İç Kontrol Sistemi ve Verimlilik İlişkisi
Yrd. Doç. Dr.Mehmet Ali AKTAŞ
Yeminli Mali Müşavir
mali@malianaliz.com
Genel olarak kontrol sözcüğünün konuşma dilinde denetim, murakabe, teftiş sözcükleri ile karıştırıldığı ve tümünün eş anlamlarda algılandığı görülmektedir. Bu bir çok kaynakta da konuşma dilinde var olduğu şekli ile yer almakta olduğundan ne yazık ki kullanım yanlışlığı çok olağan bir hal almıştır. Oysa bir tarafta eylemin gerçekleşmesi ve bundan sonra olayın fotoğraflanması var iken diğer tarafta eylem gerçekleşmeden olaya müdahale söz konusudur. Bu nedenledir ki, İç Kontrol Sistemi bir “Zarar Önleme Metodu” olarak kendisine yer bulmakla verimliliği artırıcı yönde önemli etkilere sahip bulunmaktadır. Denetimde verilen zararlar mevcut iken kontrolde muhtemel zararlardan söz edilmektedir.
İşletmelerde süreklilik esası vardır. İşletmelerin hedeflerine ulaşmasında esas olan işletme dahilinde bulunan kişi ve bunların oluşturduğu departmanların amaç birliğidir. İşletmenin esas amaçlarından söz edildiğinde genel olarak kâr’dan söz edilmektedir. Burada sözü edilen kâr her kesim için kâr’dır. Bir başka anlatımla, ortaklar, çalışanlar, yönetim, devlet ve muhtemel ortaklar mutlu olmalıdır. Bu mutluluğun nasıl sağlanacağı veya nasıl katkı yapılacağı hususunda değişik görüşler bulunmaktadır.
İşletmeler zarar ettiklerinde veya daha fazla kâr elde etmek arzusunda olduklarında ilk akla gelen satışları artırmak veya kâr oranına müdahale etmektir. Zararı artırıcı etkenlerin ortadan kaldırılması veya azaltılması ise genellikle en son aşamada gündeme gelmektedir.
Buradan da hareketle, verimliliği kabaca “eldeki kaynaklarla daha çok üretmek” şeklinde tanımlamak yetersiz kalır; öyle ki, çıktı kalitesini sağlamadan ulaşılan verimlilik günümüzde hiçbir anlam taşımamaktadır. Kaliteyi ölçüt almadan gerçekleştirilen üretim, götürülen hizmet, ek kaynak tüketimine neden olarak verimliliği düşürmektedir.
Aynı kaynaklar ile daha çok çıktı elde etmek ya da aynı çıktıyı daha az kaynak ile sağlamak, yine çıktının kaynaklardan daha hızlı çoğalmasını sağlamak ile çıktı aynı kalırken, kaynak tasarrufu gerçekleştirmek verimlilik artışı anlamına gelir [1].
Netice olarak verimsizliğe neden olan etkenlerin azaltılması veya yapılabiliyorsa ortadan kaldırılması verimliliğin artırılmasına olanak sağlar. Buradan hareketle işletmelerde verimliliğin artırılması veya tersinden bakışla verimsizliğin azaltılarak yok olma aşamasına getirilmesinde iç kontrol sisteminin bir Zarar Önleme Metodu olarak montesi ile çalıştırılması önem arz etmektedir.
İç kontrol, yönetim amaçlarını sağlamak, işlerin düzenli pratik ve verimli sonuçlanması için; varlıkların muhafazası, kayıtların güvenliği, güvenilir mali enformasyonun zamanında hazırlanması da dahil olmak üzere tesis edilen organizasyon planı ve düzenleştirme sistemlerini kapsar. Bir organizasyon veya işletmede iç kontrol; yönetimin belli amaçlara ulaşmasına yardımcı olmak üzere tasarlanan birçok sistemden oluşur. Her sistem bazıları karşılıklı bağımlı, bazıları bağımsız olarak işleyen çeşitli iç kontrolleri kapsar. Muhasebe bilgilerinin doğruluk ve güvenilirliğini sağlayan “iç kontrol” sistemi birçok sistemden oluşmakta ise de muhasebe kontrolü ve yönetim kontrolü olarak ikiye ayrılır. İç kontrollerin incelenmesi sırasında bunların var olup olmadığı, uygulanıp uygulanmadığı ve ne derece etkili oldukları üzerinde durulur. Bunlar [2];
– Hata ve olumsuzlukların önlenmesi,
– Hata ve olumsuzlukların ortaya çıkarılması,
– Hata ve olumsuzlukların giderilmesi,
– Yüksek riskli alanlardaki kontrol yetersizliklerinin giderilmesi,
– Kaynakların savurganlıktan, suiistimalden, yetersiz yönetimden, hatalardan, yolsuzluklardan ve diğer düzensizliklerden kaynaklanan kayıplara karşı korunması,
– Yasalara, yönetmeliklere ve yönetimin direktiflerine uyulması,
– Güvenilir mali ve idari verilerin hazırlanması ve saklanması ve bu verilerin uygun zamanlı raporlarda tam ve doğru olarak açıklanmasıdır.
İşletmede iç kontrol yapısı;
– Düzenli, ekonomik, verimli, etkin uygulamalar yoluyla kuruluşun amaç ve misyonuna uygun kaliteli mal ve hizmet üretmek,
– Kaynakların israf edilmesine, kötü kullanılmasına ve kötü idare edilmesine, hata ve suiistimallere mani olmak,
– Kanun, tüzük, yönetmelik gibi yasal düzenlemelere ve yönetimin talimatlarına uyulmasını sağlamak,
– Güvenilir mali ve yönetsel verilerin ışığı altında durumu doğru olarak ve zamanında gösterecek bir iletişim sağlamak,
şeklinde yer bulmaktadır.
Verimliliği sürekli artırmaya (işletme yönetimi, ortaklar, çalışanlar, vb. için), kaliteli (sürekli mükemmeli arayan döngü) iş ve hizmet üretmeye, yardımcı olacak bir sistemin oluşturulması ve yenilenebilir olması esas amaç olarak kendisini göstermektedir. Bir başka anlatımla; sürekli aktif, verimli, kaliteli ve bir defada doğru yapma ilkesine uygunluk (hemen onaylanabilme özelliğine haiz) birincil derecede önem arz etmektedir.
İşletmeler büyüdükçe ve daha karmaşık hale geldikçe, iç kontrolün önemi artmaktadır. Üst düzey yöneticilerin işletme faaliyetleri konusunda doğrudan bilgi sahibi olma olanakları azalmaktadır. Bu nedenle; hata, hile, savurganlık ve yolsuzlukları en aza indirecek aynı zamanda verimliliği artıracak, doğru, güvenilir bir defada doğru rapor alınmasını sağlayacak, işletmenin yapısına ve büyüklüğüne uygun etkin ve sürekli yenilenebilir bir iç kontrol sisteminin kurulması, çalıştırılması önem arz etmektedir.
Tüm işletmelerde bir şekilde oluşturulmaya çalışılan İç Kontrol Sisteminin doğru kurulması ve arzu edildiği şekli ile hile ve yolsuzlukları önlemede etkili olması, verimliliği artırması dileği ile…
[1] MPM, Verimlilik Nedir.S.3
[2] ÖZER, Hüseyin, Türkiye’de Kamu Yönetimi ve Risk Denetimi, Euro 2000 Avrupa İç Denetim Konferansı IV. Türkiye İç Denetim Kongresi, Türkiye İç Denetim Enstitüsü, İstanbul, 11-12 Mayıs 2000, S.16