Dernek Harcamalarında Gider Pusulası ve Gider Makbuzu Kullanılması

Dernek Gider Pusulası ve Gider Makbuzu

Mintez ŞİMŞEK
Müfettiş
Türk Kızılay’ı Teftiş Kurulu
[email protected]

Dernekler, harcamalarına ilişkin tüm işlemlerini belgelendirmek zorunda olup yaptıkları her türlü mal ve hizmet giderlerini Fatura, Perakende Satış Fişi veya Serbest Meslek Makbuzu almak sureti ile masraf kayıtlarına intikal ettirirler.

Dernekler, vergi mükellefi olmayan ve/veya yürürlükteki mevzuat gereği belge verme yükümlülüğü bulunmayan muhataplarından yaptıkları mal ve hizmet alımları için, Gelir Vergisi Kanununun 94. maddesinde izah edilen ve karşılığında belge alınamayan mal ve hizmet alımları için “Gider Pusulası”, Gelir Vergisi Kanununun 94. maddesi kapsamında olmayan ödemeleri için ise “Gider Makbuzu” düzenlerler.

Bu yazımızda Gider Pusulası ile Gider Makbuzu’nun tanımları yapılarak, derneklerce bu belgelerin hangi durumlarda tanzim olunacağı ile belgelerin kullanımına ilişkin şekil ve usul koşulları izah edilecektir.

A- TANIMLAR VE ŞEKİL

1- GİDER PUSULASININ TANIMI VE ŞEKLİ

Gider Pusulası, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunun 234. maddesi ile tanımlanmış olup söz konusu kanun maddesi Gider Pusulasını aşağıdaki şekilde tanımlamaktadır.

Madde 234 – Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin:

Vergiden muaf esnafa;

yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia içinde tanzim edip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Bu belge birinci ve ikinci sınıf tüccarların, zati eşyalarını satan kimselerden satın aldıkları altın, mücevher gibi kıymetli eşya için de tanzim edilir.

Gider pusulası, işin mahiyeti, emtianın cins ve nev’i ile miktar ve bedelini ve iş ücretini ve işi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adlariyle soyadlarını (Tüzel kişilerde unvanlarını) ve adreslerini ve tarihi ihtiva eder ve iki nüsha olarak tanzim ve bir nüshası işi yapana veya malı satana tevdi olunur.

Gider pusulaları, seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir.

Gider Pusulasının şekli, 01.02.1994 tarihli Resmi Gazetede yayınlanan 225 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel tebliğinde izah olunarak, şekle ilişkin suret söz konusu tebliğ ekinde sunulmuştur.

2- GİDER MAKBUZUNUN TANIMI VE ŞEKLİ

5253 Sayılı Dernekler Kanununa dayalı Dernekler Yönetmeliğinin 38. maddesinin ikinci fıkrasının son cümlesi; “Ancak dernekler, Gelir Vergisi Kanununun 94 üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeleri için Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre gider pusulası, bu kapsamda da bulunmayan ödemeleri için Gider Makbuzu düzenlerler.” Hükümlerine amir olup bu hükümden yola çıkıldığında; Gider Makbuzunun, derneklerce yapılan ve konusu itibariyle Gider Pusulası kapsamında olmayan mal veya hizmet alımları ile karşılıksız olarak yapılan ödemeler için düzenleneceği anlaşılmaktadır.

Gider Makbuzunun Şekli, 31.03.2005 tarih ve 25772 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Dernekler Yönetmeliği Ek:15’ te aşağıdaki şekilde tarif olunmuştur.

B-GİDER PUSULASI ve GİDER MAKBUZUNUN KULLANIM YERLERİ

1- GİDER PUSULASININ KULLANILACAĞI YERLER

Dernekler Vergiden Muaf Esnaftan yaptıkları her türlü mal, hizmet ve diğer alımlarında Gider Pusulası tanzim etmek zorundadırlar. Bu cümleden olmak üzere derneklerin Gelir Vergisi Kanunun 9. maddesi kapsamında sayılan ve aşağıda ayrıntısı verilen muhataplarından yaptıkları her türlü alımlarda Gider Pusulası düzenlerler.

1- Motorlu nakil vasıtaları kullanmamak şartı ile gezici olarak veya bir işyeri açmaksızın perakende ticaret ile iştigal edenler (Giyim eşyalarıyla zati ve süs eşyaları, değeri yüksek olan ev eşyaları ile pazar takibi suretiyle gıda, bakkaliye ve temizlik maddelerini ve sabit iş yerlerinin önünde sergi açmak suretiyle o iş yerlerinde satış yapılan aynı neviden malları satanlar hariç)’ den yapılan mal ve hizmet alımlarda,

2- Bir işyeri açmaksızın gezici olarak ve doğrudan doğruya müstehlike iş yapan hallaç, kalaycı, lehimci, musluk tamircisi, çilingir, ayakkabı tamircisi, kundura boyacısı, berber, nalbant, fotoğrafçı, odun ve kömür kırıcısı, çamaşır yıkayıcısı ve hammallar gibi küçük sanat erbabı’ndan yapılan mal ve hizmet alımlarında,

3- Köylerde gezici olarak her türlü sanat işleri ile uğraşanlar ile aynı yerlerde aynı işleri bir işyeri açmak suretiyle yapanlardan 47 nci Maddede yazılı şartları haiz bulunanlar(basit usulde vergilendirmenin genel şartlarını taşıyanlar), ( 51 inci Madde şümulüne girenler bu muafiyetten faydalanamazlar)’dan yapılan mal ve hizmet alımlarında,

4- Nehir, göl ve denizlerde ve su geçitlerinde toplamı 50 rüsum tonilatoya (50 rüsum tonilato dahil) kadar makinesiz veya motorsuz nakil vasıtaları işletenler; hayvanla veya bir adet hayvan arabası ile nakliyecilik yapanlar (Bu bentte yazılı ölçüler, birlikte yaşıyan eşlerle velayet altındaki çocuklar hakkında veya ortaklık halindeki işletmelerde, bu kimselerin veya ortaklığın işlettiği vasıtalar toplu olarak nazara alınmak suretiyle tespit edilir)’dan yapılan alımlarında,

5- Ziraat işlerinde kullandıkları hayvan, hayvan arabası, motor, traktör gibi vasıtalar veya sandallarla nakliyeciliği mutat hale getirmeksizin ara sıra ücret karşılığında eşya ve insan taşıyan çiftçilerden yapılan hizmet alımlarında,

6- Evlerde kullanılan dikiş, nakış, mutfak robotu, ütü ve benzeri makine ve aletler hariç olmak üzere, muharrik kuvvet kullanmamak ve dışarıdan işçi almamak şartıyla; oturdukları evlerde imal ettikleri havlu, örtü, çarşaf, çorap, halı, kilim, dokuma mamulleri, kırpıntı deriden üretilen mamuller, örgü, dantel, her nevi nakış işleri ve turistik eşya, hasır, sepet, süpürge, paspas, fırça, yapma çiçek, pul, payet, boncuk işleme, tığ örgü işleri, ip ve urganları, tarhana, erişte, mantı gibi ürünleri işyeri açmaksızın satanlar,(Bu ürünlerin, pazar takibi suretiyle satılması ile ticarî, ziraî veya meslekî faaliyetleri dolayısıyla gelir ve kurumlar vergisi mükellefi olanların düzenledikleri hariç olmak üzere; düzenlenen kermes, festival, panayır ile kamu kurum ve kuruluşlarınca geçici olarak belirlenen yerlerde satılması muaflıktan faydalanmaya engel değildir)’ dan yapılan mal ve hizmet alımlarında,

7- Yukarıdaki 1 ila 6 arasındaki bentlerde sözü edilen işlere benzerlik gösterdikleri, Danıştay’ın muvafık mütalaası üzerine, Maliye Bakanlığınca, kabul ve ilan olunan ticaret ve sanat işleri ile iştigal edenlerden yapılan mal ve hizmet alımlarında,

8- Hurda mal ve malzeme alımlarında satış yapan muhatabın belge düzenleme kapsamı ve yeterliliği olmadığında,

9- GVK.’nun 18’inci maddesinde sayılan (Müellif, mütercim, heykeltıraş, hattat, ressam, bestekar, bilgisayar programcısı ve mucitlerin ve bunların kanuni mirasçılarının şiir, hikaye, roman, makale, bilimsel araştırma ve incelemeleri, bilgisayar yazılımı, röportaj, karikatür, fotoğraf, film, video band, radyo ve televizyon senaryo ve oyunu gibi eserlerini gazete, dergi, bilgisayar ve internet ortamı, radyo, televizyon ve videoda yayınlamak veya kitap, CD, disket, resim, heykel ve nota halindeki eserleri ile ihtira beratlarını satmak veya bunlar üzerindeki mevcut haklarını devir ve temlik etmek veya kiralamak, Eserlerin neşir, temsil, icra ve teşhir gibi suretlerle değerlendirilmesi karşılığında alınan bedel ve ücretler) serbest meslek erbabından yapılacak mal ve hizmet alımlarında,

2- GİDER MAKBUZUNUN KULLANILACAĞI YERLER

Dernekler karşılıksız olarak yaptıkları mal teslimlerinde “Ayni Yardım Teslim Belgesi” düzenlemek sureti ile dernek envanterinde bulunan ayni varlıkların çıkışını yaparlar. Aynen mal teslimlerinde olduğu gibi dernekler, karşılıksız olarak yaptıkları nakdi teslimleri de belgelemek zorundadırlar. İşte derneklerce yapılan burs ve benzeri nakit yardımlarında, nakit meblağın teslimini belgelemek üzere “Gider Makbuzu” düzenlenmektedir. Bu açıklamadan hareketle dernekler, aşağıda belirtilen harcamalarında Gider Makbuzu düzenlerler.

1- Dernek kasasından nakit olarak yapılan her türlü yardım (burs, muhtaçlara nakit.. vb) giderlerinde,

2- Dernek işleri için yapılan ve süreklilik arz etmeyen Harcırah ve Yolluk ödemelerinde,(Gelir Vergisi Kanunun 24. Maddesine gereğince; verilen gündelik veya harcırahlar devletçe verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşarsa (2008 yılı için belirlenen en yüksek gündelik miktarı 35.00 YTL), aradaki fark ücret olarak değerlendirilecek olup, artık tutar vergiye tabidir.)

3- Dernekçe ücret ödenenlere yapılan (doğum ve ölüm vb. yardımlar) nakdi yardım giderlerinde, (bu yardımlar bordro üzerinde belirtilmiş ise ayrıca Gider Makbuzu düzenlenmez)

4- Gündelikçi temizlikçilere yapılan temizlik giderlerinde,

5- Yukarıdaki giderlere benzerlik arz eden ve Gider Pusulası kapsamında olmayan diğer giderlerde,

C-GİDER PUSULASI ve GİDER MAKBUZUNDAN YAPILMASI GEREKEN TEVKİFATLAR

1- GİDER PUSULASINDAN YAPILMASI GEREKEN TEVKİFATLAR

a) Yukarıda B/6 maddesinde ayrıntısı verilen havlu, örtü, çarşaf, çorap, halı, kilim, dokuma mamulleri, kırpıntı deriden üretilen mamuller, örgü, dantel, her nevi nakış işleri ve turistik eşya, hasır, sepet, süpürge, paspas, fırça, yapma çiçek, pul, payet, boncuk işleme, tığ örgü işleri, ip ve urganları, tarhana, erişte, mantı gibi ürünlerin imalat bedelleri veya bu ürünlerin imali için imalat sahiplerine (kendi oturdukları evlerde muharrik kuvvet kullanmamak ve dışarıdan işçi almamak şartıyla yapılan imalatlarda) ödenen hizmet bedelleri üzerinden % 2,

b) Hurda mal ve malzeme alımlarında, alınan mal bedeli üzerinden % 2,

c) Diğer mal alımlarında mal bedeli üzerinden % 5,

d) Diğer hizmet alımlarında (“a”, “b” ve “c” alt bentleri hariç olmak üzere mal ve hizmet bedelinin ayrılamaması hali de bu kapsamdadır) hizmet bedeli üzerinden % 10,

e) Gelir Vergisi Kanunun 94/2’nci maddesi gereğince; yaptıkları serbest meslek işleri dolayısıyla bu işleri icra edenlere yapılan ödemelerden (Noterlere serbest meslek faaliyetlerinden dolayı yapılan ödemeler hariç);

– GVK.’nun 18’inci madde kapsamına giren (Müellif, mütercim, heykeltıraş, hattat, ressam, bestekâr, bilgisayar programcısı ve mucitlerin ve bunların kanuni mirasçılarının şiir, hikâye, roman, makale, bilimsel araştırma ve incelemeleri, bilgisayar yazılımı, röportaj, karikatür, fotoğraf, film, video band, radyo ve televizyon senaryo ve oyunu gibi eserlerini gazete, dergi, bilgisayar ve internet ortamı, radyo, televizyon ve videoda yayınlamak veya kitap, CD, disket, resim, heykel ve nota halindeki eserleri ile ihtira beratlarını satmak veya bunlar üzerindeki mevcut haklarını devir ve temlik etmek veya kiralamak, Eserlerin neşir, temsil, icra ve teşhir gibi suretlerle değerlendirilmesi karşılığında alınan bedel ve ücretler) serbest meslek işleri dolayısıyla yapılan ödemelerden % 17,

– Diğerlerinden, % 20,

Oranında tevkifat yapılması gerekmektedir.

2- GİDER MAKBUZUNDAN YAPILMASI GEREKEN TEVKİFATLAR

Derneklerin Gider Makbuzu düzenlemek sureti ile yaptıkları gider işlemleri tevkifata tabi değildir. Gider makbuzu kapsamında yapılan ödemelerden hiçbir kesinti yapılmaz, gidere esas meblağ muhataba aynen ödenir.

D- GİDER PUSULASI VEYA GİDER MAKBUZU DÜZENLEMEMENİN CEZAİ MÜEYYİDELERİ

5253 Sayılı Dernekler Kanunun 32/d maddesi; “derneğe ait defter ve kayıtların usulüne uygun tutulmaması halinde dernek yöneticilerine ve defterleri tutmakla sorumlu kişilere beşyüz Türk Lirası (2008 yılı için 633,00.-YTL) idarî para cezası verilir.”  Hükmüne amir olup gider kaydına esas belgelerden olan Gider Pusulası ve Gider Makbuzunun düzenlenmemesi bu kapsamda değerlendirilecektir.

Diğer taraftan Vergi Usul Kanunu 353/1. maddesi “verilmesi ve alınması icab eden fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu ile serbest meslek makbuzlarının verilmemesi, alınmaması veya düzenlenen bu belgelerde gerçek meblağdan farklı meblağlara yer verilmesi halinde; bu belgeleri düzenlemek ve almak zorunda olanların her birine, her bir belge için 149,00.-YTL’den aşağı olmamak üzere bu belgelere yazılması gereken meblağın veya meblağ farkının %10’u nispetinde özel usulsüzlük cezası kesilir.” Hükmüne amir olup Derneklerin; Gider Pusulası düzenlemeleri gereken durumlarda, gider pusulası düzenlememeleri, eksik veya hatalı düzenlemeleri durumunda kanunun amir hükmünde belirtilen cezai müeyyidelerle muhatap olacaklardır.

E- GİDER PUSULASI İLE YAPILAN TEVKİFATLARIN BİLDİRİMİ VE ÖDENMESİ

Dernekler, yazımızın B/1 maddesinde ayrıntısını verdiğimiz mal ve hizmet alımları için düzenledikleri Gider Pusulaları bedelleri üzerinden tevkifata tabi tuttukları meblağları, tevkifatın yapıldığı ayı takip eden ayın 24’üncü günü akşamına kadar muhtasar beyanname ile bildirip, bildirimin yapıldığı ayın 26’ncı günü akşamına kadar ödemek zorundadırlar.