki ve sorumlulukları hakkında genel izahlarda bulunacağım.
Konuya ilişkin açıklamalara geçmeden önce Dernekler Hukukunun temel yapısını oluşturan Dernekler Kanunu ve Türk Medeni Kanununun dernek denetim kurulları hakkındaki amir hükümlerinin incelenmesi gerekmektedir. Derneklerde iç denetim ve denetim kurullarının kuruluş, işleyiş ve çalışma usulleri, 5253 sayılı kanunun 9. Maddesi ve 4721 sayılı kanunun 86. Maddesi ile aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.
Madde 9- Derneklerde iç denetim esastır. Genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Denetim Kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.
Denetim kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.
4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu
Madde 86- Denetim kurulu, üç asıl ve üç yedek üyeden az olmamak üzere dernek tüzüğünde belirtilen sayıda üyeden oluşur.
Denetim kurulu, denetleme görevini, dernek tüzüğünde belirtilen esas ve usullere göre yapar; denetleme sonuçlarını bir raporla yönetim kuruluna ve genel kurula sunar.
Denetim Kurulu, derneğin asli ve zorunlu organlarından birisi olup gerekli gördüğü hallerde dernek genel kurulunun olağanüstü olarak toplanmasını talep etme yetki ve salahiyetine haizdir. Türk Medeni kanununa göre dernek denetim kurulunun asgari 3 kişiden oluşması gerekmekte olup asıl üye sayısı kadarda yedek üye seçilmelidir. Dernekler denetim Kurullarının üye sayısını tüzüklerinde açıkça belirtmek zorundadır.
Yeni Dernekler Kanunu, iç denetimin denetim kurulu yanında genel kurul ve/veya yönetim kurulunca da ifa edilebileceği ve yine Genel Kurul, Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulunun derneğin denetim işini bağımsız denetim kuruluşlarına da yaptırabileceği hükmünü getirmekle birlikte bağımsız denetim kuruluşlarına denetim yaptırılmasının yasa ve yönetmeliklerce kendilerine denetim işi yüklenen yetkili kurulların yani dernek denetim kurulunun denetimden doğan sorumluluklarını ortadan kaldırmadığını da açıkça ifade etmektedir.
Denetim Kurulu, bir yandan derneğin tüm faaliyetlerinin tüzük amaçları doğrultusunda yürütülüp yürütülmediğini denetlerken, diğer yandan bu faaliyetlere esas defter, dosya ve diğer kayıtlar ile derneğin icrai muamelatının mevzuata uygunluğunu denetleyecektir.
Dernek denetim kurulu mutad denetimini 1 yıldan daha fazla bekletemez. Dernek Genel Kurulu kaç yılda bir yapılırsa yapılsın, dernek faaliyet ve muamelatının yılda en az 1 kez denetlenmesi kanuni bir zorunluluktur.
Bu genel bilgilerden sonra dernek denetim kurulları hakkında sıkça sorulan bazı soruları cevaplamak sureti ile konumuza açıklık getirmeye çalışalım.
Soru: Dernek Denetim Kurulu olarak, dernek yönetim kurulunun hangi iş ve işlemlerinin denetiminden sorumluyuz, sorumluluğumuzun genel sınırlarını izah edebilir misiniz?
Cevap: Dernek denetim kurulu, 5253 sayılı kanunun 9. maddesinin 2. fıkrası amir hükmüne göre;
a)Derneğin tüm faaliyetlerinin dernek tüzüğünde ortaya konan temel amaçlar doğrultusunda yürütülüp yürütülmediğini,
b)Defter, hesap ve kayıtların mali mevzuata uygun yürütülüp, yürütülmediğini, mali kayıtlar ve bu mali kayıtlara esas gelir ve gider evraklarının sahih olup olmadıklarını,
1 yılı geçmeyen aralıklarla denetlemek ve denetim sonucunu raporlayarak Yönetim Kuruluna, toplandığı zaman ise Genel Kurula sunmakla mükellef kılınmıştır. Dernek Denetim Kurulu bu mükellefiyeti dışında dernek tüzüğü ile emredilen ve temel mevzuata aykırı olmayan diğer denetim görevlerini de yapmakla sorumludur.
Soru: Dernek Denetim Kurulu olarak denetim yapmak amacı ile derneğimizin Yönetim Kurulundan defter ve kayıtları yazılı olarak istememize rağmen Yönetim Kurulu, derneğimizin defterlerini, gelir ve gider kayıtlarını bize vermiyor, çeşitli bahanelerle ibraz etmiyor, defter ve evrakları alamadığımız için de denetim yapamıyoruz. Bu durumda Denetim Kurulumuzun bir sorumluluğu var mıdır? Defter ve evrakları ibraz etmeyen Yönetim Kuruluna karşı ne yapabiliriz?
Cevap: 5253 sayılı Dernekler Kanunun 9. maddesinin 3. fıkrası “Denetim kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.” Hükmüne,
Yine aynı kanunun Ceza Hükümleri başlığı altındaki 32. maddesinin k bendi “ 9 ve 19. maddelerin üçüncü fıkralarındaki zorunluluğa uymayanlar ile ………üç aya kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır.” Hükmüne amirdir.
Yasanın bu kesin hükümlerine rağmen, Dernek Yönetim Kurulunun, Dernek Denetim Kuruluna bilgi ve belge ibraz etmemesi açıkça suçtur.
İstediğiniz bilgi ve belgelerin tarafınıza ibraz edilmediğini ispat için Dernek denetim Kurulu olarak denetlemek amacı ile istediğiniz belge ve bilgileri içeren bir yazıyı derneğin evrak kayıt defterinden geçirerek Dernek Yönetim Kuruluna iletmeniz, bunun mümkün olmaması halinde ise Derneğin yasal ikametgâh adresine iadeli taahhütlü posta ile göndermeniz gerekecektir. Dernek Yönetim Kuruluna yaptığınız talebinize cevap alamamanız ve/veya olumsuz cevap almanız hallerinde ilgili Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyusunda bulunabilir, Dernek Yönetim Kurulunun kanuna aykırı fiillerini ve denetimi engellediğini beyan ederek Dernek Genel Kurulunun da olağanüstü olarak toplanmasını talep edebilirsiniz.
Soru: Derneğimiz bilanço usulü ile defter tutuyor, Dernek Denetim Kurulumuz 3 kişi ve aramızda bu defterler üzerinden denetim yapabilecek derecede muhasebe bilgisi olan hiç kimse yok. Derneğin denetimini dışarıdan yaptırıp, bu denetim raporunu Genel Kurula sunabilir miyiz? Dışarıda yapılan denetim bizim yapacağımız dernek denetimi yerine geçermi? Bu denetim raporu ile Yönetim Kurulunu ibra edebilir miyiz?
Cevap: 5253 sayılı Dernekler Kanununun 9. maddesi 1. fıkrası 2. cümlesi “Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.” Hükmüne amir olup bu amir hükümden de anlaşılacağı üzere dışarıdan alacağınız denetim hizmeti, Dernek Denetim Kurulu olarak yapacağınız denetim yerine geçmez, ancak siz Denetim Kurulu olarak sunacağınız Denetim raporunuza, dışarıdan yaptırdığınız profesyonel denetime ilişkin raporu ek yaparak mali muamelatın denetimini dışarıdan yaptırdığınızı beyan edebilirsiniz.
Denetim raporu, Yönetim Kurulu veya Genel Kurula Denetim Kurulunuz tarafından sunulacağından raporun tüm sorumluluğu da kanunen ve usulen tarafınıza ait olacaktır. Son sorunuza gelince; Yönetim Kurulunun ibra edilmesi, Denetim Kurulunun değil Genel Kurulun görevidir. Denetim Kurulunun Genel Kurula sunacağı denetim raporu, Genel Kurula Yönetim Kurulunu ibra aşamasında yol gösteren tespitler bütünüdür.
Soru: Bir derneğin Denetim Kurulu olarak görev yapmaktayız. Derneğimizin Yönetim Kurulu bizden habersiz olarak dışarıdan bir denetim firmasına mali kayıtların denetimini yaptırmış ve yaptırdığı denetime ilişkin raporu da Genel Kurula ibraz etmiştir. Yönetim Kurulu bizden habersiz olarak dışarıdan denetim firmasına denetim yaptırabilir mi? Yönetim Kurulunca dışarıdan yapılan denetim Genel Kurula sunulabilir mi? Dışarıdan yapılan denetime ilişkin raporun yasal bir geçerliliği var mıdır?
Cevap: 5253 Sayılı Kanunun 9. Maddesi, 1. fıkrası, 1. cümlesi “Genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir.” Hükmüne amir olup, bu hükümden yola çıkıldığında, Dernek Yönetim Kurulunun iç denetim amacı ile Denetim Kurulundan habersiz olarak bağımsız denetim kuruluşlarına denetim yaptırabileceği sonucuna ulaşılmaktadır. Yani Dernek Yönetim Kurulunuzun derneğinizin mali muamelatını kurulunuza danışmadan dışarıdan bağımsız bir firmaya yaptırmasında herhangi bir mahsur yoktur. Ancak, 4721 Sayılı Türk Medeni Kanununun 86. maddesi ikinci fıkrası “Denetim kurulu, denetleme görevini, dernek tüzüğünde belirtilen esas ve usullere göre yapar; denetleme sonuçlarını bir raporla yönetim kuruluna ve genel kurula sunar.” Amir hükmü gereği, Genel Kurulca Yönetim Kurulunun ibrasına esas olarak alınacak denetim raporu, Dernek Denetim Kurulunca sunulan denetim raporudur.
Soru: Bir derneğin üyesiyim. Dernek Denetim Kurulumuz, Yönetim Kurulu ile düştüğü anlaşmazlık neticesinde istifa etti. 3 kişiden oluşan Dernek Denetim Kurulunun istifası sonrası yedek 3 kişi göreve çağrıldı, ancak bu üyelerden ikisi de bir hafta arayla Denetim Kurulu üyeliklerinden istifa ettiler. Şu anda Denetim Kurulu üyemiz 1 kişi kaldı yedek üyemiz ise yok. Bu kalan 1 kişi de istifa ederse Dernek Yönetim Kurulu düşer mi? Bu durumda biz üyeler olağanüstü kongre talep edebilir miyiz?
Cevap: Öncelikle şunu belirtelim ki Türk Medeni Kanunun 72. maddesi ile Derneklerde bulunması zorunlu tutulan organlardan sayılan Denetim Kurulunuz, toplantı ve karar yeter sayısı bulunmayan (1) üye mevcuduna düştüğünden, derneğinizin bu organın yeniden teşekkülü için ivedilikle Olağanüstü Genel Kurula gitmesi gerekmektedir. Diğer taraftan Denetim Kurulu üyelerinin yedekler da dâhil olarak tamamının istifa veya başka bir nedenle boşalması halinde Dernek Yönetim Kurulu düşmez.
Denetim Kurulu üyeliklerinin yedekler dâhil tamamının istifa, ölüm veya herhangi başka bir sebeple boşalması halinde, Dernek Yönetim Kurulu, Dernek Genel Kurulunu Olağanüstü Genel Kurula çağırmakla mükelleftir. Olağanüstü Genel Kurul, yeni Denetim Kurulunun teşekkülü gündemi ile toplanır ve denetim kurulu asıl ve yedek üyeliklerinin seçimini yapar.
Denetim Kurulu üyeliklerinin tamamının boşalması ve/veya toplantı ve karar yeter sayısı oluşturamayacak mevcuda düşmesi halinde Dernek Yönetim Kurulunun Dernek Genel Kurulunu re’sen olağanüstü toplantıya çağırmaması durumunda, dernek üyelerinin beşte birinin yönetim kuruluna olağanüstü genel kurul için yazılı başvuru yapması gerekecektir.
Her iki durum sonucunda da Yönetim Kurulu genel kurulu olağanüstü Genel Kurula çağırmaz ise Türk Medeni Kanunun 75. maddesinin 2. fıkrası amir hükmü “Yönetim Kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.” Hükmü gereği ilgili sulh hukuk hâkimliğine başvuru yapmanız gerekmektedir.
Soru: Mali kayıtlarını basit usulde tutan bir derneğin Denetim Kurulu başkanıyım. Muhasebe konusunda da detaylı bir bilgim yok. Derneğin mali muamelatının denetimini nasıl ve ne şekilde yapacağımızı tarif edebilir misiniz?
Cevap: Derneklerin iç denetimine ilişkin olarak standart bir denetleme biçimi bulunmamakla birlikte İçişleri Bakanlığı Dernekler Daire Başkanlığınca 11.05.2009 tarih ve 2009/45 sayılı genelge ekinde yayınlanan ve makale ekinde sunulan Dernek İç Denetim Raporu Rehberi, bu konuda hazırlanan en geniş ve anlaşılabilir nitelikte bir kaynak niteliğindendir.
Dernek Denetim Kurulları yukarıda belirtilen rehber ışığında ve aynı genelge ekinde yayınlanan Dernek İç Denetim Raporu örneğine bakarak denetimlerini ikmal edeceklerdir.
Soru: Bir derneğin Yönetim Kurulu Başkanlığını yürütmekteyim. Tüzüğümüzde, Dernek Denetim Kurulunun 6 aylık periyotlarla dernek hesaplarını denetlemesi hükmü bulunmaktadır. Ancak Denetim Kurulu üyeleri; bazı derneklerde Denetim Kurulu üyelerine, yaptıkları denetim için ücret ödendiğini belirterek, denetim için yönetim kurulundan gün başına oturum ücreti talep etmektedir. Yönetim Kurulu olarak Denetim Kurulu üyelerine yaptıkları denetim için gün başına harcırah ya da huzur hakkı gibi bir oturum parası ödeyebilir miyiz? Denetim Kurulu üyelerinin yapacakları denetim için ücret talep etme gibi bir hakları var mıdır?
Cevap: Derneklerin Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliklerini yürüten kişilere ücret ödenmesi hususu 5253 sayılı Dernekler Kanununun 13. Maddesinin 2. fıkrası ile aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.
“Dernek yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine ücret verilebilir. Verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar genel kurul tarafından tespit olunur. Yönetim ve denetim kurulu üyeleri dışındaki üyelere ücret, huzur hakkı veya başka bir ad altında herhangi bir karşılık ödenemez.”
Kanunun açık hükmünden de anlaşılacağı üzere Dernek Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerine ücret, ödenek, yolluk ve tazminatlar konusunda tek yetkili makam Dernek Genel Kuruludur. Yani siz Yönetim Kurulu olarak Denetim Kurulu üyelerine ücret ya da oturum huzur hakkı takdir veya ret işlemi yapamazsınız.
Mevcut Denetim Kurulunun seçiminin yapıldığı Genel Kurulda, Denetim Kurulu üyelerine ücret, oturum hakkı veya herhangi başka bir ad altında ödenti yapılmasına hükmedildi ise, Yönetim Kurulunuz bu ödentileri Denetim Kurulu üyelerine yapmakla mükelleftir. Yalnız Denetim Kurulu üyelerinden bir ya da birkaçı Kamu Görevlisi ise kanunun amir hükmü gereği bu kişilere ödenti yapılamaz.
Şayet Dernek Genel Kurulunuzda Denetim Kurulu üyelerine herhangi bir ödenti yapılmasına ilişkin olarak alınan bir karar yoksa Denetim Kurulu üyelerine adı ne olursa olsun dernek kaynaklarından ödeme yapmanız imkânsızdır. Dernek Denetim Kurulu üyeleri denetim görevlerini kanunen ve usulen yerine getirmek zorundadırlar. Şayet Dernek Denetim Kurulu üyeleri, Genel Kurulda alınan bir karar olmadığı halde ödenek talebinde bulunur ve bu talepleri yerine getirilmediğinden bahisle denetim görevini yerine getirmezlerse, Dernek Yönetim Kurulu olarak Dernek Genel Kurulunu, Denetim Kurulunun bu talebi ve/veya yeni bir Denetim Kurulunun seçimi gündemi ile Olağanüstü Genel Kurula çağırmanız gerekecektir.
Soru: Dernek tüzüğümüzde Dernek hesaplarının 6 ayda bir Denetim Kurulunca denetlenmesi ve denetim sonucunun Yönetim Kuruluna raporlanması hükmü bulunmaktadır. Ancak derneğimiz Bilanço esasına göre defter tuttuğundan dolayı 6 aylık geçici mali raporlar almak ve denetim yapmak zor olmaktadır. Derneğin Denetim Kurulu olarak denetimimizi tüzükteki 6 aylık sürede değil de, Dernekler Kanununda belirtilen 1 yıllık süre sonunda yapmamız uygun olur mu, bir de dernek mali kayıtlarının tutulmasında bilanço esasından, basit usule geçilmesi için Dernek Denetim Kurulu olarak ne yapmamız gerekmektedir.
Cevap: Her ne kadar Dernekler Kanununda, dernek Denetleme Kurulunun Denetim süre aralığı konusunda “bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler” hükmü var ise de, sizin dernek tüzüğünüz, dernek Denetim Kurulunun denetimlerini 6 ayda bir yapması gerektiği yönünde amir hüküm içerdiğinden, tüzüğünüz gereği derneğinizin denetimini 6 ayda bir yapmak zorunda olup, Dernek Tüzüğünüzdeki bu hüküm değişmediği müddetçe 6 aylık denetim periyotlarını kanunda belirtilen 1 yıllık periyotlara öteleyemezsiniz. Tüzükteki bu sürenin değiştirilmesi için bu gündem ile Yönetim Kurulundan Genel Kurulun olağanüstü toplantıya çağrılmasını talep edebilir veya olağan Genel Kurulu bekleyerek değişiklik teklifinizi burada sunabilirsiniz. Tüzük değişikliği Genel Kuruldan geçmediği müddetçe derneğinizin denetimini 6 aylık periyotlarla yapmakla mükellef bulunmaktasınız.
Bilanço esasından basit usule geçiş hususuna gelince, bu konuda Dernekler Yönetmelinin 31. maddesi aşağıdaki hükümlere amirdir.
Defter tutma esasları
Madde 31-Dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Ancak, yıllık brüt gelirleri 2005 yılı için 500 Bin YTL’yi aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilânço esasına göre defter tutarlar.
İşletme hesabı esasına göre defter tutan dernekler, yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutabilirler.
Bilanço esasına geçen dernekler, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşerlerse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilirler.
Yukarıdaki hükümlerden de anlaşılacağı üzere derneğiniz ister yukarıda belirtilen hadler nedeniyle zorunlu olarak, isterse Yönetim Kurulu kararı ile kendi isteği doğrultusunda Bilanço esasına göre defter tutmaya başlamış olsun, bu sistemden geri dönebilmesi için “derneğinizin yıllık brüt gelirlerinin üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşmesi durumunda” tekrar basit usulde defter tutmaya devam edebilirler.
Yukarıda belirtilen ve Bilanço Esasına geçiş için şart koşulan yıllık brüt gelir tutarları;
2007 Yılı için 591.822,00.-TL
2008 Yılı için 634.433,00.-TL
2009 Yılı için 710.564,00.-TL
Olarak belirlenmiş olup derneğinizin 2008 ve 2009 yıllarındaki yıllık brüt gelirleri yukarıda belirtilen hadlerden aşağıda kalıyor ise Yönetim Kurulunuzun kararı ile 01.01.2010’ dan itibaren tekrar basit usulde defter tutabilirsiniz.
EK 1: Dernek İç Denetim Raporu Rehberi
Ek 2: Dernek İç Denetim Raporu