Defter ve Belgelerin Muhafazasında Zaman Aşımı
Rüknettin KUMKALE
Yeminli Mali Müşavir
[email protected]
Türk Ticaret Yasasının “Saklama Müddeti” başlıklı 68. maddesine göre mükellefler kullandıkları defter ve belgeleri on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar.
Türk Ticaret Yasasının 68. Maddesi şu hükümleri taşımaktadır.
“Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kayıtları tarihlerinden itibaren 10 yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar.
Hakiki şahıs tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kayıtları birinci fıkra gereğince saklamakla mükelleftirler. Ancak mirasın resmi tasfiyesi halinde defter ve kayıtlar, birinci fıkrada yazılı müddetle sulh mahkemesi tarafından saklanır.
Kollektif ve adi komandit şirketlerin her ne suretle olursa olsun infisahı halinde bunlara ait defter ve kayıtlar şirket merkezinin bulunduğu yerdeki selahiyetli mahkeme tarafından birinci fıkra gereğince saklanmak üzere ortaklardan birine veya notere, diğer şirketlerin infisahı halinde ise notere tevdi olunur. Noter hava ve ücreti şirket mevcudundan ödenir.
Bir tacirin saklamakla mükellef olduğu defter ve kayıtlar; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet sebebiyle ve kanuni müddet içinde ziyana uğrarsa, tacir ziyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin selahiyetli mahkemesinden kendisine bir vesika verilmesini isteyebilir. Mahkeme lüzumlu gördüğü delillerin toplamasını da emredebilir. Böyle bir vesika almamış olan tacir, defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılır.”
Vergi Usul Yasası, defter ve vesikaların saklanma süresini defter tutmak mecburiyetinde olanlar ve defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar şeklinde ayırarak iki maddede hüküm altına almıştır. Her iki durumda da defter ve belgelerin saklanma süresi, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıldır.
Vergi Usul Yasasının muhafaza konusundaki 253 ve 254. maddeleri aşağıya alınmıştır.
Defter ve Vesikaları Muhafaza
Madde 253: Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle, üçüncü kısımda yazılı vesikaları (Not: Üçüncü kısım: Vergi Usul Yasasının vesikalar başlıklı kısmı olup, 227 ila 242. maddeler arasında bütün belgeler ile ilgili hükümler bulunmaktadır) İlgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar”.
Defter tutma mecburiyetinde olmayanların muhafaza ödevi
Madde 254: Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar 232, 234 ve 235’inci maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
Vergi Usul Yasasının 256. maddesi, defter ve belgelerle diğer kayıtların ibraz edilme mecburiyetini göstermektedir. Diğer bir anlatımla, defter ve belgelerle diğer kayıtları muhafaza edenler, muhafaza süresi içinde (bulunulan yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre) yetkili makam ve memurların talebi üzerine onları incelemeleri için vermek zorundadırlar.
Bu konuya açıklık getiren Vergi Usul Yasasının, Defter ve Belgelerle Diğer Kayıtların İbraz Mecburiyeti başlıklı 256. maddesi aşağıya alınmıştır.
Defter ve Belgelerle Diğer Kayıtların İbraz Mecburiyeti
Madde 256: (4369 Sayılı Kanunun 4’üncü maddesiyle değişen şekil) (29.07.1998 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere) Geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257’nci madde (Not: Mükerrer 257. madde, Maliye Bakanlığına verilen yetkileri açıklayan maddedir.) ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin, mikrofiş, mikrofilm, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirebilmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.
Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavir tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.
Defter ve belgelerin muhafazası için öngörülen 5 yıllık sürenin geçmesi nedeniyle defter ve belgelerin ibraz edilmemesi halinde, re’sen takdir nedeninin varlığından söz edilemez. (Danıştay 11. D., 07.01.1997, E: 1995/5333, K: 1997/54) [1]
– – · – –
Maliye Bakanlığı Genel Yazısı
Tarih: 23.03.1998
Sayı: B.07.0.GEL.0.71/7103-77/11059
Safi iratlarını gerçek gider usulüyle tesbit eden gayri menkul sermaye iradi sahiplerinin gerçek giderlerine ilişkin belgeleri, Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi ekinde ibraz etmelerine gerek bulunmamaktadır. Ancak gerçek giderlere ilişkin belgelerin Vergi Usul Kanununun 227/2 ve 254 maddeleri uyarınca istenildiğinde ibraz edilmek üzere 5 yıl süre ile saklanması zorunludur.[2]
01.05.2004 tarihinden itibaren geçerli olan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin İşyeri Kayıtlarının İbrazı Başlıklı 30. maddesine göre Zaman aşımı süresi 5 yıldır. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 30. Maddesi aşağıya çıkartılmıştır.
İşyeri Kayıtlarının İbrazı
Madde 30–İşverenler, aracılar ve sigortalıyı devir alan işverenler işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, gerektiğinde istenilmesi halinde, Kurum denetim elemanı ile bilanço esası dışında defter tutan veya defter tutmak zorunda olmayan işyerleri için de sigorta yoklama memuruna göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle saklamak zorundadırlar.
Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgeler, incelemeyi yapacak ilgili denetim elemanı veya sigorta yoklama memurunun tebligatta gösterdiği adrese getirilir. Ancak, işveren, aracı ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde, işletme merkezi bulunmuyorsa kanuni ikametgahında incelenmesi yazılı olarak istenir veya bu istek bir tutanak ile tespit edilir ve ilgili denetim elemanınca veya sigorta yoklama memurunca da teftişe elverişli bulunursa inceleme orada yapılır.
Defter ve belgeler Kanunun 132 nci maddesi gereğince 7201 sayılı Tebligat Kanununa göre yapılacak bildiri ile istenilebileceği gibi, işveren, işveren vekili , aracı veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla da istenebilir.
Yapılacak tebligata rağmen 15 gün ya da haklı bir sebep ileri sürülerek yazılı istekte bulunulması veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti üzerine verilen mehil süresi içinde gösterilmeyen defter ve belgeler daha sonra ibraz edilirse gerekli inceleme yapılır. Ancak bu durumda ilgililer hakkında Kanunun 140 ıncı maddesinin (d) bendi hükmü uygulanır.
İşveren, işveren vekili veya aracı tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili denetim elemanınca veya sigorta yoklama memurunca belirlenir ve ilgiliye bildirilir. Zaman aşımının söz konusu olduğu hallerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.
Defter ve belgelerin gösterilmeyeceği, gösterilemeyeceği veya mevcut olmadığı işveren, işveren vekili, aracı veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından yazılı olarak bildirildiği ya da bu durum ilgili denetim elemanınca veya sigorta yoklama memurunca bir tutanakla tespit edildiği takdirde, ilgililere süre verilmesi hususunda ayrıca tebligat yapılmaz.
[1] Şükrü Kızılot, Danıştay Kararları Cilt 4, S: 718, Yaklaşım Yayınları, Ankara.
[2] Şükrü Kızılot, Danıştay Kararları Cilt 5, S: 882, Yaklaşım Yayınları, Ankara.
