Özgür BİYAN
Mali Hukuk Bilim Uzmanı
Marmara Üniversitesi Mali Hukuk Doktora Öğrencisi
ozgurbiyan@hotmail.com
TİCARİ DEFTER TASDİKLERİNİZİ UNUTMAYIN
Ticari defterleri tutma yükümlülüğü, tacir sıfatının kazanıldığı andan itibaren başlamaktadır. Vergi mükelleflerinin, gelir ve giderlerini vergi kanunlarında belirtilen şekilde kanuni defterlere, usulüne uygun olarak ve belirlenen zaman içinde kaydetmeleri kanuni bir zorunluluk olmakla beraber, tacirlerin işletmeleri hakkında bilgi edinmesi, doneler oluşturması zaman içinde geleceğe dönük kararlara temel teşkil edecek şekilde işletme ile ilgili her türlü konuda bir veri bankası oluşturması açısından da önemlidir. Dolayısıyla ticari defterler sadece “vergi için muhasebe” değil, “bilgi için muhasebe” amacı açısından da önem taşımaktadır.
Diğer yandan ticari defterlerin hukuki bir değer taşıması için de tasdik ettirilmeleri gerekmektedir. Bu yazıda söz konusu tasdiki gereken defterler ve tasdik zamanları “hatırlatma” mahiyetinde ele alınmaya çalışılacaktır.
TÜCCARLARIN TUTMASI GEREKEN DEFTERLER
Birinci sınıf tüccarların tutacakları defterler, yevmiye defteri (günlük defter), defter-i kebir (büyük defter), envanter defteri olarak düzenlenmiştir. İkinci sınıf tüccarlar ise işletme hesabı defteri tutmakla yükümlüdürler. Bu defterler aynı zamanda tasdik ettirilmek zorundadırlar.
İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler, envanter ve amortisman kayıtlarıyla ilgili olarak ayrı bir envanter defteri ve amortisman defteri tutuyorlarsa bunlardan envanter defterini de işletme hesabı defterinde olduğu gibi tasdik ettirmek durumundadırlar.
Zirai kazançlar gerçek usulde, işletme ve bilânço esasına göre tespit olunur. Çiftçi işletme defteri, çiftçilerin zirai kazançlarının işletme hesabı esasına göre belirlenmesinde tutulur.
SERBEST MESLEK ERBABININ TUTACAĞI DEFTERLER
Vergi Usul Kanununa göre, serbest meslek erbapları “serbest meslek kazanç defteri” tutmakla yükümlü bulunmaktadırlar. Noterlerle, noterlik görevini ifa edenler ve borsa acentelerinin resmi defterleri, serbest meslek kazanç defteri yerine geçer. Bunların resmi defterleri dışında ayrıca defter tutmalarına gerek yoktur. Vergi Usul Kanununa göre doktorların tuttukları protokol defterinde Kanun’da öngörülen bilgiler gösterilmek şartıyla ayrıca serbest meslek kazanç defteri tutmayabilecekleri belirtilmiştir. Söz konusu defterlerin aynı zamanda noterlere tasdik ettirilmeleri gereklidir.
İMALAT İŞLETMELERİNİN TUTACAKLARI ÖZEL DEFTERLER
İmalat işletmeleri imalat defteri ve bitim işleri defteri tutmak zorundadırlar. İmalat defterine kaydolunan bilgileri içerecek şekilde sınaî muhasebe tutanlar Maliye Bakanlığı’ndan izin almak şartıyla ayrıca imalat defteri tutmayabilirler. Maliye Bakanlığı, muhasebe işlemlerini Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yer alan 7/A seçeneğine göre izleyen mükelleflerin imalat defteri tutma zorunluluklarını 01.01.1996 tarihinden itibaren kaldırmıştır. Bu seçeneği uygulayan mükelleflerin imalat defteri tutmama yönünde Maliye Bakanlığı’ndan ayrıca izin almaları gerekmemektedir.
DİĞER İŞLETMELERİN TUTACAKLARI ÖZEL DEFTERLER
İşletme türleri ve faaliyet konularına göre bazı mükellefler ambar defteri, damga vergisi defteri, yabancı ulaştırma kurumlarına yönelik hâsılat defteri tutmak zorundadırlar.
Banka, banker ve sigorta şirketleri; banka ve sigorta muameleleri vergisinin konusuna giren işlemleri isterlerse, birinci sınıf tüccarların tutmakla zorunlu oldukları defterlerde ayrıntılı olmak koşulu ile gösterebilirler. İsterlerse ayrı banka ve sigorta muameleleri vergisi defteri tutabilirler. Ardiyeler dâhil olmak üzere depo işletenler ile nakliye ambarları, tüccar sıfatıyla tutmak zorunda oldukları defterlerden ayrı olarak ambar defteri de tutmak zorundadırlar.
Yabancı nakliyat kurumları veya bunları Türkiye’de temsil eden şube veya acenteleri bir hâsılat defteri tutmak ve bu deftere Türkiye’de elde ettikleri hâsılatı tarih ve sırasıyla ve ayrıntılı olarak kaydetmek zorundadır. Hâsılat defteri tutan yabancı nakliyat kurumları bu işleri için ayrıca muhasebe defteri tutmak zorunda değildir. Diğer yandan Maliye Bakanlığı kendisine tanınan yetkiyi kullanarak damga vergisi defterini de tasdiki zorunlu defterler sınıfına sokmuştur.
TASDİKİ ZORUNLU OLMAYAN DEFTERLER
Vergi Usul Kanununda tek tek açıklanmış olan tasdiki zorunlu olan defterler dışındaki defterler için tasdik zorunluluğu söz konusu değildir. Bu defterler Kanun’da yer almışsa kesinlikle tutulacak, ancak tasdikleri zorunlu olmayacaktır. Eğer Kanun’da yer almamışsa hem tutulması ve hem de tasdiki tamamen isteğe bağlı olacaktır.
Türk Ticaret Kanunu’na göre ise özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere, devlet, vilayet, belediyeler gibi kamu tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile dernekler tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği olmayan diğer ticari teşekküllerin tuttuğu yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri için (TTK yönünden) tasdik zorunluluğu yoktur. Ayrıca, her tacirin TTK’da öngörülen ve onayları zorunlu olan defterler dışında, tutmak istedikleri defterler için de tasdik zorunlu değildir.
VERGİ USUL KANUNU’NA GÖRE DEFTER TASDİK ZAMANLARI
Vergi Usul Kanununa göre öteden beri işe devam edenler defterlerini kullanacağı yıldan önce gelen son ayda ticari defterlerini tasdik ettirmek zorundadırlar. “Öteden beri işe devam etmek” deyimi defterlerini tasdike sunmadan önce işe başlamış ve defter tutmuş mükellef anlamını taşımaktadır. Bu durumda olan mükellefler defterlerini Aralık ayı içinde (Aralık ayı sonuna kadar) tasdik ettirirler.
Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilen mükellefler, defterlerini kullanacağı hesap döneminden önce gelen son ayda tasdik ettirmek zorundadırlar. Yeniden işe başlayanların defterlerini işe başlama tarihinden önce tasdik ettirmeleri gerekir. “Yeniden işe başlama” deyimi ilk kez işe başlamayı ve mükellefiyeti terk ettikten sonra işe başlamayı ifade eder.
Sınıf değiştiren tüccarların, bu değişikliğin, doğduğu andan (yani sınıf değiştirme tarihinden) önce defterlerini tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Örneğin, işletme defteri tutan ve 2006 yılı alış ya da satışları, VUK’un 177. maddesinin birinci bendinde yer alan hadleri aşan bir mükellef, ikinci sınıf tüccar olma niteliğini 2006 yılında kaybetmiştir. Bu durumda 2007 yılına ilişkin bilanço esasına göre tutacağı defterlerini 2006 yılının Aralık ayı içinde tasdik ettirecektir.
Çeşitli muafiyetler nedeniyle defter tutmak zorunda olmayan gerçek ve tüzel kişiler, muaflıklarının kalktığı tarihten başlayarak 10 gün içinde defterlerini tasdik ettireceklerdir. Vergiden muaf esnaf durumunda olan yada basit usulde gelir vergisi mükellefleri de birinci ya da ikinci sınıf tüccar olarak defter tutmak zorunda olmaları halinde, yeni mükellefiyete girme tarihlerinden önce defter tasdik ettirmeleri gerekmektedir.
Tasdike tabi defterlerin, hesap dönemi bitmeden dolması ya da yıl içinde diğer bazı nedenlerle yeni defter kullanmaya zorunlu kalınması halinde, bu defterlerin kullanılmaya başlanılmasından önce tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Diğer deyişle defterlerin dolması halinde, yeni defterlerin en geç on gün içinde tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Çünkü gerek VUK, gerekse TTK kayıtların on günden fazla geciktirilmesini kabul etmemiştir. Ancak, kayıtlarını sürekli olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut belgelere dayanarak yürüten işletmelerde defter kayıtlarının 45 gün sonra yapılması mümkün olduğundan, tasdik de bu süre içinde yapılabilir.
Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı içinde, hesap dönemleri Maliye Bakanlığı’nca tespit olunanlar ise, bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmek zorundadırlar. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin tasdiki yeniletmemeleri (ara tasdiki yaptırmamaları) birinci derecede usulsüzlük cezasını ve re’sen takdiri gerektirir.
TÜRK TİCARET KANUNU’NA GÖRE DEFTER TASDİK ZAMANLARI
Türk Ticaret Kanunu’na göre tacir sıfatına sahip gerçek ve tüzel kişiler tarafından bilanço ya da işletme hesabı esasına göre tutulan defterlerin hem açılış hem de kapanış tasdiki zorunludur.
Yevmiye defterinin, yeni yılın en geç Ocak ayı sonuna kadar notere gösterilip son işlemin altına noterce “görülmüştür” şerhi yazılarak mühürlenip tasdik edilmesi gerekmektedir. Envanter defterinin de en geç Mart ayı sonuna kadar tamamlanarak notere gösterilmesi ve aynen yevmiye defterinde olduğu gibi tasdik ettirilmesi gerekir.
Vergi Usul Kanununda ticari defterlerin kapanış tasdiklerinin yaptırılması gerektiğine dair herhangi bir hüküm yer almamıştır. Bu nedenle kapanış tasdikinin yaptırılmaması VUK yönünden re’sen takdir nedeni sayılmamaktadır. Buna karşılık Ticaret Kanunu açısından o defter delil olarak ispat gücünü yitirmiş olmaktadır.
KANUNİ DEFTERLERİN SÜRESİNDE TASDİK ETTİRİLMEMESİ
Kanuni defterlerin belli edilen sürelerde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezasının uygulanmasını gerektirir. Tasdiki zorunlu olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin yaptırılmamış olması birinci derecede usulsüzlük cezasını gerektirmektedir. Diğer yandan kanuni sürenin sonundan başlayarak bir ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler tasdik ettirilmemiş sayılmaktadır. Bu nedenle zamanında yapılmayan defter tasdikleri ayrıca re’sen takdir nedenlerinden biridir.
VUK’ta belirtilen sürelerin sonundan başlayarak bir ay içinde yapılacak tasdikler geçerli sayılmakla beraber ikinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin tasdiki yeniletmemeleri (ara tasdiki yaptırmamaları) durumunda ise birinci derecede usulsüzlük cezası uygulanacağı gibi re’sen takdire de gidilebilecektir.
DEFTERLERİN TASDİK MAKAMI
VUK’na göre, defterler, işyerinin, işyeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur. Aynı ilke TTK’nda da benimsenmiştir. Ancak, 2499 sayılı Kanunla yapılan düzenlemeler sonucunda, Sermaye Piyasası Kurulu’nun ve İstanbul Menkul Kıymetler Borsası’nın kurulmasına bağlı olarak Borsa Komiserliği’nin defter tasdiki söz konusu olmayacağı için, borsa komisyoncuları ve aracı kurumların defterlerini notere tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Serbest bölgelerde faaliyet gösterenlerin bu bölgelerdeki faaliyetleri için tutacakları defterler ise serbest bölge müdürlüklerince onaylanır.
Tasdik makamı, bu Kanun’a göre tasdike getirilen defterleri sosyal güvenlik ile ilgili kuruluşların mevzuat hükümlerine bağlı kalmaksızın tasdik eder. Ayrıca, 17.06.2003 tarihinden bu yana ticari defterlerin, anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilme imkanı da bulunmaktadır.
DEFTER TASDİKLERİNİZİ ÖNEMSEYİN
Vergi mükelleflerinin VUK’na paralel olarak kanuni defterlerini tasdik ettirmek ve gerekli kişi ve makamlara ibraz etmek zorunlulukları bulunmaktadır. Tasdik işlemi belirlenen sürede yapılmayan veya tasdik yenilenmesi gerçekleştirilmeyen defterler tutulmamış sayılmaktadır. Kanuni şekline ve esasına uygun olarak tutulan defterler aynı zamanda ispat aracı olmaktadır. Tasdiksiz defterlerin ise ispat aracı olarak kullanılması mümkün değildir.
Vergilendirme dönemi takvim yılı olup, usulüne uygun özel hesap dönemi almayanlar için gerek defter tasdiki gerekse defterin tasdik yenilemesinin yaptırılması bakımından Aralık ve Ocak ayları önemlilik göstermektedir.
Uygulamada bazı meslek mensuplarının özellikle kapanış tasdiklerini göz önüne almadıkları dikkat çekmektedir. Ancak yukarıdaki temel nedenlerden dolayı ileride problem yaşamamak adına defter tasdiklerine dikkat etmek son derece önemlidir.