İşletmelerde Yapılan Hilelerin Önlenmesine Yönelik Uygulamalar
Halil SÖYLER
(MÜSBE Muhasebe Finansman Bilim Dalı Doktora Öğr.)
halil62@hotmail.com
— İşletme Yönetimleri Tarafından Yapılan Hileler
— İşletme Çalışanları Tarafından Yapılan Hileler
— İşletmelerde Yapılan Hileler
4.İşletmelerde Yapılan Hilelerin Önlenmesine Yönelik Uygulamalar
İşletmelerin sahip veya sahipleri ya da müdürleri, daha olaydan şüphe bile etmeye fırsat bulamadan söz konusu hile veya yolsuzluktan büyük miktarda kayba uğrayabilmektedirler.
Hilenin önlenmesi çalışmaları her işletmenin önemle dikkate alması gereken bir konudur. Bu aşamada uygulamalar hile henüz ortaya çıkamadan oluşturulacağından olayda daha önemli bir rol oynamaktadır. Hile gerçekleştirildikten sonra bu eylemin ortaya çıkartılması zor, zahmetli ve maliyetli olmaktadır. Bu nedenle işletmeler hile eyleminin FIRSAT ayağını kontrol altına almak zorundadırlar.
Daha önceki bölümlerde bahsedildiği üzere işletme çalışanların %85’i uygun işletme koşullarında gerekli fırsatlar oluştuğunda hile eylemi içerisine girebilmektedir. İşletmeler bu fırsat ayağını çeşitli önlemler sayesinde kontrol altına alabilirlerse işletmelerde yapılma potansiyeli olan hilelerin %85’ini daha yapılmadan önleme fırsatını yakalayabileceklerdir.
Bu bağlamda işletmelerde yapılan hilelerin (gerek çalışanlar tarafından gerekse tepe yönetimleri tarafından yapılanlar) önlenmesine yönelik olarak yapılabilecek düzenlemeler ile kullanılabilecek araçlar aşağıda sıralanmıştır.
- Uyumlu bir tepe yönetimi oluşturmak,
- Yönetim kurulu içinden seçilecek bir denetim komitesinin yönetimin gözlenmesi ve değerlemesinin yapılmasında etkili bir rol almasını sağlamak,
- İşletme dışı denetim firmaları ile etkili çalışmalar gerçekleştirmek,
- Güçlü bir iç kontrol yapısı,
- Her çalışanın kabul edeceği bir işletme ahlak politikası,
- İşletmede oluşturulacak bir kültür politikası,
- Dürüst kişilerin işe alınmasını sağlayacak insan kaynakları yönetimi,
- Açık ve dürüst bir çalışma ortamının sağlanması,
- Çalışanlara yardım programları,
- Çalışanların özellikle hile konusunda eğitimi,
- Net bir hile cezalandırma politikası,
- İşletme içinde bilgi akışını sağlayacak bir düzenin kurulması, (Hotline)
Hile politika ve prosedürleri yönetmeliğinin oluşturulması.
İşletmeler kendi bünyelerinde meydana gelmesi olası hileleri önlemek amacı ile yukarıda sıralanan yollara başvurmaktadırlar. Ancak hiçbir zaman için hilenin önlenmesine yönelik olarak garantisi olan bir düzenleme olamaz. Yukarıda bahsedilen önlem veya düzenlemelerin hiçbirisi tek başına yeterli değildir. Bu düzenlemeler ancak diğerleri ile bir arada kullanılmak suretiyle etkinlik daha da kuvvetli sağlanabilmektedir. Bu önlemlerin uygulanmasında temel amaç; işletmelerde meydana gelebilecek hileleri olabildiğince azaltmaktır.
İşletmelerde yapılabilecek hilelerin önlenmesine yönelik yukarıda yer alan önlem ve düzenlemelerden en ilgi çekeni ve ayrıca hilelerin tespitine ilişkin olarak da ilgi çeken bir diğer yöntem olan hile değerlendirme sorgulaması aşağıda açıklanmaya çalışılmıştır.
4.1 İşletme İçinde Bilgi Akışını Sağlayacak Düzenlemeler – İhbar Hatları- (Hotline)
Hileleri önlemek için kurulan ihbar hatları, şirketlere daha etkili denetim yapmaları için gerekli yollardan birisidir. Söz konusu haberleşme araçları şirket için daha fazla masraf ve bazen de rahatsızlık veren aramalar anlamına geliyorsa da, ihbar hatlarının sağladığı kolaylıklar, dezavantajlardan çok daha fazladır.
Bu faydalar arasında çalışanlarla daha iyi iletişim kurma imkanlarının yanı sıra daha güçlü hale getirilmiş bir iç denetim yapısı ve daha iyi kamusal ilişkiler yer almaktadır. Bunlarla birlikte, hileleri önlemek için oluşturulan ihbar hatları sayı olarak daha baş edilebilir telefon görüşmesi anlamına gelmektedir. Yani bu söz konusu ihbar hatları daha az masraflı ve yasal olmakla beraber, hem içeriden hem dışarıdan yapılabilecek hileleri ortaya çıkarır ve caydırıcı kılar.
Hilelere yönelik ihbarlar için kurulan hatlar, çok etkili denetim mekanizmasıdır. Çünkü bu sayede, şirketler, çalışanların da dolandırıcılık vakalarının ortaya çıkarılmasında önemli işlevleri olduğunu vurgulama fırsatı bulurlar. Özellikle merkeze gelen ihbarlar etkili bir şekilde değerlendirilirse, somut sonuçları olan araştırmalar yapılabilir.Bütün bunlardan faydalanan, yani ihbar hattı uygulamasını kullanan şirketlere ise şunları örnek verebiliriz:
4.1.1 İhbar Hattı Uygulamasını Kullanan Şirketler
ARCHER DANIELS MIDLAND (ADM)
Merkez bürosu Illinois’teki 14,000 çalışanıyla ve 85’i ABD dışında toplam 485 bürosuyla Archer Daniels Midland. ADM, ihbar hattını yaklaşık 13 yıldır kullanıyor. Uygulama, ilk kez Müfettişlik Departmanı tarafından öneriye sunuldu ve uygulamaya konuldu. ADM’nin hile ihbar hattı şirket güvenlik müdürüne ulaştırılıyor. Müdür, büroda bulunmadığı zamanlarda da aramaların aktarılması yöntemini kullanıyor. Bütün bu yöntemleri kullanan ADM, ayda yaklaşık 4-5 hile ihbarı alıyor. Şirketin Güvenlik Müdürü, yapılan ihbarların değerlendirilip değerlendirilmeyeceğine karar verir. Hemen hemen yapılan bütün aramalar araştırılmaktadır. Ayrıca, şirkette hile yapıldığını ihbar etmek için arayan bütün kişilerin kimlikleri saklı kalmaktadır. ADM, yapılan herhangi bir ihbarın doğru çıkması halinde para ödülü vermektedir. Bütün bunlar bir yana, ADM’nin yazılı dolandırıcılık iddiaları için bir de posta kutusu bulunmaktadır. Bu kutuyu ise yalnızca Güvenlik Müdürü ve onun görevlendirip yetki verdiği memurlar kullanabilmektedir.
FIRST CHICAGO
First Chicago, 110’u Chicago’da 20’si de ABD dışındaki farklı merkezlerde toplam 18,000 çalışana sahiptir. First Chicago şirketinin “Hileyi Önleme İhbar hattı” adını verdiği uygulaması denetim Departmanının Şirket İncelemeleri Bölümüne bağlı olarak faaliyet göstermektedir. Şirketin 4 yıldır uygulamada tuttuğu Hileyi Önleme İhbar hattı da zaten şirketin bu bölümü tarafından başlatılmıştır. First Chicago’nun bu hattı özel bir banka numarasıdır ve 24 saat boyunca hizmet vermektedir. Arayan kişiler, bu numaraya mesaj bırakabilir ya da hatta bulunan bir şirket müfettişine ihbarlarını yapabilir. First Chicago’nun çağrı merkezine ayda ortalama 2 ihbar gelmektedir. Şirket İncelemeleri Bölümünde toplam 6 müfettiş, 5 arka plan müfettişi ve 2 tane de hile uzmanı çalışmaktadır. Hile Önleme Bölümü, yapılan ihbarlardan hangisinin araştırılıp araştırılmayacağına karar verir. ADM’de olduğu gibi arayanların kimlikleri saklı tutulmaktadır. Ancak First Chicago’da resmi bir ödül sistemi bulunmamaktadır. Yine de bazı durumlarda, bir çalışanın ricası üzerine ödül verilebilmektedir.
GEORGE-PACIFIC
Merkez bürosu Atlanta’da bulunan bu şirket ise yapılan araştırmadaki en büyük şirkettir. 444 merkezdeki 56,000 çalışanıyla George Pacific 13 yıldır, şirketteki hileleri engellemek amacıyla telefon hattı uygulamasından faydalanmaktadır. İlk başta şirketin bir bölümündeki hileyi engellemek için başlatılan uygulama, gösterdiği başarı sayesinde Şirketin Güvenlik Müdürü tarafından bütün şirket yapısında kullanıma sokulmuştur. George-Pacific’in hile hattı 800’lü bir numaradır. İhbarlar, Şirketin Güvenlik Müdürü tarafından değerlendirilmektedir. Çalışma saatleri dışında ise telesekreter kullanılmaktadır. Her ay 10 ila 15 arası ihbar yapılmaktadır ve bunların yaklaşık yarısı hile iddialarıyla ilgilidir. George Pacific Şirketinde de herhangi bir ödül sistemi bulunmamaktadır.
KEYSTONE SİGORTA
Öteki şirketlerden farklı olmak üzere, Keystone, şirketin dışındaki bireylere yoğunlaşmaktadır. Yapılan araştırmadaki en küçük şirket olan Keystone’un Özel Güvenlik Birimi Sorumlusu, çağrılara doğrudan cevap vermektedir. Ofiste olmadığı saatlerde de sekreteri bu işle ilgilenir. Şirket, şu anda çalışma saatleri dışında yapılabilecek aramalar için bir telesekreter kullanmayı planlamaktadır. Çağrı merkezine ayda yaklaşık 5 ihbar gelmektedir. İhbarların hangilerinin değerlendirip değerlendirilmeyeceğine de Özel Güvenlik Birimi Sorumlusu karar vermektedir. İhbarcılar için resmi bir ödül sistemi olmamakla birlikte, şirket genellikle hileleri çağrı merkezine bildirenlere bir miktar ödeme yapmaktadır.
4.1.2 İhbar Hatlarının Başarıya Ulaşması İçin Gerekli Şartlar
Üst Yönetim Desteği
Şirketlerdeki hileyi önlenmesi, öncelikle üst yönetimin desteğine bağlıdır. Şirket yönetimi, bu uygulamayı hile ile baş etmede önemli bir araç olarak görmeli ve bu görüşü öteki çalışanlara da aşılamalıdır. O bakımdan, bir şirket yöneticisinin de değindiği gibi, çalışanlar bu uygulamayı basit bir şey gibi değil, tam tersine, yapılan ihbarların esaslıca değerlendirilmesini sağlayan bir denetim mekanizması olarak görmelidir.
İhbar Hatlarının Reklamının Yapılması ve Tanıtımı
Çoğu zaman, ihbar hatlarının tanıtımı üst düzey yönetimin bir temsilcisi tarafından yapılmaktadır. Başka bir teknik de şirket genel müdürünün ihbar hattını tanıtmaya yönelik yazdığı yazının, şirketin aralıklı sürelerle çıkan bültenlerinde yayınlanmasıdır.
İhbar hatları, aynı zamanda yeni çalışanlar için yapılan oryantasyon programlarında da tanıtılmaktadır. Örneğin Southen California Edison şirketi, düzenlediği yıllık toplantılarda şirkette etiğe uygun davranmanın önemine dair konuşmalar yapmakta, ihbar numaraları şirketin telefon defterine de konulmakta ve böylece çalışanların uygulamaya aşina olmaları sağlanmaktadır.
Telesekreter
Bütün şirket temsilcileri, 24 saat boyunca hizmet veren telesekreter kullanımını tavsiye etmektedir. Telesekreterlere ihtiyaç duyulmaktadır çünkü bazı çalışanlar çalışma saatleri dışında çağrı merkezini arayabilmektedir. Bunların yanı sıra, arayan kişilerin kimliklerinin saklı tutulması da uygulamanın başarıya ulaşması bakımından önemlidir. Şaşırtıcı bir şekilde, bu telefon hatlarının gereksiz yere kullanılmadığı görülmüştür. Hatta yapılan ihbarların çok azı asılsız bulunmuştur. Uygulamanın başarıya ulaşması için gerekli bir diğer faktör de arayan çalışanların daha sonra tekrar aramalarının sağlanmaya çalışılmasıdır. Çünkü, ileriki bir aşamada fazladan bilgiye ihtiyaç duyulması halinde bunun tek mümkün yolu, ihbarda bulunan çalışanın çağrı merkezini yeniden aramasıdır. Çalışanların çağrı merkezini tekrar araması, özellikle telesekreterlere bırakılan mesajlarda teşvik edilmektedir.
İhbarlarla İlgilenen Tecrübeli Elemanlar
Şirketin bu personeli, iki sebepten dolayı önemlidir. Öncelikle tecrübeli elemanlar, tecrübeleri sayesinde gerçek ihbarları, asılsız olanlardan ayırt edebilir. Ayrıca böylesi elemanlar, ihbarda bulunan çalışanlardan, daha sonraki inceleme aşamasında gerekli olabilecek bilgileri almakta başarılıdır.
Değerlendirme ve İnceleme
İhbarlar, genellikle ihbarı alan kişiler tarafından değerlendirilmektedir. Eğer yeterince somut bilgi varsa, iddialar incelenmeye alınır. İnceleme aşamasında, arayanların kimliklerinin açığa çıkmaması için gerekli özen gösterilir. Bazı durumlarda, çalışan kişinin kimliğinin açığa çıkmaması için, incelemenin kasıtlı olarak ertelendiği bile görülür. İncelemenin sonuçlandırılması sonucu hile yaptığı kanıtlanan çalışanlar, şirketten kovulmuştur. Ayrıca, şirketler, yasal işlemlerinin yapılması için de yetkili mercilere gerekli bilgiyi sunmuştur.
4.1.3 İhbar Hatlarının Avantaj ve Dezavantajları
İhbar hatlarının avantajları arasında aşağıdaki hususlar sayılabilir.
1- Hile ihbarları için kurulan hatlar, çalışanlar arasında iletişimi sağlar.
2- Hile ihbarları için kurulan hatlar, gereksiz aramalara neden olmamaktadır. Araştırmadaki en büyük şirket konumundaki Georgia-Pacifik şirketinde bile ayda en fazla 10-15 ihbar olduğu düşünüldüğünde, bu uygulamanın gereksiz aramalara çok fazla sebep olmadığı daha iyi anlaşılacaktır.
3- Hile ihbarları için kurulan hatlar, iç denetim mekanizmalarının daha sağlam hale getirilmesini sağlar. Yanlız, mevcut denetim mekanizmalarının zayıf olduğu birimlerde, bu mekanizmalarının gözden geçirilmesini sağlar. Aynı zamanda, yönetim, mevcut denetim mekanizmalarının tasarlandığı gibi işlememesi durumunda, eğitim alanında uygun yollar deneyebilir.
4- Hile ihbarları için kurulan hatlar, maliyet bakımından da düşüktür. Uygulama için öncelikli masraflar şunlardır: Reklam, aramaların değerlendirilmesi ve araştırılması için yapılan masraflar ve 800’lü hattın kurulması için yapılan masraflardır.
5- Hile ihbarları için kurulan hatlar, bir şirketin kamusal olarak da imajının düzeltilmesine katkıda bulunur. Uygulama sayesinde çalışanlar, şirketin etik konulara duyarlı olduğunu fark edecekler ve halk da şirketin bu uygulamayla iç denetimi sağlamaya verdiği önemi anlayacaktır.
6- Hile ihbarları için kurulan hatlar yüzünden hiçbir şirket, dava edilmemiştir. Çünkü yapılan ihbarlar, profesyonelce ve titiz bir şekilde değerlendirilirse, hiçbir sorun çıkmamaktadır.
Dezavantajları ise;
İhbarların araştırılması için yapılan masraflar söz konusudur. Çünkü yapılan bütün araştırmalar, doğrudan doğruya bir hile vakasıyla sonuçlanmamaktadır. Çok fazla olmasa da bazen gereksiz aramalar da yapılmaktadır. Aynı zamanda arayanların kimliklerinin saklı kalması, daha sonra gerektiği takdirde bu kişilerle bağlantı kurulmasını engellemektedir. Bu sorun, arayanların tekrar aramasının teşvikiyle çözümlenmeye çalışılmaktadır.
4.1.4 Hile Değerlendirme Sorgulaması (FAQ-Fraud Assesment Questioning)
Bu yöntem, olası hile olayları için bilgi edinilmesini sağlamakta birebirdir. Bu yöntem, yalan söylemenin aslında hemen herkesin başvurabildiği bir davranış olduğunun kabul edilmesine dayanır. Böylece, iyi bir soruşturmacı, olayla ilgili sorular sorulan şüpheliye belli etmeden, sormak istediği soruları ilgili kişiye yöneltir. Tabii şu da bir gerçektir ki bazı insanlar yalan söylemeye o kadar alışıktır ki çok tecrübeli soruşturmacılar bile bunu anlayamayabilir. Ancak bu tip insanların sayısı çok azdır.
İnanmak belki güç olacaktır ancak şüphelendiğiniz bir hile olayını açığa çıkarmanın en temel yolu bununla ilgili sadece sorular sorup ufak çaplı bir araştırma yapmaktır. hileler üzerine yapılan araştırmaların göstermiştir ki birçok olay, şirketin içinden ya da dışından alınan şikayet ya da tavsiyeler üzerine açığa çıkmıştır.
FAQ, yakalanmadan şirketin nasıl dolandırılabileceğine dair herhangi bir çalışana sorulan sorulara verdiği cevapları araştırır. Çalışanların verdiği cevaplar da iç denetim mekanizmalarındaki eksiklikler açığa çıkarılır. Böylece de başka birisinin bu yolla herhangi bir hileye girişip girişmediği de açığa çıkarılabilir.
FAQ, hile yapma olasılığı yüksek çalışanların ortaya çıkarılmasında da faydalı bir yöntemdir. Müfettişler, hile yapılmaya müsait ve çalışanlara büyük sorumlulukların yüklendiği alanları da araştırma şansını elde edebilir.
Hileyle ilgilenen uzmanlara göre, en etkili caydırıcılardan birisinin, yolsuzluklara izin verilmeyeceğine dair önlemler alındığı anlayışının çalışanlar arasında yerleştirilmesidir. Açıkçası, yakalanacağını düşünen kişiler nadiren Hile olaylarına karışır. O bakımdan şirketlerin, yolsuzluk yapılması dahilinde bu işlere karışanların yakalanmakla kalmayıp soruşturmaya da alınacağını çalışanlarına açıkça bildirmesi gerekir. Şirkette çalışanlara, artan yolsuzluklarla ilgili sürekli sorular sormak da etkili bir önleme yöntemi olabilir. Bir yolsuzluk olayından sonra yapılan soruşturmada, yetkili muhasebeci şirket çalışanlarıyla mümkün olduğu kadar birebir görüşmeler yapmalıdır. Örneğin, görüşmeye alınan kişilere şirkette ne zamandır çalıştıkları, sorumluluk alanları ve özel görevleri gibi işlerini tanımlayıcı sorular sorulmalıdır. Bu sorulardan sonra yolsuzlukla ilgili sorulara geçilebilir. FAQ yönteminin bu ilk aşamasının iki amacı vardır:
- Sorguya alınan şirket çalışanın kendisini rahat hissetmesini sağlamak,
- Olayla ilişkisi olmayan, kişinin işine dair sorular esnasında o kişinin sarf ettiği sözcükler ve sergilediği davranışların gözlenmesinin sağlanmasıdır.
Soruşturmayı yürüten kişi, olayla ilgili sorulara geçtiğindeyse, artık şüphelinin sözlü ve diğer tepkileri arasında bir kıyaslama yapılabilecektir. Bu sürecin adı ölçmedir (calibration) Yani, şüphelinin tepkileri arasında bir ölçme yapılması söz konusudur. Şüpheli çalışanın davranışları ölçüldükten sonra, soruşturmayı yürüten kişi artık öteki sorulara geçebilir.
Söz konusu sorular şunlar olabilir:
- Bu şirkette yolsuzlukla ilgili bir sorun olabilir mi?
- Çalışanlar ya da müdürler, şirkette hırsızlık yapıyorsa, çaldıklarıyla neler yapabilir sizce?
- Ufak tefek hırsızlıklar, toplandığı zaman büyük meblağları bulabilir. Eğer herhangi bir yolsuzluktan haberiniz olsa, ne yaparsınız?
- Şirket içinde yolsuzluk ya da hırsızlık yapan birisini tanıyor musunuz?
- Şirkete çalışan birisinin hırsızlık yapacağını ya da şirketi dolandıracağını düşünelim. Bu kişi yakalanmadan nasıl işin içinden sıyrılabilir?
- Sizce, şirketteki çalışanlar arasında yolsuzluk yapabilecek en son kişi kimdir?
- Şirketimizdeki olası yolsuzluklara yönelik herhangi bir bilgiyi paylaşmak ister misiniz?
Şirketinizdeki yolsuzlukları ortaya çıkarmak için düzenlediğiniz sorguların katı, kesin kuralları yoktur. Sorgulama, bir bakıma bilimden çok sanatı andırır. Dürüst kişiler belli davranış kalıpları sergilerken sahtekar olanlar da başka türlü davranma eğilimi gösterir. Önemli olan nokta, kişinin sadece bir soruyu sahtekar insanların yanıtlaması olası şekilde cevaplaması, onun bir dolandırıcı ya da hırsız olduğunu kanıtlamamasıdır. Ancak kişi birçok soruya aynı şekilde cevap veriyorsa, o çalışanınızın sorumluluk alanları derhal gözden geçirilmelidir.
KAYNAKLAR
1- BOZKURT, Nejat; İşletmelerde Çalışanların Yaptıkları Hileler, Ortaya Çıkartılması ve Önlenmesi, Seminer Notları, Marmara Üniversitesi, İstanbul 2001
2- BOZKURT, Nejat; Mali Tablolarda İşletme Yönetimleri Tarafından Yapılan Muhasebe Hileleri, Muhasebe Finansman Dergisi, Yıl: 9, Sayı: 12, Nisan 2000, s.16
3- HANSEN, James D and BUCKHOFF, Thomas A., To Catch A Thief, Journal Of Accountancy, March 2000
4- LEİNİCKE, Linda M; OSTROSKY, Joyce A. And REXROAD W. Max, Fraud Hotlines, İnternal Auditor, Feb 1994, V 51, Nl p36
5- Managing a Smal Business, Preventing Embezzlement
