Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu Toplantıları
Rüknettin KUMKALE
Yeminli Mali Müşavir
1. Yeri
Yönetim kurulu toplantılarının yeri konusunda Türk Ticaret Yasası’nda açık bir hüküm bulunmamaktadır. Yönetim kurulu toplantıları ile ilgili çağrılar yönetim kurulu başkanı tarafından yapılmaktadır. Konuya bu açıdan baktığımızda yönetim kurulu başkanı tarafından toplantı ile ilgili yapılacak çağrıda toplantı yerinin belirtilmesi gerekecektir.
2. Şekli
Yönetim kurulu toplantıları için Türk Ticaret Yasası, bir şekil şartı öne sürmemiştir. Ancak yönetim kurulu toplantılarının, toplantı nisabına uygun olarak ve yönetim kurulu üyelerinin aslen hazır bulunmaları şartı ile yapılması gerekmektedir. Yönetim kurulu üyeleri yönetim kurulu toplantılarına aslen katılmak mecburiyetindedirler.
Üyeler bir başka yönetim kurulu üyesine veya şirket ortağına veya dışarıdan bir kişiye vekalet veremeyecekleri gibi, vekaleten de oy kullanamazlar.(T.T.Y. Md: 330)
Yönetim kurulu toplantılarında yönetim kurulu üyelerinden biri müzakere talebinde bulunmadıkça yönetim kurulu kararları, yönetim kurulu üyelerinden birinin muayyen bir hususa dair yaptığı teklife diğer yönetim kurulu üyelerinin yazılı muvafakatları alınmak suretiyle de verilebilir, bu şekilde kararlar müzakere yapılmadan da alınmış olur.
Yönetim kurulu kararlarının geçerli olabilmesi ancak yazılıp imza edilmiş olmasına bağlı bulunmaktadır.
3. Zaman
Türk Ticaret Yasasında yönetim kurulu toplantılarının ne zamanlar yapılacağına ilişkin bir hüküm bulunmamaktadır.
Anasözleşmelerdeki yönetim kurulu maddesine “ayda bir defa toplanması zorunludur” şeklinde konulan hüküm kısıtlayıcı ve zorlayıcı niteliktedir. Yönetim kurulu şirket işleri icap ettikçe toplanmak durumundadır. Bu sebeple anasözleşmeye yukarıda sözü edildiği şekilde kısıtlayıcı bir hüküm konulması yerine, “Yönetim kurulu, şirket işleri icap ettikçe toplanır” şeklinde bir hüküm koymak yerinde olacaktır.
Yönetim kurulu başkanı toplantı gününü tayin ederek yönetim kurulu üyelerine duyurur. Ayrıca her üyenin başkandan yönetim kurulunun toplantıya davet edilmesini yazılı olarak isteme hakkı vardır.
4. Toplantı Nisabı
Anasözleşmede aksine bir hüküm bulunmadığı taktirde yönetim kurulu, mevcut üye sayısının yarısının bir fazlası ile toplanabilmektedir. Anasözleşmede, toplantının yapılabilmesi için gerekli toplantı nisabı belirtilebileceği gibi bu belirtme yapılmayabilir. Eğer bir belirleme yapılmamış ise yukarıdaki hükme göre (TTY. Md. 330) yönetim kurulu mevcut üye sayısının yarısının bir fazlası ile toplanabilir.
Burada sözü edilen yönetim kurulu mevcut üye sayısı, Anasözleşmede üye sayısı belirtilmiş ise bu sayı, belirtilmeyerek en az 3 kişi olarak seçilir diye söz edilmiş ise genel kurulda seçilen yönetim kurulu üye sayısıdır.
Yönetim kurulu toplantılarında yönetim kurulu üyelerinden her birinin, Başkanda dahil olmak üzere herkezin bir oyu vardır. Anasözleşmeye bu hususa aykırı bir hüküm konulamaz.
Tüzel kişiler yönetim kurulunda kaç kişi ile temsil edilirlerse edilsinler tamamının bir oy hakkı vardır. (T.T.Y. Md:330)
5. Karar Nisabı
Yönetim kurulu toplantılarında kararlar, o yönetim kurulu toplantısına katılan mevcut üyelerin ekseriyetiyle alınır. Yönetim kurulu üyelerinin biribirinin yerine oy verebilme olanağı bulunmamaktadır. Diğer bir anlatımla yönetim kurulu toplantılarında vekaleten oy kullanabilme olanağı yoktur. (Türk Ticaret Yasası Md:330)
6. Kararlarda Oy Eşitliği
Yönetim kurulu toplantılarında yapılan oylama neticesinde oylarda eşitlik çıkması halinde, bu konu ile ilgili görüşme gelecek toplantıya bırakılır.
Gelecek toplantıda da eşitlik olması halinde sözü edilen teklif reddedilmiş sayılır. Anasözleşmeye bu konuyu yumuşatıcı bir hüküm konulması olanağı bulunmamaktadır. Çünkü Yasada bu konudan söz edilirken “anasözleşmede aksine bir hüküm bulunmuyorsa” gibi bir hüküm yoktur.(T.T.Y. Md: 330)
7. Toplantı Tutanakları
Yönetim kurulu toplantılarında görüşülen konular üyeler arasından veya dışardan seçilen bir katip tarafından muntazam olarak tutanaklara geçirilir. Alınan kararlar ile ilgili bu tutanaklar, yönetim kurulu toplantısında hazır bulunan üyeler tarafından imzalanır. Alınan kararlara muhalif olan yönetim kurulu üyeleri karşı olma sebeplerini bu kararın altına yazmak ve bunu imzalamak mecburiyetindedirler. (T.T.Y. Md: 330)
Türk Ticaret Yasasının 326/3 maddesi yönetim kurulu karar defterini açıklamaktadır. Bu hükümlere göre yönetim kurulu toplantı ve müzakereleri yönetim kurulu karar defterine yazılır. Yönetim kurulu defterinin noter tasdikli olması gerekmektedir
Türk Ticaret Yasasının 330. maddesindeki toplantıda alınan kararların muntazam olarak tutanaklara geçirileceği hükmü ile, 326. maddesindeki yönetim kurulu toplantı ve müzakerelerinin yönetim kurulu karar defterine yazılacağı hükümlerini bir arada düşündüğümüzde, yönetim kurulu kararlarının muntazam olarak yönetim kurulu karar defterine yazılması gereği bulunduğu ve bunların yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanması gerektiği ortaya çıkmaktadır.
Türk Ticaret Yasasındaki Yönetim Kurulu defterinin tutulması ile ilgili hükümlerinde; Yönetim Kurulu kararlarının, Yönetim Kurulu defterine yazılarak imza altına mı alınacağı yoksa bir kağıda yazılarak imzalanması ve bu kağıdın Yönetim Kurulu karar defterine yapıştırılacağı mı, hususlarında bir açıklık bulunmamaktadır. Bu sebeple, eğer Yönetim Kurulu toplantısı sonunda alınan kararların, Yönetim Kurulu kararları için gerekli şekil şartlarını taşır bir şekilde tanzim edilerek bir kağıda yazılması halinde ve bu kağıtların yapıştırıldığı Yönetim Kurulu Karar Defteri sayfalarının köşeleri ile kenarları şirket kaşesi ile mühürlenmesi halinde bu şekilde yazılan kararlarında ya da bu şekilde tanzim olunan karar defterinin de hukuki ve geçerli olabileceği kanaatindeyiz.
8. Yönetim Kurulu Kararlarının Görüşme Yapılmadan Alınabilmesi
Türk Ticaret Yasasının Kararlar başlıklı 330. maddesinin 2. bendi ile getirilen hükümlere göre, yönetim kurulu üyelerinden biri, görüşme talebinde bulunmadıkça, yönetim kurulu kararları, yönetim kurulu üyelerinden birinin belli bir konu ile ilgili olarak yaptığı teklife, diğer yönetim kurulu üyelerinin yazılı olarak onayları alınmak suretiyle de verilebilmektedir.
Bu durumda Yönetim Kurulu Üyelerinden birisinin vermiş olduğu yazılı teklife diğer Yönetim Kurulu üyeleri de yazılı şekilde muvafakat vermişlerse verilen teklif yönetim kurulu kararı haline gelmiş demektir.
9. Yönetim Kurulu Üyelerinin Bazı Müzakerelere İştirak Etmemeleri Gereği
Türk Ticaret Yasasının 332. maddesi hükümlerine göre yönetim kurulu üyeleri şahsi menfaatlerine veya usul ve füruundan (Alt soy – Üst soy) biriyle, eşi ve hısımlarının menfaatlerine taalluk eden hususların müzakeresine iştirak edemezler. Böyle bir husus müzakere konusu olunca, ilgili yönetim kurulu üyesi bu konuyu o toplantının tutanağına yazdırmak mecburiyetindedir. Bu hükümlere aykırı hareket eden yönetim kurulu üyesi ilgili olduğu muamele nedeni ile şirkette bir zarar meydana gelirse bunu tazmin etmek mecburiyetindedir.
