Yevmiye Defteri Envanter Defteri Noter Kapanış
Talha APAK
Öğretim Görevlisi
Yeminli Mali Müşavir
t.apak@apakymm.com
Genel Olarak
Türk Ticaret Kanunu’na göre; Hükmi Şahıs Tacirler, Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Envanter Defteri, Karar Defteri, Hakiki Şahıs Tacirler ise, Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Envanter Defteri veya işletmenin mahiyeti ve önemine göre sadece işletme defteri tutmak mecburiyetindedir.
Vergi Usul Kanunu’na göre ise; Bilanço Esasına Göre defter tutan mükellefler, Vergi Usul Yasası’nın 182 ve sonraki maddeleriyle getirilen hükümlere göre, Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Envanter Defteri, İşletme Hesabı Esasına Göre defter tutan mükellefler, Vergi Usul Yasası’nın 193. maddesi hükümleri ışığında, İşletme Hesabı Defteri ve Envanter Defteri tutmak mecburiyetindedirler. Ayrıca bütün mükellefler işyerinin ve işin özelliklerine ve mükellefiyetin derecesine göre bazı ek defterlerde tutmaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’nun 85. maddesi gereği, yasaya uygun surette tutulan ve birbirini teyit eden (doğrulayan) ticari defterlerin münderecatı (içeriği) sahibi lehine delil olarak kabul edilir. Ancak karşı tarafın yasaya uygun olarak tutulmuş olan ve birbirini doğrulayan defterleri mevcut ise ve bu defterdeki kayıtlar, belgelerle veyahut da kabul edilebilir delillerle kanıtlanabiliyorsa, bu takdirde ispat niteliği olan ve yasalara uygun olarak tutulmuş defter kayıtları esas alınır.
Bu bağlamda kapanış tasdiki yapılmamış olan defterlerin sahibi lehine delil olarak kabul edilmesi mümkün değildir. Ticari defterlerin sahibinin lehine delil olabilmesi için TTK’nın 85. maddesi uyarınca yasaya uygun olarak tutulmaları şarttır. Yevmiye defterinin yasaya uygun tutulmuş sayılabilmesi için ise, TTK’nın 70. maddesinin son fıkrasına göre yıl sonu (kapanış) tasdikinin bulunması gerekir.
Vergi Usul Kanununun 220. Maddesine Göre Tasdik Ettirilmesi Mecburi Olan Defterler
- Yevmiye ve envanter defterleri;
- İşletme defteri;
- Çiftçi işletme defteri;
- İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri; (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)
5 Nakliyat Vergisi defteri;
- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri;
- Serbest meslek kazanç defteri;
Bu kanunla cevaz verilen hallerde yukarıda yazılı olanların yerine kullanılacak olan defterler de tasdike tabi tutulur.
Vergi Usul Kanunu’nun 221. Maddesine Göre Tasdik Zamanları
Bu kanunun 220.maddesinde belirtilen tasdiki zorunlu defterler, aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirilir.
- Ötedenberi işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
- Tasdike tabi defterlerin dolması nedeniyle veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.
Türk Ticaret Kanununa Göre Tutulması Zorunlu Defterler :
Tüzel kişi tacirler (kurumlar) ve tüzel kişiliği olmayan ticarî kuruluşlar ile işletmesinin yapı ve önemine göre bilânço esasına göre defter tutması gereken gerçek kişi tacirlerin;
- Yevmiye Defteri
- Defter-i Kebir
- Envanter Defteri
tasdik ettirmeleri ve tutmaları zorunludur. (TTK Md : 66, 70, 71 ve 72).
Anonim şirketler bunlara ilâveten, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, (TTK Md.326/2), Yönetim Kurulu Karar Defteri (TTK Md.326/2) ve Pay Sahipleri Defteri (TTK Md.326/1) ile nama yazılı tahvil çıkardıkları takdirde Tahvil Defteri (TTK Md.428) tutmak zorundadırlar.
Türk Ticaret Kanununa Göre Kapanış Tasdikine Tabi Defterler
Yevmiye defterleri ve envanter defterlerinden ibarettir. TTK’da Defter-i kebir için kapanış tasdiki mecburiyeti getirilmemiştir. Türk Ticaret Yasasının 70. maddesinin son fıkrasına göre yevmiye defterinin yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce (görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Türk Ticaret Yasasının 72. maddesinde de envanter defteri ile ilgili hükümlere yer verilmiş olup ayrıca noter tarafından yapılacak muameleler hakkında Yevmiye Defterinin konu edildiği 70. maddeye atıf yapılmıştır. Envanter defterinin iş yılı bitiminden itibaren geçen üç ayı izleyen birinci ayın sonuna kadar kapatılması ve kapanış tasdikinin yapılması gerekmektedir. Ayrıca diğer mevzuatlarda da kapanış tasdiki ile ilgili olarak hiçbir mecburiyet getirilmemiştir.
Yevmiye defterine ilişkin kapanış tasdikinin, en geç ilgili hesap dönemini izleyen ilk ayın (Ocak) sonuna kadar, envanter defterine ait kapanış tasdikinin ise, envanter ve bilânçonun tamamlanacağı tarih olan müteakip hesap döneminin üçüncü ayı (Mart) sonuna kadar yaptırılması zorunludur.
Kapanış Tasdiki Yaptırılmamasının Türk Ticaret Yasası Açısından Sonuçları
Türk Ticaret Yasasının 82, 83/1, 85. ve 86. maddeleri ile tacirlerin tutmakta oldukları defterlerin kendi lehlerine delil olarak kullanılması ile ilgili hükümlere yer vermiş bulunmaktadır. Ancak bu hükümlere göre defterlerin, tacirlerin kendi lehlerinde delil olabilmesi için Yasaya uygun olarak tutulması zorunluluğu bulunmaktadır. Defterlerin Yasaya uygun olarak tutulması tabirinin içinde defterlerin yasalarda gösterildiği şekilde düzgün tutulmasının yanında açılış ve kapanış tasdiklerinin de yasalarda gösterildiği şekilde yapılmış olması gereği de bulunmaktadır. Bu nedenle tasdike tabi defterlerin kapanış tasdikinin yapılmaması halinde bu defterlerin tacirlerin kendi lehlerinde delil olarak kullanılabilmesine olanak bulunmamaktadır.
Türk Ticaret Yasasının 68. maddesinin son fıkrası, tacirlerin saklamakla mükellef oldukları defterleri, yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi afetler sebebiyle kaybetmeleri halinde tacirin bu durumu öğrenmesinden itibaren 15 gün içinde mahkemeden zayi belgesi alabilmesine olanak sağlayıcı hükümler ifade etmektedir. Ancak Yargıtay 11. Hukuk Dairesinin 20.11.1992 Tarih ve esas: 1991/3729, Karar: 1992/10671 Sayılı Kararı gereğince ticari defterlerini onaylatmayan tacirlerin Türk Ticaret Yasasının 68/4 maddesinde sözü edilen zayi belgesini alma imkânları bulunmamaktadır. Türk Ticaret Yasası hükümlerine göre tasdik mecburiyeti açılış ve kapanış tasdiklerini kapsadığından kapanış tasdiki bulunmayan defterler içinde zayi belgesi alma olanağı bulunmamaktadır.
Türk Ticaret Yasasının 67. maddesinin 3 ve 4. bentlerinde defterlerin tutulması ile ilgili cezaî hükümler açıklanmıştır. Bunlara göre Türk Ticaret Yasasının 66. maddesinin 1 ilâ 3. bentlerinde tutulması mecburiyeti bulunan defterlerin Yasaya uygun şekilde yerine getirilmemesi halinde bu konudan sorumlu olanlar yüz liradan bin liraya kadar ağır para cezası ile cezalandırılırlar. Ayrıca diğer yasalarda bulunan cezaî hükümler saklı bulunmaktadır. (Türk Ticaret Yasası Md. 67/3). Hakimler, noterler, sicil memurları ve diğer memurla, resmi muameleler dolayısıyla bir tacirin defter tutma mükellefiyetine aykırı hareket ettiğini öğrenince keyfiyeti savcılığa bildirmek zorundadırlar. (Türk Ticaret Yasası Md. 67/4)
Sonuç
Ticari defterlerdeki kayıtların sahipleri lehine delil sayılabilmesi için bu defterlerin Kanuna uygun olarak tutulmuş olması ve birbirini teyid etmesi zorunludur. Defterlerin Kanuna uygun olarak tutulmuş olmasının ilk koşulu, tasdike tabi olanların açılış ve kapanış tasdiklerinin süresi içinde yaptırılmış olmasıdır. Defterlerin kapanış tasdikleri Türk Ticaret Kanunu’ndan kaynaklanan bir zorunluluk olup, müeyyidesi ise ispat hukuku ile ilgili bulunmaktadır. Vergi hukukunda kapanış tasdikine ilişkin herhangi bir zorunluluk ve cezai yaptırım bulunmamaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’na göre kapanış tasdikine tabi defterler yevmiye defteri ile envanter defterinden ibarettir. Defteri Kebirin kapanış tasdiki zorunlu değildir. 2007 yılına ilişkin yevmiye defterinin 31 Ocak 2008 akşamına kadar ilgili notere ibraz edilmesi ve noter tarafından defterdeki son kaydın altına ‘‘GÖRÜLMÜŞTÜR” ibaresi konulmak suretiyle tasdik edilmesi zorunludur. Aynı şekilde 2007 yılına ilişkin envanter defterinin de, envanter ve bilançonun bu deftere kaydedilmesinden sonra en geç 31 Mart 2008 akşamına kadar ilgili notere ibraz edilerek kapanış tasdikinin yaptırılması gerekir.
Uygulamada en çok tereddüt edilen hususlardan biri de, kapanış tasdik işleminden sonra gelen geçmiş yıla ait belgelerin yevmiye defterine ne şekilde kaydedileceğidir. Noterin tasdik keyfiyeti, defterlerin boş sayfa ve satır bırakılmaksızın 31 Aralık gününe kadar işlenmiş olduğunun tespitiyle alâkalıdır. Bu tarihten sonra mükellefin irade ve sorumluluğu dışında gelen bilgi ve belgelerle, hesap mutabakatlarından ileri gelen düzeltme işlemlerinin, 31 Aralık (hesap döneminin son günü) tarihini taşımak kaydıyla, kapanış tasdikinden sonra kayda alınabilmesi mümkün olduğu gibi, kapanış kayıtlarının da kapanış tasdikinden sonra yapılması mümkündür.